PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA

I.       PLANEACIÓN

1.1.   CONCEPTO

         La planeación es el primer paso en la administración de una organización y puede considerarse como la responsabilidad fundamental del gerente en todos los niveles.

         La planeación consta de cuatro puntos básicos: 1) Establecimiento de metas; 2) Definición de la situación actual; 3) Determinación de las ayudas y barreras de la obtención de metas y 4) Desarrollo de los centros de acción

James A.F. Stoner/ Charles Wankel. Administración. McGraw Hill Interamericana. México, Edición 1989

         La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo. La secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números necesarios para su realización. Es un proceso racional para lograr objetivos. Equivale a trazar los planos para fijar dentro de ellos nuestra futura acción.

Reyes Ponce Agustín. Administración de Empresas (Teoría y Práctica) LIMUSA S.A., México 1980.

         La Planeación incluye la selección de misiones y objetivos para cumplirlos. Requiere de toma de decisiones, es decir, seleccionar entre cursos de acción futuras alternativas, teniendo en cuenta que sin planes, los administradores no pueden saber como organizar a sus subalternos y recursos. Sin un plan, existen muy pocas posibilidades de lograr metas.

1.2.   IMPORTANCIA Y NECESIDAD

         La planeación es la función administrativa que determina anticipadamente cuales son los objetivos por lograr y lo que debe hacerse para alcanzarlos. Se dirige a la continuidad de la empresa y focaliza el futuro.

         Su importancia reside justamente en esto: sin la planeación la empresa queda pérdida en el caos. Planear es vital para las demás funciones administrativas, esto es, sin la planeación, organizar, dirigir y controlar pierden todo su significado.

         La necesidad de planear reside en la racionalidad que imprime a las decisiones. Por racionalidad entendemos: escoger los medios adecuados para alcanzar determinados objetivos. Mediante la planeación, las acciones de la empresa se tornan racionales, es decir, mas adecuadas a los fines propuestos.

1.3     VENTAJAS DE LA PLANEACIÓN 

Existen muchas ventajas para la planeación:

  1. Requiere actividades con orden y propósito.- Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos. Se minimiza el trabajo no productivo. Se destaca la utilidad del logro.
  2. Señala la necesidad de cambios futuros.- La planeación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para posible participación. Capacita al gerente a evitar la tendencia a dejar que las cosas corran, a estar alerta a las oportunidades, y a verlas como podrían ser, no como son.
  3. Contesta a las preguntas “Y que pasa si….”.- Tales preguntas permiten al que hace la planeación ver, a través de una complejidad de variables que afectan a la acción que desea emprender.
  4. Proporciona una base para el control.- El gemelo de la planeación es el control, que se ejecuta, para cerciorarse que la planeación esta dando los resultados buscados. Varias nuevas técnicas combinan las funciones de planeación y control, como se ilustra por los presupuestos. Por medio de la planeación, se determinan las fechas críticas desde el principio y se fijan la terminación de cada actividad y las normas de desempeño. Estas sirven de base para el control. Un plan debe establecer tal ayuda para el control.
  5. Estimula la realización.- el hecho de poner los pensamientos en papel y formular un plan proporciona al que hace los planes la orientación y el impulso de realizar. La planeación reduce las actividades aleatorias, la superposición de esfuerzos y las acciones impertinentes.
  6. Obliga a la visualización del conjunto.- Esta comprensión es valiosa, pues capacita al gerente para ver las relaciones de importancia, obtiene un entendimiento más pleno de cada actividad y aprecia la base que apoya a las actividades administrativas. Se reduce el aislamiento y la confusión.

7.  Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones.-Muchos gerentes señalan que la planeación permite una mayor utilización de las instalaciones disponibles de una empresa. Para un periodo dado, se hace el mejor uso de los que dispone. De la misma manera, se equilibran las actividades tanto en cantidad como en oportunidad, asegurando así el apoyo necesario entre ellas, el resultado es que se hace la mejor utilización posible de las instalaciones existentes.

