Control Interno

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Noviembre 3, 2019 No Comments CONTABILIDAD, PUBLICACIONES, TEMAS, TESIS admin
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Al revisar la información relacionada con control interno, encontramos que los especialistas sobre este tema, tienen diferentes puntos de vista, dentro de los cuales la CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, nos da siguiente definición: “Se define el sistema de control interno al conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, organización, procedimientos y métodos, incluyendo la actitud de las autoridades y el personal, para la consecución  de  los  objetivos  institucionales.  Forman  la estructura  de  control  interno:  a. Ambiente  de  Control; b. Evaluación de riesgos; c. Actividades de control gerencial; d. Información y comunicación; e. Supervisión”.[1]

 

Tal como se aprecia la información en el párrafo anterior, el control interno se puede definir como el sistema integrado de acciones, planes, normas y los procedimientos de control, que implanta la dirección con el objeto de llevar a cabo de manera ordenada, la gestión de su organización, salvaguardar sus activos y asegurar dentro de lo posible, la corrección y fidelidad de los registros. El concepto de control interno incluye también los controles destinados a mejorar la eficiencia operativa, la información, la supervisión y asegurar el cumplimiento de las políticas aprobadas por la alta dirección.

También sobre este particular, BLANCO LUNA, Yanel (2006), nos alcanza la siguiente definición: “El control interno es definido en forma amplia como un proceso, efectuado por la junta de directores de una entidad, gerencia y/o demás personal, que esta diseñado para proporcionar una razonable seguridad con miras a la realización de objetivos en las siguientes categorías:

  • Efectividad y eficiencia de las operaciones.
  • Confiabilidad de la información financiera.
  • Acatamiento de las leyes y regulaciones aplicables.”[2]

 

De acuerdo a la definición hecha por el autor, la primera categoría apunta a los objetivos básicos de la entidad, incluyendo metas de desempeño, rentabilidad y salvaguarda de los recursos. La segunda relacionada con la preparación y publicación de estados financieros dignos de confianza, incluyendo estados financieros intermedios. La tercera se ocupa de cumplir con aquellas leyes y regulaciones a que la empresa o ente económico están sujetos.

 

De otro lado, también sobre este tema, RUSENAS, Rubén Oscar (2007), nos alcanza la definición de control interno del Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados, AICPA: “El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa, para salvaguardia de sus activos, controlar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operativa y alentar la adhesión a las políticas gerenciales establecidas”.[3]

 

De acuerdo a lo expresado por el Comité de Procedimientos de Auditoria del AICPA, se entiende como controles internos al conjunto de medidas establecidas por la dirección de la empresa debidamente coordinados para promover la eficiencia y eficacia de las operaciones, cuidar y resguardar los bienes del activo, garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información contable, y promover la eficiencia operativa de los diferentes sectores de la empresa.

 

También, de igual forma sobre este particular el autor: BACÓN, Charles A. (2008), amplia el concepto de control interno en los términos siguientes: “Control interno se denomina al conjunto de normas mediante las cuales se lleva a cabo la administración dentro de una organización, y también a cualquiera de los numerosos recursos para supervisar y dirigir una operación determinada, o las operaciones en general”.[4]

 

Conforme a lo expresado por el autor, el control interno comienza con la adopción y el cumplimiento de las políticas aprobadas por la dirección, el cual es liderado por la Gerencia y continúa hacia abajo en la escala de la estructura administrativa con el control y supervisión de las actividades y de los hechos financieros que se dan dentro de la empresa, con la finalidad de salvaguardar los activos frente a cualquier pérdida.

 

Por lo anteriormente expuesto a través de diferentes especialistas sobre este tema, el control interno es un proceso ejecutado por el Directorio, la Gerencia General y por todos los niveles del personal. No es solamente un procedimiento o política para llevar a cabo en cierto momento, sino que más bien está operando continuamente en todos los niveles de la empresa. El Directorio y la Gerencia General son responsables de establecer la cultura correcta para facilitar un proceso de control interno efectivo y para monitorear continuamente su eficacia. Sin embargo, cada individuo dentro de la organización debe participar en el proceso.

