EL ESTUDIO DE LA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
En cada proyecto de inversión se presentan características específicas y normalmente únicas, que obligan a definir una estructura organizativa acorde con los requerimientos propios que ella su ejecución. Diversas teorías se han desarrollado para definir el diseño organizacional del proyecto. La teoría clásica de la organización se basa en los principios de administración propuestos por Henri Fayol: a) el principio de la división del trabajo para lograr la especialización; b) el principio de la unidad de dirección que postula la agrupación de actividades que tienen un objetivo común bajo la dirección de un sólo administrador; c) el principio de la centralización, que establece el equilibrio entre centralización y descentralización y d) el principio de autoridad y responsabilidad. La teoría de la organización burocrática, de Max Weber, señala que la organización debe adoptar ciertas estrategias de diseño para racionar las actividades colectivas. Entre éstas se destacan la división del trabajo, la coordinación de las tareas y la delegación de autoridad y el manejo impersonal y formalista del funcionario. La tendencia actual, sin embargo, es que el diseño organizacional se haga de acuerdo con la situación.
EFECTO DE LAS VARIABLES ORGANIZACIONALES EN LA PREPARACIÓN DEL PROYECTO
El estudio de las variables organizacionales durante la preparación del proyecto manifiesta su importancia en el hecho de que la estructura que se adopte para su implementación y operación está asociada a egresos de inversión y costos de operación tales que pueden determinar la rentabilidad o no-rentabilidad de la inversión. El diseño de la estructura organizativa requiere fundamentalmente de la definición de la naturaleza y contenido de cada puesto de la organización. Al caracterizar de esta forma cada cargo de ella, se podrá estimar el costo en remuneraciones administrativas del proyecto. Para esto será preciso diseñar las características del trabajo y las habilidades requeridas para asumir los deberes y responsabilidades que le corresponden.
La organización que asuma el proyecto tiene una doble influencia económica en su evaluación: a) un efecto directo en las inversiones y costas asociados en un tamaño específico de operación y b) el efecto indirecto en los costos de operación derivados de los procedimientos administrativos asociados a un tamaño, tecnología y complejidad de la estructura organizativa diseñada.
FACTORES ORGANIZACIONALES
Los factores organizacionales más relevantes que deben considerarse en la preparación del proyecto se agrupan en cuatro áreas decisionales específicas: participación de unidades externas al proyecto, tamaño de la estructura organizativa, tecnología administrativa y complejidad de las tareas administrativas. Casi todos los proyectos de inversión presentan dos tipos de participaciones posibles de entidades externas, las que es preciso caracterizar para asignar adecuadamente los costos que ellas involucren.
La primera, que se presenta en la totalidad de los proyectos, se refiere a las relaciones con proveedores y clientes en general y corresponden a las denominadas relaciones operativas, las cuales requerirán de la estructura organizacional una unidad especifica que esta dimensionada en función de los procedimientos de las unidades externas, más que por las internas.
La segunda relación, se refiere a decisiones internas que determinan la participación de entidades externas y, por lo tanto, la incorporación de unidades coordinadoras y fiscalizadoras en la estructura organizativa del proyecto. Normalmente se manifiestan en forma de auditorias externas, contratistas de obras, agencias financieras, empresas consultoras y otras que permiten operar con una estructura fija menor.
El tamaño del proyecto es el factor que aparentemente mayor influencia tiene en el diseño y tamaño de la estructura. Algunos estudios empíricos han demostrado que el tamaño del proyecto está positivamente correlacionado con el número de niveles jerárquicos y divisiones funcionales de la organización. Sin embargo, aunque resulta obvio que los proyectos grandes serán más complejos estructuralmente que los pequeños, existe también una economía de escala que pueda alcanzar sobre cierta magnitud. Por otra parte, el tamaño de la estructura puede asociarse a la tecnología administrativa de los procedimientos incorporados al proyecto. Por ejemplo, la tecnología de operación empleada en las actividades del flujo de trabajo puede preverse en la preparación del proyecto a través de un análisis similar al que se debe realizar para elaborar un manual de procedimientos en una empresa cualquiera.
De esto mismo se podrán derivar los recursos humanos y materiales que se necesiten en el desarrollo de dichas actividades, lo que se puede obtener mediante el uso de la tecnología de materiales y la del conocimiento, respectivamente. La tecnología administrativa generalmente es un complemento del estudio organizacional, puesto que el tamaño del proyecto es la variable de mayor importancia en su determinación. La complejidad de los procedimientos administrativos y de la organización en sí puede, en ciertos proyectos, convertirse en factores determinantes para el diseño de la estructura organizativa. La diversidad de tareas tiende a incrementar las necesidades de comunicaciones verticales, exigiendo una mayor extensión de las divisiones jerárquicas.