8. Ayuda al gerente a mantener Status.-  La planeación adecuada ayuda al gerente a proporcionar una dirección confiada y agresiva. Capacita al gerente a tener a la mano todo lo necesario evitando que se diluyan o se anulen sus esfuerzos. Pensando en las cosas con anticipación se proporcionan guías estables a largo plazo para las actividades futuras.

1.4.   DESVENTAJAS DE LA PLANEACIÓN

Existen desventajas o limitaciones al uso de la planeación.

  1. La planeación esta limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros.- Ningún gerente es capaz de pronosticar en forma completa y exacta los sucesos del futuro. Si las condiciones bajo las cuales fue formulado el plan o debe ser ejecutado cambian en forma significativa de las supuestas por el planeador, puede perderse gran valor del plan.
  2. La planeación cuesta mucho.- Algunos argumentan que el costo de la planeación excede a su contribución real. Creen que seria mejor gastar el dinero en ejecutar el trabajo físico que deba hacerse.
  3. La planeación tiene barreras psicológicas.- Una barrera usual es que las personas tienen mas en cuenta el presente que el futuro. El presente es más deseable y tiene certidumbre. El futuro significa cambios y ajustes a nuevas situaciones y condiciones. Algunos creen que si la planeación se hace con cautela, los cambios y los posibles peligros del futuro serán minimizados.
  4. La planeación ahoga la iniciativa.- Algunos creen que la planeación obliga a los gerentes a una forma rígida de ejecutar su trabajo. Estas rigideces pueden tender a hacer el trabajo administrativo más difícil de lo necesario. En vez de ayudar lo obstaculizan.
  5. La planeación demora las acciones.-  Las emergencias y apariciones súbitas de situaciones desusadas demandan decisiones al momento. No puede dejarse pasar un tiempo valioso reflexionando sobre la situación y diseñando un plan. Iniciar un curso de acción sin prestar cierta atención a los resultados deseables es insensato.
  6. La planeación es exagerada por el planeador.- Algunos afirman que quienes hacen la planeación tienden a exagerar su contribución. En vez de realizar la preparación de reportes muy detallados e instrucciones mas allá de toda necesidad practica y el rechazo a correr riesgos por el trabajo administrativo intentado tratan de minimizar los riesgos a través de la planeación.
  7. La planeación tiene limitado valor practico.- Algunos creen que son mas prácticos otros medios ya que la planeación es demasiado teórica. En esta forma puede usarse el oportunismo como ventaja.

1.5.   PLANES: TIPOS Y FASES

Planear es la función administrativa que, a partir de la fijación de los objetivos, determina, a priori lo que se debe hacer, cuando, quien debe hacerlo y de que manera. Así, la planeación se hace con base en planes. Un plan es un esquema que establece anticipadamente aquello que debe hacerse. Cuando un proyecto es elaborado para alcanzar un objetivo final de la empresa, es llamado plan-fin. Cuando un plan es elaborado para alcanzar objetivos intermedios, que al ser concluidos permiten la ejecución de un plan-fin, es denominado plan-medio. Por ello, los planes relacionados con la selección de la mano de obra, con la adquisición de maquinas y equipos y la compra de materia prima, son planes-medios. El plan que correlaciona todos estos planes-medios para alcanzar un objetivo final de producción es un plan-fin.

Existen varios tipos de planes:

a)      Objetivos: Son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representan no solo el objetivo final de la planeación sino también el fin hacia el que se encamina la organización, la dirección y el control. Aunque los objetivos de la empresa constituyen su plan básico, los departamentos también pueden tener sus propios objetivos.

                   Naturalmente que sus metas contribuyen al logro de los objetivos. Naturalmente que sus metas constituyen su plan básico, los departamentos también pueden tener sus propios objetivos. Naturalmente que sus metas contribuyen al logro de los objetivos de la empresa.

b)      Política: Una política es una guía general verbal, escrita o implicada que establece los limites que proporcionan la dirección y los limites generales dentro de los cuales tendrá lugar la acción administrativa.

