Las grandes transformaciones ocurridas en el mundo de los negocios en las últimas décadas, han tornado imperiosa la necesidad de introducir mejoras sustanciales y sostenidas en los resultados financieros y operativos de las empresas, hecho que ha buscado la urgente búsqueda y aplicación de nuevas y más eficientes herramientas gerenciales de planeación y medición de resultados del negocio.
Estas herramientas deben permitir identificar como se están formulando y aplicando las estrategias que se deben seguir para alcanzar la visión de la empresa y sus objetivos específicos, cuyo logro sea verificable a través de la medición de un conjunto de indicadores de desempeño del negocio, que esta imbuido en un proceso de transformación para adaptarse a las exigencias del entorno. El proceso de dirección esta muy ligado a la aplicación de estrategias que permitan lograr los fines de la organización actuando en un entorno que obliga a adaptarse permanentemente a el para mantener y mejorar la competitividad empresarial.
Como consecuencia de ello, la planeación estratégica desempeña un papel fundamental dentro del proceso de dirección, porque le permite anticipar resultados a la toma de decisiones, teniendo en consideración determinados escenarios futuros de evolución con respecto al entorno empresarial contribuyendo de una manera clara , precisa y orientando a los diferentes componentes de la organización sobre cual debe ser su comportamiento para alcanzar los objetivos globales de la Empresa
1.1. LA PLANEACION
Es el proceso en el que se establecen las metas y objetivos, desarrollando estrategias apropiadas para lograr con eficiencia y eficacia, la determinación de hacer las cosas correctamente, mediante el buen uso de los recursos de la organización empresarial.
En el proceso administrativo, se considera este doble criterio de la eficacia, como la habilidad para hacer las cosas correctas y la eficiencia la habilidad para hacerlas correctamente, siendo la efectividad la más importante, estableciéndose un paralelo en el proceso de planeación, estableciendo las metas y objetivos correctos y luego elegir los medios correctos para conseguirlos.
La importancia de las metas y objetivos radica, que sean especificas, medibles y en forma real de acuerdo al tiempo y que puedan ser alcanzadas, las metas y objetivos son importantes por lo menos por cuatro razones:
- Las Metas y Objetivos, proporcionan un sentido de dirección, de esta manera las organizaciones refuerzan su motivación y encuentran una fuente de inspiración que ayuda a rebasar los inevitables obstáculos que pudieran surgir en el desarrollo de sus acciones.
- Las Metas y Objetivos permiten enfocar nuestros esfuerzos, al seleccionar una meta o serie de metas relacionadas entre si, nos compromete a establecer prioridades y desarrollar nuestros esfuerzos, dirigidos a ese objetivo coordinando acciones con muchos individuos y usando en forma apropiada los recursos existentes.
- Las metas y Objetivos guían nuestros planes y decisiones, considerando para ello el corto, mediano o largo plazo y nos ayudaran a simplificar acciones y tomar las decisiones claves, en el momento oportuno.
- Las metas y objetivos nos ayudan a evaluar nuestro progreso, si están claramente establecidas, son medibles y con una fecha específica, constituye de hecho en un estándar de desempeño que permite las organizaciones, evaluar sus progresos, asegurando que las acciones ejecutadas correspondan a las metas y los planes creados.
1.2. IMPORTANCIA DE LA PLANEACION
La planeación es una de las cuatro funciones principales de la Administración, porque conduce las actividades organizativas, de liderazgo y control dentro de la organización empresarial.
Los planes que desarrollan los administradores, para organizar a la gente y los recursos, otorga confianza a la organización y le atribuye todas las probabilidades necesarias para cumplir su misión, sus metas y objetivos.
Las organizaciones modernas son extremadamente complejas, las multinacionales, tienden a coordinar acciones con miles de empleados en todo el mundo, por lo tanto que no sorprenda que en cada uno de los niveles jerárquicos se desarrollen planes para guiar a sus subunidades hacia las metas que contribuirán a las metas generales de la organización.
Las organizaciones utilizan principalmente dos tipos de planes. Los planes estratégicos son diseñados por los altos ejecutivos y los administradores de mandos medios para lograr las metas generales de la organización, mientras que otro grupo se dedica a los planes operacionales que indican como serán implantados los planes estratégicos mediante las actividades diarias.