 

El examen del control interno es la base fundamental sobre la que se apoyan la naturaleza, la extensión y la oportunidad de las pruebas de los registros de contabilidad y de los demás procedimientos de auditoría que se aplican en cada caso, sobre cada uno de los aspectos del negocio.

 

Sin embargo para entender un poco más sobre este tema comenzaremos a explicar primeramente lo que es el control en sí y luego abarcaremos todo lo relacionado con el control interno.

 

El control consiste en medir y corregir el desempeño individual  y organizacional  para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección de éstas.

 

En pocas palabras, el control facilita el cumplimiento de los planes. Aunque la planeación debe preceder al control, los planes no se cumplen solos. Los planes orientan a los administradores en el uso de recursos para la consecución de metas específicas, tras de lo cual las actividades son objeto de revisión para determinar si responden a lo planeado.

 

De la misma manera las actividades de control suelen relacionarse con la medición de los logros. Algunos medios de control, como el presupuesto de egresos, los expedientes de inspección y los expedientes de horas-hombre pérdidas, son muy conocidos. Cada uno de ellos sirve para efectos de medición, y muestra si los planes funcionan.

 

Es por ello que al revisar la información relacionada, encontramos diferentes especialistas quienes han escrito bastante información relacionada con el Control Interno. Tal es así que los especialistas ORTIZ B., José Joaquín y Armando, ORTIZ B. (2000) lo definen de la siguiente manera: “En términos generales el control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y la veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de la política prescrita, y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados”. [5]

 

De igual manera FERNÁNDEZ MAESTRE, Adolfo (2008) lo define como: “Un conjunto de procedimientos, políticas , directrices y planes de organización los cuales tienen por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de la empresa (salvaguardia de activos, fidelidad del proceso de información y registros, cumplimiento de políticas definidas, etc)”. [6]

 

Por otro lado el autor HOLMES, W. Arthur (1997) lo define así: “El control interno se refiere a los métodos seguidos por una compañía”. [7]

 

Ampliando su definición manifiesta que en cuanto a los métodos seguidos son los siguientes:

  • Para proteger sus activos,
  • Para proteger a la empresa en contra del mal uso de los activos,
  • Para evitar que se incurra indebidamente en pasivos,
  • Para asegurar la exactitud y la confiabilidad de toda la información financiera y de operación,
  • Para evaluar la eficiencia en las operaciones y,
  • Para cerciorarse si ha habido una adhesión y a la política que tenga establecida la compañía. [8]

 

Asimismo DE LA CRUZ CASTRO, Hugo (2000) tiene su propia apreciación y lo expresa de la siguiente manera: “Control Interno representa todas las medidas que una empresa utiliza para proteger contra errores, despilfarros. Para asegurar la confiabilidad de los datos de contabilidad y para promover el cumplimiento de las políticas de la empresa”.[9]

 

De ahí según el especialista BRAVO CERVANTES, Miguel H. (1998) lo define de la siguiente forma: “El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio“ para:

  • La protección de sus activos (función de protección).
  • Obtención de información financiera correcta y segura (función informativa).
  • La promoción de la eficiencia de la operación (función de la eficiencia), acorde con las políticas de eficiencia prescritas por la dirección de la empresa.

 

Además refiere que su definición comprende o se extiende más allá de las funciones que directamente corresponden a los de contabilidad y finanzas, ya que puede incluir lo siguiente:

  • El control presupuestal,
  • Costos estándar,
  • Información periódica sobre la operación, análisis estadístico y su distribución,
  • Programas de entrenamiento del personal,
  • Un cuerpo de auditoria interna
  • Estudios sobre tiempo y movimientos propios de la ingeniería industrial; y,
  • Controles de calidad mediante un sistema de inspección que es fundamentalmente una función de producción.[10]

 

Asimismo FERNÁNDEZ MAESTRE, Adolfo (2008) ampliando su definición refiere que es importante destacar que esta definición de control interno no sólo abarca el entorno financiero y contable sino también los controles cuya meta es la eficiencia administrativa y operativa dentro de la organización empresarial. De ahí  que se establece la siguiente clasificación para el control interno.

