COSTOS OPERATIVOS Y TOMA DE DECISIONES

1.       Generalidades

Los gastos que originan las ventas constituyen el costo de distribución propiamente dicho. La importancia del análisis funcional de los gastos no requiere mayores preámbulos, y puede inferirse fácilmente con sólo recordar que permite establecer el costo de cada uno de los servicios de que se vale la empresa para la consecusión de su objeto, y comprobar si son elevados o no los costos de distribución, financiamiento y administración de los negocios. Permite, además, determinar el rendimiento exacto de las ventas y la cuota que de estas cargas corresponden a cada unidad vendida (costo funcional unitario).

En el quehacer común de toda industria se le conocen tres fases operacionales fundamen­tales: operacíón de producción, operación de distribución y operacíón administrativa. Cabe recordar que dentro del contexto de globalización y costos estratégicos los productos ab­sorben las actividades y éstas ios costos desde ìos de organización hasta el estudio y aten­ción al cliente.

Segun Santos Alberto Farfan Peña en su libro Contabilidad de Costos menciona; costo operativo es el costo incurrido en la conducción de las actividades principales comunes de una empresa, de los cuales, se excluyen los costos ajenos a las operaciones o deducciones de los ingre­sos.

Operación de produccìón.‑ Es el acto de diseñar y procesar productos hasta que estos estén listos para ser usados o consumidos por el usuario.

Operación de distribución.‑ Es el proceso desde el control del producto terminado hasta hacerlo llegar al cliente. Los costos involucrados a esta operación son:

a. La creación del mercado.‑ Por medio de incentivos, corno ser propaganda, ofertas o caluier otro niedio riecesario y atractivo para el ciiente.

b. Concretar la venta, Convertir la demanda u oferta en una venta real, esta venta puede realizarse en forma directa o por medio de distribuidores o empresas particulares.

c.  Manejo del producto.‑ Esto provocara erogaciones por almacenamiento, empaques, embarque, transporte o cualquier otro gasto necesario hasta la recepción del  producto por el comprador.

d. Control de la distribución. Corresponde desde la investigación del cliente para otorgarle crédito y la apertura del crédito hasta la entrega misma del producto.

Operación administrativa.‑ Es el proceso de planificación, organización, dirección y con­trol de la empresa. involucra todos los gastos no incluidos en las operaciones de produc­ción y distribución. Existen operaciones que no corresponden al objeto social de la empre­sa, pero que si son decisiones administrativas, que al tomarlas traen corno consecuencia un costo o un ingreso adicionai; tales como: el reemplazo de activos fijos, compra de accio­nes y valores, etc.

H. Jack Bock; presenta la siguiente clasificación funcional de los costos de distribución:

a)       Costos directos de ventas:

  • Sueldos y comisiones de vendedores.
  • Gastos de viaje.
  • Gastos del departamento de ventas.

b)       Propaganda y demás gastos para intensificar las ventas:

  • Publicidad.
  • Sueldos y gastos del departamento de propaganda.
  • Muestras.

c)        Gastos de transporte y reparto.

d)       Gastos de depósito y almacenes.

e)        Gastos de cobranza y concesión de créditos.

  • Sueldos, honorarios y gastos de administración imputables a la cobranza.
  • Pérdidas por deudas incobrables.

f )        Gastos de carácter financiero (costo del departamento de tesorería y descuentos por pronto pago de las ventas).

g)       Gastos generales de administración.

En nuestra opinión conviene clasificar los gastos funcionales de las transacciones de este modo:

a)        Gastos de ventas (incluso gastos de transporte, reparto, depósitos y almacenes).

b)        Gastos de promoción de ventas.

c)        Quebrantos por deudas incobrables.

d)        Gastos financieros.

e)        Gastos de administración.

Desde luego, también es necesario analizar individualmente todos aquellos gastos que hemos refundido en esta clasificación, a efectos de facilitar las investigaciones.