La responsabilidad en la planeación varia considerablemente en la practica. Las Organizaciones de gran tamaño suelen tener un equipo centralizado o descentralizado de profesionales de la planeación, en tanto que las organizaciones de menor tamaño un comité de ejecutivos, e incluso de administradores, conjuntamente con otros empleados de importancia, son quienes se reúnen para desarrollar los planes.
Además la junta de directores a veces desempeña un papel muy activo en el planteamiento de las metas estratégicas y en la planeación.
La definición de la misión, como meta general de la organización, esta basada en las premisas de la planeación, que justifica la existencia de una organización, estas premisas son los supuestos básicos sobre los propósitos de una organización, sus valores, su ámbito de acción y su lugar en el mundo, metas y objetivos que se caracterizan por logros específicos y medibles, de estas apreciaciones es que nacen los planes estratégicos y los planes operativos, por lo tanto es necesario hacer la distinción correspondiente :
- Los planes estratégicos tienden a implicar años y a veces décadas.
- Los planes estratégicos afectan una amplia gama de actividades organizaciones, mientras que los los planes operativos tienen un alcance mas estrecho y limitado.
- Complejidad e impacto, con frecuencia las metas estratégicas son generales y engañosamente simples.
1.3. EL PROCESO DE LA PLANEACION
Luego de haber verificado los aportes en forma clara y precisa que constituye dentro de la organización empresarial la planeación, podemos desarrollar el proceso formal de una planeación.
- ¿Que Queremos?
En la cima esta la definición de la misión, una meta general, basada en premisas de planeación de la Organización y que constituye, su base , su objetivo, sus valores, su ámbito y sus sitio en el mundo, es parte permanente de la identidad de la organización que conduce a la unidad y la motivación de sus miembros, es por ello que debemos entenderla estableciendo metas y objetivos que se traduzcan en términos concretos , considerando que las metas seleccionadas implicaran el uso de gran cantidad de los recursos de la organización y gobernaran muchas de sus actividades.
- ¿Que estamos haciendo ahora para lograr lo que queremos?
Constituye básicamente la plena identificación de los actuales objetivos y estrategias que se vienen ejecutando. Que a diferencia de la formulación, esta es la parte en la cual se evalúa sustancialmente el comportamiento de las mismas, y estar en condiciones de tomar decisiones correctas, verificando que los objetivos y estrategias estén bien definidos y se comuniquen en forma clara a través de toda la organización.
- ¿Que es ” aquello ” que necesitamos hacer ?
El conocimiento de las metas de la organización y de su estrategia actual dan un marco de referencia para definir que aspectos del ambiente ejercerán la mayor influencia en la capacidad de alcanzar sus objetivos.
La finalidad del análisis ambiental consiste en descubrir las formas en que los cambios de los ambientes económicos, tecnológicos, socioculturales y político-legal de una organización la afectaran indirectamente y las formas en que influirán en ella los competidores, clientes, organismos gubernamentales y otros factores que sean importantes y que a buen juicio se determine que son realmente decisivos.
Un buen análisis ambiental enfocado a la planeación y formulación de estrategias es la detección temprana de cambios, ayuda a la organización a ajustarse a los cambios en el ambiente de acción indirecta y a anticipar e influir en la actividad dentro del ambiente de acción directa.
- ¿Qué somos capaces de Hacer?
Las metas y estrategias actuales de la organización también proporcionan un marco de referencia para analizar sus recursos. Este análisis es necesario para determinar sus ventajas y desventajas competitivas. Unas y otras se refieren a las Fortalezas y Debilidades de la organización frente a sus competidores actuales y futuros. Más aun la fortaleza relativa depende asimismo de lo que una organización este tratando de realizar.
Podemos preguntar entonces ¿Que estamos haciendo mejor o peor que los demás?
- ¿Qué podemos hacer de lo que se necesita hacer?
La identificación de la estrategia, el análisis del ambiente y el análisis de los recursos de la organización, se combinan perfectamente en este proceso de la planeación, pues aquí nos va a permitir descubrir las oportunidades que nos quedan disponibles para la organización y las amenazas que enfrenta, el cambio en el mercado y sus condiciones por ejemplo ofrece una nueva oportunidad, el avance tecnológico mediante el cual algunas organizaciones no pueden avanzar a ese ritmo acelerado, y no tuvieron la oportunidad de hacerlo, el mismo ambiente ofrece nuevas oportunidades a otras organizaciones.
- ¿Si continuamos lo que ahora estamos haciendo podremos llegar a donde queremos?