INVERSIONES EN ORGANIZACIÓN
El cálculo de las inversiones derivadas de la organización se basa directamente en los resultados de la estructura organizativa diseñada. Su dimensionamiento y la definición de las funciones que le corresponderán a cada unidad determinan efectos sobre las inversiones en obra física, equipamiento y capital de trabajo.
No será responsabilidad del estudio organizacional la cuantificación de estas inversiones. No es lógico que especialistas en administración tomen decisiones sobre las características físicas de las edificaciones para la operación administrativa sin tener la base técnica que garantice las decisiones adecuadas. Por ello, sólo deberán proporcionar la información para que los encargados del estudio técnico puedan efectuar los cálculos necesarios. Los antecedentes proporcionados por el análisis de la estructura organizacional de la empresa que generaría el proyecto permiten definir un programa de recinto, que consiste en una primera aproximación de la cantidad y tamaño de las oficinas, así como de las necesidades de instalaciones anexas.
El análisis de los requerimientos de espacio físico para las unidades de carácter administrativo del proyecto es más complejo de lo que parece. Antecedentes como el flujo de movimiento de personal, atención de clientes y proveedores, número de funcionarios por oficinas, bodegas de materiales y repuestos de equipos de oficina, sistema interno de comunicaciones y flujo de información, archivos y frecuencia de uso de la información, locales de venta y muchos más deberán considerarse en el diseño de los planos. Incluso, un estudio sobre la imagen corporativa del negocio permitirá disponer de antecedentes sobre el tipo de solución estética que se requiere, tanto en el diseño exterior de los edificios como en el equipamiento interior.
COSTOS DE LA OPERACIÓN ADMINISTRATIVA
La mayoría de los costos de operación que se deducen del análisis organizacional provienen del estudio de los procedimientos administrativos definidos para el proyecto. Sin embargo, existen diversos costos involucrados por la estructura organizativa en sí en la operación del proyecto. Básicamente, son los relacionados con remuneraciones del personal ejecutivo, administrativo y de servicio, y con la depreciación de la obra física, muebles y equipos.
Si bien ésta no implica un desembolso directo, influye en la determinación de los impuestos a las ganancias, al poder descontarse contablemente. Puesto que, como se mencionó, algunos muebles y equipos pueden reemplazarse antes de su obsolescencia técnica, será necesario considerar la pérdida o ganancia contable que se obtendrá mediante la venta de estos bienes, por la incidencia que tendrán sobre los impuestos a la ganancia por pagar.
El costo de operación más directamente relacionado con la estructura organizativa es, obviamente, la remuneración de su personal. El diseño de la estructura es el resultado de un proceso analítico que divide el área de actividad de acuerdo con diferentes criterios establecidos que se basan, entre otras cosas, en los procedimientos administrativos, en el ámbito de control, en la complejidad de las actividades, etcétera.
Esta misma información sirve para identificar las principales funciones que corresponderán a cada unidad de la organización y, por lo tanto, permitirá caracterizar al profesional a cargo de cada tarea especifica. Esta caracterización hará posible determinar los requisitos de cada cargo y asignar una renta equivalente a las responsabilidades y funciones que le corresponden.
La determinación de la remuneración requiere de una investigación preliminar para definir las rentas de mercado de esos profesionales y su disponibilidad o escasez. En este último caso, deberá además estimarse la remuneración que sea necesario ofrecer para incentivar a estos profesionales a abandonar sus actuales trabajos para incorporarse a la empresa formada por el proyecto.
INCIDENCIA EN LOS COSTOS DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
No existe un procedimiento administrativo único para ser utilizado en un proyecto de inversión. Por el contrario, se puede establecer procedimientos contables computacionales, fiscalizadores y de control, legales, etcétera, que pueden adoptar mecanismos y formas distintas de solución de un mismo problema. Los diferentes procedimientos que se puedan definir para apoyar al sistema de administración de la empresa que generaría la implementación del proyecto involucran costos de operación e inversiones en montos que pueden ser importantes para la ejecución del proyecto. Normalmente, en los procesos de preparación y evaluación de proyectos, se ha estimado que los procedimientos administrativos deben cuantificarse y calcularse como un porcentaje dado del costo total del proyecto. Al efectuar la presentación de esta forma, se presume que cualquier alternativa de procedimiento administrativo que se adopte en la implementación del proyecto tendrá un costo similar en términos relativos al costo de cada proyecto. La aseveración anterior comúnmente aceptada en los procesos evaluativos puede contener distorsiones de magnitud significativa.