Con el análisis de las distintas cargas que integran los costos de distribución, fomento de ventas, financiación y administración, debe apreciarse la mayor o menor eficiencia con que se dirige la empresa. En lo posible, hay que concretar qué erogaciones pueden atribuirse a una dirección desacertada o a una política de gastos demasiado pródiga o dispendiosa.

Para ello es necesario practicar un análisis pormenorizado de los gastos y cargas de la explotación. En general, el aumento de los gastos debe ser menos intenso que el incremento de las ventas. En caso inverso es muy probable que el importe de las erogaciones sea excesivo, con la consiguiente repercusión en los resultados netos de la firma.

Por este motivo es de singular interés el análisis de la tendencia que revelen los gastos, a través de los índices que estudiaremos en este capítulo, particularmente cuando se tienen cuotas y ratios standards o presupuestos de gastos calculados racionalmente.

En las empresas marginales por sus elevados costos de ventas o reducidos beneficios brutos, el análisis de los gastos debe realizarse con todo detenimiento, para tratar de eliminar aquellas cargas que no sean verdade­ramente indispensable; pues de lo contrario se corre el riesgo de que el exceso de erogaciones produzca quebrantos netos de consideración.

Por ello, el estudio de la relación entre los diversos gastos de la em­presa y los beneficios brutos que producen sus operaciones, constituye un procedimiento sumamente ilustrativo para juzgar la tendencia de estos resultados.

También hay que calcular índices de gastos con relación al volumen físico de ventas, para establecer la cuota de erogaciones que corresponde a cada unidad de mercadería. Asimismo, estos índices deben obtenerse para cada departamento o zona de ventas. De este modo será posible analizar los gastos que inciden sobre las ventas de cada tipo de mercadería, sección o distrito.

Existen mercaderías que deben soportar mayores gastos de distribución que otras (v. gr. publicidad y comisión de vendedores), por cuya razón no siempre las que producen la utilidad bruta más elevada son las de mayor tasa de beneficio neto.

A continuación los índices más importantes y conocidos para el análisis de las distintas cargas.

2.       Gastos de ventas con respecto al volumen de ventas netas

El porcentaje que resulta de esta relación puede denominarse perfec­tamente índice funcional de las ventas, pues los gastos que éstas originan constituyen el costo funcional de esas operaciones, según lo hemos expre­sado anteriormente.

Como dice Finney; el análisis de los gastos de ventas no debe efectuarse exclusivamente por medio de este índice, sino, además, con otros que permitan apreciar las fluctuaciones de estas cargas, para comprobar si el crecimiento de los gastos es normal y se encuentra justificado por la actividad de la empresa.

Los sueldos y comisiones de los vendedores, el alquiler de locales, el impuesto a las ventas, los gastos de depósito, expedición y limpieza y otras cargas que ocasionan las transacciones, forman en conjunto el costo funcio­nal de las ventas, que es útil conocer para calcular su relación porcentual con las ventas netas. Pero además deben obtenerse índices parciales con las siguientes cargas:

a)        Gastos del departamento de compras.

b)        Gastos de los depósitos y almacenes.

c)        Gastos del departamento de ventas.

d)        Costo de los vendedores.

e)        Gastos de transporte y reparto.

Del total de estos gastos conviene analizar por separado aquellos que sean debidos al perfeccionamiento de la organización y a la venta de nuevos productos o mercaderías.

El incremento de los gastos de ventas cuando las operaciones descien­den, es un índice muy desfavorable, pues en este caso la utilidad ha de disminuir por el aumento real de dichas cargas y por la mayor incidencia de los gastos fijos al contraerse el volumen de las ventas.

En cambio, el descenso de los gastos de distribución cuando se opera una baja en el volumen de ventas, revelará que se sigue una política pru­dente en materia de erogaciones.