 

En cuanto a la clasificación del control interno refiere que son los siguientes:

  • Control interno contable: son los controles y métodos establecidos para garantizar la protección de los activos y la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables.

Este control contable no sólo se refiere a normas de control con fundamento puro contable (documentación soporte de los registros, conciliaciones de cuentas, existencia de un plan de cuentas, repaso de asientos, normas de valoración, etc.) sino también a todos aquellos procedimientos que, afectando a la situación financiera o al procedimiento informativo, no son operaciones estrictamente contables o de registro (es decir autorizaciones de cobros y pagos, conciliaciones bancarias, comprobación de inventarios, etc.)

 

  • Control interno administrativo: son los procedimientos existentes en la empresa para asegurar la eficiencia operativa y el cumplimiento de las directrices definidas por la Dirección.

Los controles administrativos u operativos se refieren a operaciones que no tienen una incidencia concreta en los estados financieros por corresponder a otro marco de la actividad del negocio, si bien pueden tener una repercusión en el área financiera-contable (contrataciones, planificación y ordenación de la producción, relaciones con el personal, etc.)

 

Estos dos controles se entremezclan muchas veces debido a que ambos son factores comunes en la gestión empresarial. En el sistema de control interno el control contable tiene una gran importancia por la veracidad que da lugar a toda la organización contable, pero no hay que olvidar que en la empresa también existe un sistema administrativo que no sólo se apoya en la contabilidad, sino que contempla un total de funciones que contribuyen a la marcha de los distintos sistemas operativos de la misma. [11]

 

De otro lado ORTIZ B., José Joaquín y Armando, ORTIZ B. (2000) ampliando su definición indican que la verdadera evaluación del control interno es más que nada la impresión mental que cada una de las diversas actividades del negocio provocan en el auditor. Es de recomendarse, sin embargo, que el examen de control interno y las conclusiones relativas se hagan constar en papeles de trabajo.

 

De igual modo manifiestan que existen tres métodos principales para registrar el examen de control interno en los papeles de trabajo, los cuales los presenta y define de la siguiente forma:

 

  • Método Descriptivo, por el cual se relacionan en los papeles las diversas características del control interno, clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios y empleados o registros de contabilidad que intervienen en el sistema.

 

  • Método gráfico, consistente en presentar objetivamente la organización del cliente y los procedimientos que tienen el vigor en sus varios departamentos o actividades; o bien, en preparar gráficas combinadas de organización y procedimientos.

 

  • Método de cuestionarios, en que se plantean las cuestiones que usualmente constituyen los aspectos básicos del control interno. Estos temas se desarrollan de antemano en forma de lista de preguntas que posteriormente se contestan en las oficinas de la entidad en presencia de las medidas de control realmente en vigor. Este método es muy usual en nuestro medio.

 

En general, la evaluación del control interno debe ser más amplio en las primeras auditorias. Es recomendable que el auditor, se familiarice con los cuestionarios del control interno, con el propósito de saber indagar al funcionario responsable de determinada área o actividad.[12]

 

Con respecto a la estructura de control interno sobre reportes financieros los investigadores ARENS, Alvin A. y James K., LOEBBECKE (1996) señalan que un despacho de contadores puede ser contratado para reportar la estructura de control interno de una entidad. Esto se logra para un cliente regular de auditoría, que desea un reporte así para su uso interno, para satisfacer las exigencias de dependencia regulatoria o para una entidad  como centro de servicios de PED para el uso de sus clientes y los auditores de los mismos. El reporte cubre todo o parte de la estructura de control interno, y puede relacionarse con la estructura en efecto a una fecha o durante un periodo específico.