                   Es un plan vigente que establece lineamientos generales para tomar decisiones. Son declaraciones o interpretaciones generales que guían el pensamiento durante la toma de decisiones; la esencia de las políticas es la existencia de cierto grado de discrecionalidad para guiar la toma de decisiones.

c)       Programas: Son planes extensos que reúnen un conjunto integrado de planes relacionados con asuntos diferentes entre si.

                   Una programación es un tipo de plan que establece los vínculos entre planes diferentes. Este es el caso del programa de producción que involucra los planes de anexos (compras y bodega), de mantenimiento (disponibilidad de maquinas y equipos), de mano de obra (disponibilidad de personal), etc.

d)      Procedimientos: son planes que prescriben la secuencia cronológica de las tareas por ejecutar. Los procedimientos son mas utilizados en trabajos repetitivos y cíclicos para mostrar las secuencias de las rutinas.

                   En el caso del procedimiento de requisición de materiales de la bodega, el cual involucra una rutina, cuya secuencia es: emitir y completar el formulario, firma del emisor, rubrica de la jefatura, envío a la bodega, verificación de datos, separación del material requerido, sello de expedición en el formulario y envío del material requerido para el organismo solicitante.

 e)     Métodos : son planes que detallan como una actividad debe ser ejecutada hasta en sus mas mínimos pormenores. Su amplitud es menor que la del procedimiento. Un caso de método es el montaje de una pieza de una maquina, donde se detallan todas las tareas que tendrá que realizar el operario.

f)       Normas : son reglas o regulaciones que sirven para definir lo que debe o lo que no debe hacerse. Son guías que uniformizan la acción, pero que no establecen secuencias como los procedimientos, ni detallan las actividades como los métodos. Es el caso de la prohibición de fumar en ciertos lugares, la concesión de descuentos para ciertas compras, la exigencia de tarjetas de identificación en las porterías, etc.

g)       Estándar : Un estándar es una unidad de medida establecida para seguir como criterio o nivel de referencia para el desempeño. Se pueden establecer estándares sobre la base de la experiencia, la evaluación o por el método científico.

h)      Presupuesto : Un presupuesto es un plan de ingresos, de egresos o de ambos, de dinero, personal, artículos comprados, asuntos de ventas, o de cualquier otra entidad que el gerente crea que al determinar el futuro curso de acción ayudara en los esfuerzos administrativos. Es una presentación cuantitativa formal de los recursos asignados para las actividades planeadas, dentro de los plazos establecidos. Es una declaración de los resultados esperados.

1.6.   PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA PLANEACIÓN

La planeación esta sujeta a dos principios que sirven para indicar la mejor manera de elaborar una buena planeación:

a)      Principio de definición del objetivo:

El objetivo debe ser definido de forma clara y concisa para que la planeación sea adecuada.

         La planeación debe ser realizada en función del objetivo que se pretende alcanzar. La finalidad de la planeación es determinar como será alcanzado el objetivo.

         Si el objetivo no se define claramente, la planeación será muy vaga y dispersa.

b)      Principio de contribución a los objetivos:             

         El propósito de cada plan y de todos los planes de respaldo es favorecer el logro de los objetivos de la empresa.

                   c)       Principio de la supremacía de la planeación:

Por lógica, la planeación precede a todas las demás funciones administrativas.

                   d)      Principio de eficiencia de los planes:

La eficiencia de un plan se mide por su aportación al propósito y a los objetivos, en contraste con los costos necesarios para formularlo y operarlo y por las consecuencias no deseadas.

                   1.6.1. Estructura de los planes

Los principios básicos que se relacionan con la estructura de los planes pueden servir de mucho para vincularlos entre si, para hacer que los planes de respaldo contribuyan a los planes principales y para asegurar que los planes de un departamento estén en armonía con los de otros.

         a)      Principios de las premisas de la planeación:

Cuanto mejor se comprendan e implanten en la practica las estrategias y políticas, mas coherente y eficaz será la estructura de los planes de la empresa.