Después de analizar los recursos y el ambiente los resultados de la estrategia actual pueden ser proyectados. Cuanto más tiempo tenga la estrategia de haber sido establecida y cuanto más estable sea el ambiente, más fácil será efectuar esta proyección. A continuación los administradores pueden decidir si modifican o no la estrategia o su realización. Tal decisión deben basarse en el hecho de que se identifiquen las brechas de desempeño. Una brecha de desempeño es la diferencia entre los objetivos establecidos en el proceso de la formulación de las metas y los probables resultados que se lograran si continúa la estrategia actual. Las brechas de desempeño pueden resultar de elegir objetivos mas difíciles o del hecho que el desempeño pasado no haya respondido a las expectativas debido a las reacciones eficaces de los competidores, a los cambios en el ambiente, a la perdida de recursos que contribuyen al fracaso de la organización para implantar debidamente la estrategia o bien por qué la estrategia no haya sido bien diseñada.
- ¿Esto es lo que haremos para lograr lo que queremos?
Si un cambio de estrategia parece necesario para cerrar la brecha del Desempeño, el siguiente paso requiere identificar, evaluar y seleccionar Enfoques estratégicos opcionales.
7.1.- Identificación de Alternativas Estratégicas:
En un caso dado, probablemente existan varias opciones para cerrar Una brecha del desempeño. Puede entrarse a nuevos mercados, los Productos claves pueden ser rediseñados para mejorar la calidad o Reducir el costo, se pueden emprender nuevas inversiones o se Pueden terminar las existentes.
Si solo hace falta un cambio menor en la estrategia actual, las opciones lógicas pueden ser pocas.
7.2.- Evaluación de opciones Estratégicas:
La evaluación correspondiente se debe efectuar de la siguiente manera:
1. Las estrategias y sus partes componentes deben tener metas, políticas y objetivos congruentes.
2. Debe centrar los recursos y esfuerzos en los aspectos críticos descubiertos durante el proceso de formulación de estrategias y debe distinguirlos de los aspectos sin importancia.
3. Debe ocuparse de sus problemas susceptibles de solución, teniendo en cuenta los recursos y capacidades de la organización.
4. La estrategia debe ser capaz de producir los resultados que se esperan.
7.3.- Selección de alternativas estratégicas:
Al elegir entre las posibilidades disponibles, los administradores deberán seleccionar las que mejor respondan a las capacidades se su organización. Los buenos planes estratégicos se basan en las fortalezas actuales de la organización. Las nuevas capacidades pueden conseguirse solo a través de invertir en recursos humanos, en equipo o en ambas cosas y, además, no pueden obtenerse rápidamente.
- Puesta en practica de las estrategias :
Una vez determinada la estrategia, es preciso incorporarla a las operaciones diarias de la organización, con la finalidad de dar curso en forma integral en todas y cada una de las áreas de la organización dentro de un programa general para definir luego si cumple y logra las metas y objetivos definidos en el momento de su formulación.
- Medición y control de los avances :
Luego de haber efectuado todo lo necesario con referencia al proceso de planeación estratégica , paso a paso sin descuidar ninguno de sus puntos clave para su desarrollo, y una vez implantadas en la organización, es necesario realizar una verificación frecuente para asegurarnos que los estamos haciendo bien.
1.4. NIVELES DE PLANEACION ESTRATEGICA
El Planeamiento estratégico es un factor clave en el éxito organizacional, la formulación de las metas y objetivos de una empresa, el desarrollo de reglas cotidianas, las acciones a emprender por cada una de las áreas, la asignación de los recursos necesarios para lograr dichas metas y dar una respuesta en forma inmediata al entorno donde se encuentra ubicada la organización en función al tiempo, nos permite enfocar algunas distinciones de importancia estableciendo ciertos niveles de planeación.
Planeación Estratégica a Nivel Corporativo:
Están formuladas por la alta dirección con el fin de supervisar los intereses y las operaciones de organizaciones que cuentan con más de una línea de negocios, considerando principalmente los siguientes planteamientos:
- en que tipo de negocios se debe involucrar la organización
- Cuales son las Metas y Objetivos, expectativas por cada negocio
- Como se deben asignar los recursos para lograr las metas y objetivos.
Ante estos planteamientos corporativos, la organización debe decir su posición y ubicación de acuerdo a las siguientes categorías:
- Innovación.
- Productividad.