 

También una razón básica para establecer una norma de certificación sobre el control interno es resultado del énfasis asignado a la importancia de los controles internos.

 

Con relación a la comparación con los requisitos para auditoria manifiestan que cuando los auditores auditan los estados financieros, obtienen el conocimiento de la estructura de control interno de acuerdo con la segunda norma del trabajo de campo. La magnitud del estudio depende del alcance al cual el auditor piensa  reducir el riesgo de control evaluado, con el propósito de determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas relacionadas.

 

Cuando se planea un riesgo reducido de control el auditor toma en cuenta la estructura de control interno en vigor para todo el periodo auditano. No se examinan determinadas áreas si no se planea un riesgo reducido de control en las mismas.

 

Sin embargo, cuando se contrata al auditor para que reporte sobre la estructura de control interno de acuerdo con las normas de certificación, se incluyen todas las áreas de la estructura, a menos que se excluyan de forma específica por un acuerdo previo. Asimismo, el periodo abarcado es cuestión de un acuerdo. Todos los acuerdos tienen lugar entre el auditor y la administración, pero se toman en cuenta los requerimientos de la dependencia reguladora y las necesidades de los clientes. [13]

 

De igual modo HOLMES, Arthur W. (1990) expresa que el efecto del control interno en la extensión de un examen, es el ejemplo más notable de la influencia sobre los procedimientos de auditoría de un grado de riesgo de error mayor o menor. En cuanto al propósito fundamental del control interno es disminuir los riesgos de errores e irregularidades y, mientras más efectivo y adecuado sea el sistema menor será el riesgo y menos amplio el examen detallado y las pruebas necesarias.

 

Con respecto a la confianza del auditor hacia el control interno se basa  en la creencia de que si varias personas toman parte en la iniciación, ejecución, contabilización y control de una transacción, hay muchas probabilidades de que la transacción sea verdadera y esté bien contabilizada, especialmente si los individuos que toman parte en las operaciones mencionadas trabajan independientemente uno de otro.

 

De ahí la operación efectiva y adecuada del control interno depende de:

  • El establecimiento de rendición de cuentas;
  • Métodos bien planeados de teneduría de libros y de contabilidad, y una supervisión adecuada en este sector;
  • La segregación de obligaciones en el manejo y cuidado de los expedientes financieros y en el acceso a los datos o transacciones originales correspondientes a estos documentos financieros.

 

Según este especialista al control interno podría llamársele clasificación integral de trabajo y datos. La subdivisión del trabajo está planeada de tal manera que ninguna persona individualmente tiene control completo sobre una transacción en todas sus fases; por ejemplo, ninguna persona aisladamente tiene completo control sobre las entradas de caja, los desembolsos en efectivo, la nómina, los gastos o las ventas. Diferentes personas obtienen los mismos resultados, probando en esta forma la exactitud de la contabilidad y ayudando a evitar fraudes y errores.[14]

 

Ampliando su definición el especialista BRAVO CERVANTES, Miguel H. (1998) manifiesta que en cuanto a los elementos del control interno indica que se pueden agruparse en cuatro clasificaciones: Organización, Procedimiento, Personal y Supervisión, los cuales los define de la siguiente forma:

 

En cuanto a la Organización, los elementos del control interno que intervienen en ella son:

  • Dirección, que asume la responsabilidad de la política general de la empresa y de las decisiones tomadas en su desarrollo.
  • Coordinación, que adopte las obligaciones y necesidades de las partes integrantes de la empresa a un todo homogéneo y armónico; que prevea los conflictos propios de invasión de funciones o Interpretaciones contrarias a las asignaciones de autoridad.
  • División de labores, que defina claramente la independencia de las funciones de operación custodia y registro.