Si aumentan estas cargas y no se advierte ninguna disminución en las utilidades, se puede estar en presencia de gastos sanos, que no reducen las ganancias, sino que, por el contrario, las mantienen. Si con la expansión de las erogaciones disminuyen las utilidades, es posible que haya gastos innecesarios, inoportunos o producto de una organización deficiente.

Pero hay que tener presente que esta hipótesis no es cierta en todos los casos, ya que las ganancias pueden reducirse si no se aumentan determinados gastos, como por ejemplo las comisiones de los vendedores. En consecuencia, debe especificarse la naturaleza y el objeto de las cargas cuyo importe se haya elevado, para precisar si realmente han influido en el mantenimiento de los beneficios.

3.       Costo de promoción y fomento de ventas

Los gastos de propaganda constituyen la parte más importante del costo de atracción y mantenimiento de la clientela o de promoción de ventas, por lo cual resulta de verdadero interés calcular el porcentaje que representan dichas cargas con relación al volumen de ventas netas, a fin de comprobar los efectos que produce la publicidad en el volumen de negocios de la empresa. Sin embargo, es posible que aumenten estos gastos sin que se note ningún incremento en las ventas, bien sea por disminución del consumo, competencia de otras firmas, floja calidad de las mercaderías o aparición de sucedáneos.

Si la propaganda no se lleva a cabo en forma inteligente, puede suceder que no tenga ninguna influencia en el monto de las ventas Si la situación del mercado es más o menos normal y la propaganda se intensifica, sin que por lo menos se mantengan las ventas, es muy probable que ello sea debido a una deficiente política de publicidad.

Si este índice desciende sin que disminuyan las ventas, puede ocurrir que la clientela se haya consolidado y que, por lo tanto, no requiera ya tantos desembolsos en concepto de publicidad para que la empresa pueda sostener el volumen de sus transacciones.      

Conviene calcular además el costo de la propaganda que le corres­ponde a cada producto, departamento o zona de ventas. La distribución de estos gastos puede practicarse según el importe de las ventas o el volumen de las unidades físicas vendidas, y si es posible mediante apropiaciones directas.

Además de los gastos de publicidad, también deben analizarse todas aquellas erogaciones que inciden en el costo de promoción de las ventas, como, por ejemplo, los gastos de atención de clientes, las muestras y los descuentos otorgados para impulsar el desarrollo de los negocios. Compu­tando estas partidas en el costo de fomento de las transacciones, podrán conocerse con mayor exactitud las cargas que ocasiona la promoción de las ventas.

4.       Deudores incobrables con relación a las ventas netas

El importe de los deudores incobrables es también una partida que puede imputarse al costo que origina la atracción y el mantenimiento de la clientela, cuando se conceden créditos en forma demasiado liberal para aumentar el número de los clientes y el volumen de las ventas.

Con el índice que deriva de la proporción entre los deudores incobra­bles y las ventas netas, podrá comprobarse si existen anormalidades en la concesión de Créditos o si la cobranza es irregular. Para un mayor aná­lisis es necesario comparar este índice con los de ejercicios anteriores a fin de comprobar si estas deficiencias se reducen o se acentúan.

Sus variaciones deben ser inversas a las del índice de rotación de las cuentas a cobrar, pues éste crece a medida que aumenta la solvencia de la clientela y disminuye en caso contrario o cuando la cobranza no está bien atendida.

5.       Gastos financieros con respecto a las ventas netas

El costo de los gastos financieros puede dividirse en dos partes, a saber:

  1. Costo del crédito obtenido (intereses comisiones y otros gastos que le sean directamente imputables) y
  2. Costo de los descuentos concedidos (des-cuentos de caja, bonificaciones y rebajas). Todas estas partidas son de especial importancia para el análisis de los estados económicos y financieros.

La relación entre estas cargas y el volumen de los negocios pondrá de relieve la proporción de gastos financieros que existen por cada 100 pesos de ventas netas. Es conveniente calcular por separado los índices:

Costo del crédito concedido/ Ventas netas
Costo de crédito obtenido/ Ventas netas

A efectos de apreciar la magnitud de los descuentos acordados para estimular las ventas y la cobranza, y la reducción que sufren los beneficios a conse­cuencia de la utilización de los capitales ajenos.