El avance de la tecnología aplicable ala organización empresarial ha tenido en el último tiempo un desarrollo sostenido y hasta muchas veces espectaculares. Los procedimientos cambian según el avance del desarrollo científico y tecnológico, lo que influye de una manera sustantivo en los sistemas administrativos. En otros casos, la tarea empírica que deberá emprenderse en torno a los procedimientos administrativos se verá enfrentada al análisis cualitativo y cuantitativo de opciones distintas, que, aun cumpliendo con los objetivos propuestos, pueden tener claramente costos distintos.
La rigurosidad de la simulación en el funcionamiento del proyecto obliga a estudiar, en muchos casos, las distintas alternativas de solución al problema administrativo, obteniendo las informaciones disponibles que permitan efectuar un enfoque analítico riguroso que entregue estimaciones cuantitativas de las distintas opciones que se haya -seleccionado. Por otra parte, la adopción de uno u otro procedimiento administrativo puede llevar implícita la necesidad de incrementar o disminuir las inversiones del proyecto, tanto en infraestructura como en los requerimientos de equipos.
El preparador y evaluador de proyectos deberá efectuar un estudio acucioso y detallado en donde se establezcan las ventajas que le significa al proyecto utilizar un determinado procedimiento administrativo. El proceso anterior lleva implícita la necesidad de efectuar una simulación del proyecto en marcha, para poder decidir aquella opción que reporte cuantitativamente las mayores ventajas para el proyecto.
LA IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA PREPARACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS
Al efectuar el estudio técnico del proyecto se determinó, no tan solo la inversión que la tecnología incorporada al provecto requería para su implementación. Conjuntamente con la selección de la maquinaria y el equipo, se estableció la cantidad de insumos que ellos requerían, su almacenamiento y existencias óptimas, los espacios que son necesarios para ello, etcétera. De esta forma , el estudio técnico proporciona un sinnúmero de informaciones importantes que deben procesarse e incorporarse en el estudio evaluativo y que condicionan el tamaño, la localización, el financiamiento, la organización y otros aspectos.
Todos los procedimientos indicados obligan a establecer una estructura administrativa que sea capaz de resolver eficientemente la multitud de problemas que esa organización lleva incorporados. Del mismo modo, se deberá estudiar el espacio físico que se requiere, el personal administrativo, el personal de apoyo, las oficinas, las instalaciones, el mobiliario, los vehículos, el sistema de control, la impresión de formularios, el despacho de corresponden el material de oficina, etcétera. La simple Apreciación de todos los factores indicados demuestra que el utilizar una u otra alternativa de procedimientos administrativos para un mismo proyecto conlleva un proceso de cuantificación absolutamente distinto, que puede implicar serios cambios en los flujos al aplicar una u otra opción administrativa. Todo lo anterior demuestra la importancia decisiva que pueden tener los sistemas y procedimientos administrativos en la preparación y evaluación de proyectos.
ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS Y SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
La correcta determinación de la cuantía de los recursos involucrados en la operación de la unidad administrativa, obliga a definir en forma específica el nivel organizacional y los alcances concretos de las tareas que se deben realizar. Principal importancia se dará al sistema global de información que garantice la eficacia de la gestión administrativa. Lo anterior hace que en primer lugar deban identificarse los componentes funcionales de cada sistema y, en función de éstos, los recursos necesarios para asegurar su operatividad.
De esta forma, será posible estimar los costos de operar cada sistema que se defina. La identificación del personal, su grado de calificación, la cantidad requerida y el costo de sus remuneraciones, permitirá calcular uno de los ítems de costos administrativos más importantes. La cantidad de personal administrativo, su status en la organización y las tareas especificas para desarrollar, permitirá determinar la infraestructura física requerida, la necesidad de equipos, mobiliario y maquinas de oficinas, el consumo de materiales y, en general, cualquier recurso que demande el funcionamiento normal de la empresa.
La información de costos asociados a la labor administrativa se puede obtener a través de antecedentes referenciales de proyectos cuyas características organizacionales y funcionales sean similares, a través de cotizaciones con los proveedores de productos (maquinarias de oficina, mobiliario, materiales de oficina,- etcétera) y servicios (agua, energía, transportes, comunicaciones, etcétera). La información que no esté disponible, deberá obtenerse a través de una correcta definición de sus especificaciones técnicas y requerimientos mediante un estudio de mercado que posibilite cuantificar con la máxima precisión estos costos.