 

De igual manera señala que el principio básico del Control Interno es en este aspecto según lo establece el Estudio Internacional de Control del Comité de Procedimientos de Auditoría del Instituto Americano, que ningún departamento debe tener acceso a los registros contables en que se controla su propia operación.

 

Asimismo el principio de división de funciones impide que aquellos de quienes depende la realización de determinada operación puede influir en la forma que ha de adoptar su registro o en la posición de los bienes involucrados en la operación. Bajo este principio, una misma transacción  debe pasar por diversas personas, independientes, entre sí. 

 

  • Asignación de responsabilidades, que establezca con claridad los nombramientos dentro de la empresa, su jerarquía y delegue facultades de autorización inherentes con las responsabilidades asignadas. En el marco de este principio fundamental, este aspecto consiste, en que no se realice transacción alguna sin la aprobación de alguien debidamente autorizado para ello.

 

Mientras tanto el procedimiento, siendo necesario que sus principios se apliquen en la práctica mediante procedimientos que garantices la solidez de la organización, siendo para ello necesario:

  • Planeamiento y sistematización.- Para ello es deseable encontrar un instructivo general o una serie de instructivos sobre funciones de dirección y coordinación; la división de labores; el sistema de autorizaciones y fijación de responsabilidades, que de manera usual asumen la forma de manuales de procedimientos y tienen por objeto asegurar el cumplimiento, por parte del personal, con las prácticas que dan efecto a las políticas de la empresa, uniformar los procedimientos; reducir errores; abreviar el proceso de entrenamiento del personal y eliminar o reducir el número de órdenes verbales y de decisiones apresuradas.

 

Un grado más elevado de planeación requiere control presupuestal e implantación de estándares de producción, distribución y servicios.

 

  • Registro y formas.- Un buen sistema de control interno debe procurar procedimientos adecuados para el registro completo y correcto de activos, pasivos, productos y gastos.

 

  • Informes.- Desde el punto de vista de la vigilancia sobre las actividades de la empresa y sobre el personal encargado de realizarlas, el elemento más importante del control interno, desde la preparación de balances mensuales, hasta las hojas de distribución de adeudos de clientes por antigüedad o de obligaciones por vencimientos.

 

En lo referente al personal, el sistema de control interno no puede cumplir su objetivo si las actividades diarias de la empresa no están continuamente en manos de personal capacitado e idóneo; y los elementos que intervienen en este aspecto son:

  • Entrenamiento. Mientras mejores programas de entrenamiento se encuentren en vigencia más apto será el personal encargado de los diversos aspectos de la empresa.
  • Eficiencia. Luego del entrenamiento, la eficiencia dependerá del juicio personal aplicado a cada actividad.
  • Moralidad. Es obvio que la moralidad del personal es una de las columnas sobre las que descansa la estructura del control interno.
  • Retribución. Es indudable que un personal retribuido adecuadamente se presta mejor a realizar los propósitos con entusiasmo y concentra mayor atención en cumplir con eficiencia que en hacer planes para desfalcar al negocio.

 

De ahí la supervisión, una buena planeación y sistematización de procedimientos y un buen diseño de registros, formatos e informes, permite la supervisión casi automática de los diversos aspectos del control interno, teniendo en este aspecto fundamental un papel muy importante, el departamento de auditoría interna, que actúa como vigilante permanente del cumplimiento de la empresa con los otros elementos de control: organización, procedimiento y personal.

 

Sin embargo cuando no se cuenta con un departamento de auditoría interna estable, un buen plan de organización, asignará a algunos funcionarios las atribuciones más importantes de la auditoría interna para que efectúen reconocimientos periódicos del sistema nervioso de la empresa.[15]

 

De otro lado indica que los objetivos del control interno son básicamente tres y los presenta a continuación:

  • Información: constante, completa y oportuna que es fundamental para el desarrollo de la empresa, ya que significa la base para las decisiones gerenciales y la formulación de planes futuros.
  • Protección: que representa el más claro objetivo, porque es la protección de los intereses del negocio, tanto contra debilidades humanas (desfalcos y otros), como el de la cobertura de seguros para proteger particularmente el activo fijo de la entidad.
  • La eficiencia de operación: que actualmente es uno de los objetivos que atraen la atención de los hombres de negocios preocupados en mejorar la productividad de las empresas.