El costo de los gastos financieros debe calcularse sin considerar los intereses, comisiones y descuentos acreedores, ya que estas partidas cons­tituyen ingresos extraordinarios que pueden no tener relación alguna con el costo del pasivo y la financiación de las ventas. En caso contrario, pueden deducirse dichos ingresos de las cargas financieras, para calcular los índices relativos al costo de financiación con el saldo resultante.

Los intereses, comisiones y descuentos que origina la utilización de los capitales ajenos deben relacionarse con el importe del pasivo exigible adeudado durante el año, por supuesto siempre que estas cargas provengan del crédito concedido por los acreedores.

Pero como no todas las deudas a favor de terceros dan origen al pago de dichos gastos, también es conveniente calcular este porcentaje compu­tando solamente el pasivo gravado con cargas financieras.

Estos índices son de evidente utilidad, porque permiten comprobar si se han logrado mejoras en el costo de financiamiento. Cuando ocurra lo contrario debe averiguarse si el aumento de estas cargas et originado por la declinación de la empresa o por la situación económica del mercado, como podría suceder si los bancos elevaran la tasa de descuento. Como sostiene Cañellas; el porcentaje relativo al costo de las deudas “indica si la firma trabaja para los acreedores y en qué medida”.

Sumando estas cargas financieras a la utilidad neta de la empresa, se obtiene el importe de los beneficios que arrojaría el balance si la inversión del capital ajeno no hubiera exigido el desembolso de estos gastos, con lo cual podrá apreciarse la proporción que de esos beneficios pertenece a los empresarios y a los acreedores.

6.       Gastos generales de administración con respecto a las ventas netas

El volumen de estos gastos representa el costo de administración de la empresa, especialmente si se utiliza una clasificación adecuada de cuentas. Con la relación entre tales erogaciones y el volumen de ventas netas, podrá conocerse, entonces, el costo de administración por cada 100 pesos de ventas netas. Los comentarios que hicimos para el índice de los gastos de ventas pueden hacerse extensivos a esta relación. Los principios fundamentales que conviene retener son los siguientes:

  1. Con la expansión de las ventas tiene que reducirse el costo de ad­ministración, por la menor incidencia de las erogaciones fijas.
  2. El aumento de estos gastos en estrecha correlación con el ascenso de las ventas indica que la administración de la empresa es dema­siado onerosa.
  3. Si el crecimiento de las operaciones no es muy intenso los gastos administrativos deben permanecer más o menos estabilizados.
  4. El incremento de los gastos generales cuando las ventas se contraen es un índice muy desfavorable.
  5. Si las ventas bajan y lo mismo sucede con el costo de la adminis­tración, ello significa que los gastos se han reajustado con arreglo al volumen de las transacciones.

7.       Analisis de los costos operativos

Los rubros que componen los costos operativos, se analizan desde la perspectiva de:

La relación al volumen de las ventas:

  1. Costos fijos. Son aquellos costos que suceden sin sufrir alguna alteración durante un periodo determinado, no importando el número de unidades vendidas; corno son los alquileres, primas de seguros, depreciaciones, sueldos, etc.
  2. Costos variables. Son aquellos costos que aumentan o disminuyen de acuerdo con el número de unidades vendidas, como son los fletes, comisiones, empaques, etc.

La intervención a las ventas:

  1. Costos directos.‑ Son aquellos costos que se aplican a la lógica del producto, territorio, plaza, cliente, etc.
  2. Costos indirectos.‑ Son aquellos costos que no pueden aplicarse específicamente al producto, territorio, plaza, cliente, etc., deberá hacerse atendiendo a ciertas bases de asignación, corno son las utilidades obtenidas en cada producto o de acuerdo al volumen del producto al territorio, cliente, etc.