- Recursos Físicos y Financieros.
- Rentabilidad.
- Desempeño y Desarrollo administrativo.
- Desempeño y actitudes de los trabajadores.
- Responsabilidad Pública.
Planeación Estratégica en Unidad Comercial:
Este tipo de planeamiento se ocupa de los intereses y operaciones de un negocio en particular, determina el enfoque que debe aplicarse a su mercado habitual y como debe conducirse un negocio, teniendo presente los recursos y las condiciones de mercado, teniendo en consideración los siguientes planteamientos:
- Competencia de los negocios en su mercado.
- Productos y Servicios ofrecidos.
- Clientes a quien esta dirigido los bienes y servicios.
- Forma de administrar las funciones: Producción, Mercadotecnia, Finanzas, Etc., para satisfacer las metas del mercado.
- Distribución de los recursos dentro del negocio.
Planeación Estratégica a nivel funcional:
Este planeamiento estratégico crea el marco de referencia para la administración de funciones, como las Finanzas, Investigación y Desarrollo, Mercadotecnia, de modo que ellas sustenten las estrategias a nivel de unidad comercial. Por ejemplo si la estrategia a nivel de negocios exige el desarrollo de un nuevo producto, el departamento de investigación y desarrollo elaborar planes sobre la manera en que ese nuevo producto será desarrollado.
1.5. HERRAMIENTAS ESTRATEGICAS
Las organizaciones empresariales dentro de su gestión buscan utilizar herramientas y técnicas que le permitan desarrollar sus metas y objetivos , una de estas herramientas es el cuadro de mando integral o también conocido como el Balance Scorecard, metodología que logra integrar los aspectos de la Gerencia Estratégica y la evaluación del desempeño del negocio, que le permite alcanzar una alta competitividad en forma optima y actualizada, satisfaciendo exitosamente las actuales necesidades y exigencias de su ambiente interno y externo.
¿Que es el Cuadro de Mando Integral o Balance Scorecard?
Es el marco para mostrar una visión dentro de una estrategia, concentrándose en los accionistas, Clientes externos e internos y aprendiendo colectivamente el requerimiento que describe la estrategia de una organización y como puede ser alcanzada esta estrategia, es una forma integrada, balanceada y estratégica de medir el progreso actual y suministrar la dirección futura de la empresa que le permitirá convertir la visión en acción, por medio de un conjunto coherente de indicadores financieros y no financieros agrupados en cuatro diferentes perspectivas, a través de las cuales es posible ver el negocio en conjunto.
PERSPECTIVAS DEL BSC:
Parte de la visión y estrategias de la empresa, a partir de allí se definen los objetivos financieros requeridos para alcanzar la visión, y estos a su vez serán el resultado de los mecanismos y estrategias que rijan nuestros resultados con los clientes.
Los procesos internos se planifican para satisfacer los requerimientos financieros y los de los clientes. Finalmente, la metodología reconoce que el aprendizaje e innovación es la plataforma donde reposa todo el sistema y donde se definen los objetivos planteados para esta perspectiva.
La ventaja primordial de la metodología es que no se circunscribe solamente a una perspectiva, sino que las considera todas simultáneamente, identificando las relaciones entre ellas. De esta forma es posible establecer una cadena causa – efecto, que permita tomar las iniciativas necesarias a cada nivel.
Conociendo como se enlazan los objetivos de las diferentes perspectivas, los resultados de los indicadores que se van obteniendo progresivamente permiten ver si hay que hacer ajustes en la cadena, iniciativas o palancas de valor, para asegurar que se cumplan las metas a niveles superiores de la secuencia.
De esta manera se fortalecen los recursos humanos, tecnológicos, de información y culturales, en la dirección exigida por los procesos y estos se alinean con las expectativas de los clientes, lo que a la larga será la base para alcanzar los resultados financieros que garanticen el logro de la visión.
- Perspectivas Financieras:
Aunque los indicadores financieros tradicionales no mejoran la satisfacción del cliente, la calidad del producto o el servicio y la motivación del empleado, si reflejan la capacidad de la empresa de capitalizar los logros obtenidos y convertirlos en ganancias.
La perspectiva financiera tiene como objetivo central el responder a las expectativas de los accionistas. Esta perspectiva esta prioritariamente centrada en la generación de valor para el accionista, con altos índices de rendimiento y garantía de crecimiento sostenido del negocio.