 

Cabe señalar que los principios del control interno son los siguientes:

  • Debe fijarse la responsabilidad.
  • La contabilidad y las operaciones deben estar separadas.
  • Deben utilizarse todas las pruebas disponibles para comprobar la exactitud con el objeto de tener la seguridad de que las operaciones y la contabilidad se llevan en forma exacta.
  • Ninguna persona individualmente debe tener completamente a su cargo una transacción comercial.
  • Debe seleccionarse y entrenar cuidadosamente el personal de empleados.
  • Si es posible, debe haber rotación entre los empleados asignados a cada trabajo; debe imponerse la obligación de disfrutar de vacaciones entre las personas que ocupan un puesto de confianza.
  • Las instrucciones de operación para cada puesto deben estar siempre por escrito.
  • Los empleados deben tener pólizas de fianzas, con la finalidad de proteger la empresa y actuar como un disuasivo psicológico en el caso de un empleado en tentación.
  • No deben exagerarse las ventajas de protección que presta el sistema por sí solo no probará una omisión, un asiendo equivocado o la falta de honradez.
  • Debe hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud posible.
  • Debe hacerse uso de equipo mecánico (informático) siempre que éste sea factible.[16]

 

Según FOWLWE, Enrique (1992) manifiesta que el propósito de la revisión del control interno se debe tener en consideración lo siguiente:

  • Para determinar si el sistema es suficiente como una de las bases para expresar el dictamen sobre los estados financieros.
  • Para servir como base de prueba de solidez o ineficiencia de las operaciones internas.
  • Para servir como guía de la cantidad de trabajo de detalle necesario en la práctica de una auditoría.

[1] PERU. CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÙBLICA (CGR). Normas de Control Interno, diario E l Peruano del 3 de Noviembre de 2006, p. 332

[2] BLANCO LUNA, Yanel. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA INTEGRAL, p. 5

[3] RUSENAS, Rubèn Oscar. MANUAL DE CONTROL INTERNO, p. 77

[4] BACÒN, Charles A., MANUAL DE AUDITORIA INTERNA, p.5

[5] ORTIZ B., José Joaquín y Armando, ORTIZ B. AUDITORIA INTERNA: CON ENFOQUE AL CONTROL DE GESTIÒN: ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO. p.30

[6] FERNANDEZ MAESTRE, Adolfo. AUDITORIA Y CONTROL INTERNO, p. 189

[7] HOLMES, W. Artur. PRINCIPIOS BÀSICOS DE AUDITORIA, p. 59

[8] Id. Bid. P.59

[9] DE LA CRUZ CASTRO, Hugo. GLOSARIO EMPRESARIAL, p. 57

[10] BRAVO CERVANTES, Miguel H. AUDITORIA INTEGRAL: EVALUACIÒN Y ANÀLISIS DE TODAS LAS ÀREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA ACORDE CON LOS PRINCIPIOS, MÈTODOS Y PROCEDIMIENTOS ACTUALIZADOS. pp. 179-180

[11] FERNANDEZ MAESTRE, Adolfo. Ob. Cit. pp. 189-190

[12] ORTIZ B., José Joaquín y Armando, ORTIZ B. Ob. Cit. pp. 36-37

[13] ARENS, Alvin A. y James K., LOEBBECKE. AUDITORÌA: UN ENFOQUE INTEGRAL, pp. 838-839

[14] HOLMES, Arthur W. AUDITORIA: PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS, pp. 84 – 85

[15] BRAVO CERVANTES, Miguel H. Ob. Cit. Pp. 180-183

[16] Id. Bid. Pp. 183-185

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