                            b)      Principio de la estructura de estrategia y políticas

Cuanto mejor se comprendan e implanten en la practica las estrategias y políticas, mas coherente y eficaz será la estructura de los planes de la empresa.

1.6.2. Proceso de la Planeación

Dentro del proceso de planeación, existen cuatro principios que ayudan al desarrollo de una ciencia practica de la planeación.

         a)      Principio de factor limitante

Al seleccionar entre alternativas, cuanto mayor sea la precisión con que las personas pueden reconocer o eliminar aquellos factores limitantes o críticos para el logro de la meta deseada con mas facilidad y exactitud podrán seleccionar la alternativa correcta.

         b)      Principio del compromiso

La planeación lógica debe abarcar un periodo futuro indispensable para pronosticar lo mejor posible, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos que intervienen en le decisión tomada hoy.

         c)      Principio de flexibilidad de la planeación:

Es enunciado de la siguiente manera: el plan debe ser flexible y elástico con el fin de poder adaptarlo a situaciones imprevistas. Como la planeación se refiere al futuro, su ejecución debe permitir cierta flexibilidad en situaciones que pueden sufrir alteraciones imprevistas.

         d)      Principio del cambio de rumbo:

Cuanto más comprometan las decisiones de planeación a las personas a seguir una ruta futura, mas importante será verificar periódicamente los acontecimientos y las expectativas y  rediseñar los planes para mantener el curso hacia una meta deseada.

         El principio de compromiso de compromiso y los principios de flexibilidad y cambio de rumbo fundamentan el enfoque de contingencias en la planeación. Aunque tiene sentido pronosticar y preparar planes suficientemente extensos en el tiempo para tener una seguridad razonable de cumplir con los compromisos, a menudo es posible hacerlo, o el futuro es tan incierto que resulta demasiado riesgoso cumplir con esos compromisos.

         1.7.   JERARQUÍA DE LOS PLANES DE LA ORGANIZACIÓN

Por regla general, las organizaciones se administran de acuerdo con dos tipos de planes.

Los planes estratégicos son diseñados por los gerentes de niveles altos y definen las metas generales de la organización.

Los planes operativos contienen los detalles para poner en práctica o implantar, los planes estratégicos en las actividades diarias.

Los planes operativos como los estratégicos abordan las relaciones fundamentales con las que se persiguen las metas de la organización. Los planes estratégicos se refieren a las relaciones de las personas dentro de una organización y de las que actúan en otras organizaciones. Los planes operativos se refieren a las personas dentro de una organización.

         Tanto los planes estratégicos como los operativos se preparan y aplican en forma jerárquica.

         1.8.   EL PROCESO DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Aunque los pasos específicos para la formulación de una estrategia pueden variar el proceso se puede desarrollar, al menos en forma conceptual, alrededor de los elementos clave.

  • Insumos.- Los diversos insumos organizacionales, entre ellos las metas de los demandantes.
  • Perfil de la Empresa.- Por lo general, el perfil de la empresa es el punto de partida para determinar donde se encuentra la compañía y hacia donde debe ir. Por tanto, la alta dirección determina el propósito básico de la empresa y clarifica la orientación geográfica de la misma. Además, los administradores evalúan la situación competitiva de la empresa.
  • Orientación de la Alta Dirección.- El personal, en especial los gerentes de alto nivel, configuran el perfil de una empresa, por lo cual su orientación es importante para formular la estrategia. Ellos establecen el clima organizacional y determinan la dirección de la empresa. Por consiguiente, sus valores, sus preferencias y sus actitudes hacia los riesgos deben examinarse con cuidado debido a que repercuten sobre la estrategia.
  • Propósito y Objetivos Principales.- El propósito y los objetivos principales son los puntos finales hacia los que se dirigen las actividades de la empresa.
  • Ambiente Externo.- Es necesario evaluar el ambiente externo actual y futuro en términos de amenazas y oportunidades. la evaluación se centra en factores económicos, sociales, políticos, legales, demográficos y geográficos. Además, debe explorarse el ambiente en busca de avances tecnológicos, productos y servicios en el mercado, así como otros factores necesarios para determinar la situación competitiva de la empresa.
  • Ambiente Interno.- También se debe examinar y evaluar el ambiente interno en lo que respecta a los recursos, lo mismo que sus fortalezas y debilidades en investigación y desarrollo, producción, operaciones, compras, mercadotecnia y productos y servicios. Otros factores internos importantes para formular una estrategia incluyen la evaluación de los recursos humanos y financieros, así como la imagen de la compañía, la estructura y el clima de la organización, el sistema de planeación y control y las relaciones con los clientes.
  • Desarrollo de Estrategias Alternativas.- Las alternativas estratégicas se desarrollan con base en un análisis de los ambientes externo e interno. Una organización puede utilizar muchas clases de estrategias diferentes. se puede especializar o concentrar. En forma alternativa una empresa se puede diversificar, ampliando la operación a mercados nuevos y más rentables. Otra estrategia es internacionalizarse y ampliar la operación a otros países.