El diseño típico de esta perspectiva incluye objetivos estratégicos tales como, maximizar el valor agregado, incrementar los ingresos y diversificar las fuentes, mejorar la eficiencia de las operaciones y mejorar el uso del capital.
El reto de las organizaciones es aprender a hacer un alineamiento entre las operaciones y finanzas con el objeto de proyectar las mejoras y planificar adecuadamente su estrategia.
- Perspectivas de Clientes:
Lo primordial es que los gerentes traduzcan su misión con respecto a los clientes. Para ello es necesario que se establezca claramente a que tipo de clientes se dirige y los indicadores de desempeño.
Con esta perspectiva, la organización se ve obligada a redefinir los estándares de manera que se ajusten a las necesidades del cliente. En este punto se deben establecer objetivos de acuerdo a lo que requiere el cliente, los cuales variaran dependiendo del tipo de organización y la cartera de clientes que se tiene, en este caso se evaluara la satisfacción de los clientes, participación en el mercado, reclamos resueltos del total de reclamos, incorporación y retención de clientes, índices de precios, registro de ventas.
- Perspectivas de Procesos Internos:
El tercer indicador se refiere a la perspectiva de procesos internos que construye la excelencia en cada uno de los departamentos de la organización. Lo principal es enfocar las operaciones internas críticas que permiten satisfacer al cliente. Así mismo debe enfatizar la competencia principal de la empresa y la tecnología requerida para alcanzar el liderazgo en el mercado.
El BSC, permite elaborar una planificación estratégica exitosa, que destaca la importancia que tiene el hecho de llevar a cabo continuas mediciones que reflejen el impacto de las medidas y acciones de los empleados, pues no siempre los resultados se pueden adjudicar a aspectos internos. En este sentido los sistemas de información adquieren un rol sustantivo, ya que finalmente son los que van a suministrar todos los datos que permitan detectar las fallas y corregirlas.
Los indicadores de esta perspectiva, lejos de ser genéricos, deben manifestar la naturaleza misma de los procesos propios de la empresa u organización. Sin embargo para efectos de referencia presentamos algunos indicadores de carácter genérico asociados a procesos:
Tiempo de ciclo de proceso, Costo unitario por Actividad, Niveles de producción, Costos de falla, Costos de retrabajo, Costos de Calidad, Desperdicios, Beneficios derivados del Mejoramiento continuo, Reingenieria, Eficiencia en uso de los activos.
- Perspectiva de Aprendizaje e Innovación:
Con relación a este indicador, se plantea lo importante que es para las empresas incluir dentro de sus valores y formas de medición la capacidad de mejorar con el tiempo, ya que es la única formula que asegura el éxito. De esta manera la empresa podrá conocer la efectividad y claridad organizacional con la que trabaja, a la vez que tendrá la posibilidad de hacer tangible la innovación como valor agregado.
A menudo como resultado, de la focalización en objetivos financieros de corto plazo, los gerentes toman decisiones que desmejoran la preparación de las capacidades futuras de su gente, de sus sistemas, tecnologías y procesos organizacionales. Una actitud sostenida en este sentido puede acarrear graves consecuencias en el sostenimiento futuro del negocio, sirviendo mas de barrera que de apoyo a los logros de excelencia en procesos, satisfacción de clientes y accionistas, relaciones con el entorno y finalmente, bloqueando las oportunidades de creciente creación de valor dentro de la organización.
La tendencia actual es la consideración de estos elementos como activos importantes en el desempeño del negocio, que merecen atención relevante. La consideración de esta perspectiva dentro del BSC, refuerza la importancia de invertir para crear valor futuro, y no solamente en las áreas tradicionales de desarrollo de nuevas instalaciones o nuevos equipos, que sin duda son importantes, pero que hoy en día por si solas, no dan respuesta a las nuevas realidades de los negocios.
Al respecto hay que plantear que las empresas tienen que incluir dentro de sus valores y formas de medición, la capacidad de innovar y mejorar con el tiempo, pues será la única forma de asegurar el éxito. Algunos indicadores típicos de esta perspectiva son : Brecha de Competencias Clave ( personal ), Clima Organizacional, Satisfacción del Personal, Desarrollo de Competencias Clave, Retención de personal clave, Captura y aplicación de tecnologías y valor generado, Ciclo de toma de decisiones clave, Disponibilidad y uso de información estratégica, Progreso en sistemas de información estratégica.