Evaluación  y Selección de Estrategias.- Antes de elegir se deben evaluar con cuidado las diversas estrategias. Las selecciones estratégicas se deben considerar de acuerdo con los riesgos existentes en una decisión particular.

    Quizá no se puedan aprovechar algunas oportunidades rentables debido a que un fracaso en una operación riesgosa podría provocar la quiebra de la empresa. Otro elemento crítico en la selección de una estrategia es la habilidad para escoger el momento oportuno. Incluso el mejor producto puede fracasar si se introduce al mercado en un momento inadecuado. Además, se debe tomar en consideración la reacción de los competidores. Cuando IBM redujo el precio de su computadora personal como reacción al éxito de ventas de la computadora Macintosh, de Apple, las empresas que producían computadoras compatibles con IBM no tuvieron otra opción que reducir los suyos. Esto es un ejemplo de la interconexión de las estrategias de varias empresas en la misma industria.

1.9.   TÉCNICAS DE PLANEACIÓN

La planeación se hace de acuerdo con las técnicas que sirven también al control. Como el control es una función administrativa que se preocupa de verificar si lo que fue planeado se ejecuto realmente, las técnicas de planeación se utilizan como criterio para su posterior control y seguimiento.

Existen tres técnicas de planeación (y de control).

a)      Cronograma:

Del griego cronos (tiempo) y grama (gráfico): es una gráfica para planear el tiempo, es decir, donde el patrón de planeación y de control es el tiempo. El cronograma esta constituido por una gráfica de doble entrada: en las líneas horizontales son alineadas las actividades planeadas, en tanto que en las columnas verticales se marcan los periodos considerados estándares. Su función es relacionar las dos variables: las actividades en función del tiempo, que muestran el inicio y el termino de cada actividad a través de las líneas. Generalmente las líneas llenas representan lo que fue planeado (planeación), mientras que las punteadas representan lo que fue realizado (control), lo cual permite comparaciones fáciles y rápidas.

b)      Gráfica de Gantt:

Es una gráfica semejante al cronograma, pero con una diferencia: las columnas verticales (variable tiempo) son divididas en cuatro partes. Originalmente, la gráfica de Gantt fue creada para la  planeación y control de la producción semanal : cada mes (columna) esta compuesta por cuatro semanas (subcolumnas), para prescindir del uso del calendario.

c)       PERT:

En ingles, Program Evaluation Review Technique, cuyas siglas PERT son mas populares que su nombre en español: Técnica investigadora de evaluación  de programas. Es una técnica compleja de planeación y control para múltiples actividades interdependientes y relacionadas entre si en diferentes periodos. Esta complejidad no puede ser tratada con gráficas simples como el cronograma o la gráfica de Gantt.

Mediante la planeación, el administrador ejercita su primera función: anticipar la ejecución de los trabajos, para que los mismos puedan ser desarrollados de la mejor manera posible.