Los contadores usualmente definen el costo como un recurso que se sacrifica o al que se renuncia para alcanzar un objetivo específico. Por ahora, consideremos a los costos medidos en la forma convencional contable, como cantidades monetarias (por ejemplo, dólares o pesos) que se tienen que pagar para adquirir bienes y servicios.
Para guiarse en las decisiones, los administradores desean saber el costo de algo. Llamamos a este algo un objeto de costo y lo definimos como algo para el cual se desea una medición separada de costos. Ejemplos de objetos de costos incluyen un producto, un servicio, un proyecto, un consumidor, una categoría de marca, una actividad, un departamento y un programa.
Acumulación y asignación de costos
Un sistema de costeo típico da cuenta de los costos en dos etapas amplias.
a. Acumula costos por medio de alguna clasificación “natural” (a menudo autodescripción),
tales como materiales, mano de obra, combustible, publicidad o embarques y después.
b. Asigna estos costos a objetos de costos.
La acumulación de costos es la recopilación de datos de costos en alguna forma organizada por medio de un sistema de contabilidad. La asignación de costos es un término general que abarca tanto (1) el seguimiento de los costos acumulados a un objeto de costo, como (2) la adjudicación de costos acumulados a un objeto de costos. Como se describe a continuación, los costos directos son aquellos que han sido seguidos hasta un objeto de costos, y los costos indirectos son aquellos que son asignados a un objeto de costos. Casi todos los sistemas acumulan costos reales, que son los costos incurridos (costos históricos), a diferencia de los costos proyectados o predeterminados.
Costos directos e indirectos
Una pregunta importante respecto a los costos es si tienen una relación directa o indirecta con un objeto de costos específico.
• Costos directos de un objeto de costos: costos que están relacionados con el objeto de costos, y que puede hacerse su seguimiento de manera económicamente factible.
• Costos indirectos de un objeto de costos: costos que están relacionados con el objeto de costos, pero que no puede hacerse su seguimiento en forma económicamente factible. Los costos indirectos son adjudicados al objeto de costos utilizando un método de adjudicación de costos.
“Económicamente factible” significa “efectivo en costos”. La materialidad de la partida de costos afecta la efectividad del costo. Consideremos una compañía que vende por medio de catálogos y del correo. Tal vez fuera económicamente factible el seguimiento de los cargos de mensajería por entregar un paquete en forma directa a cada cliente. En contraste, el costo del papel en que está impresa la factura incluida en el paquete enviado al cliente es posible se clasifique como un costo indirecto, porque no es económicamente factible el seguimiento del costo de este papel a cada cliente. Las toallas de papel utilizadas en los baños de una planta son otro ejemplo de un renglón de costos clasificado como costo indirecto de un producto ensamblado en la planta.
La tecnología disponible para la recopilación de datos también afecta la factibilidad económica del seguimiento de partidas de costos como costos directos o indirectos de objetos de costos. Consideremos la reciente inclusión de códigos de barras en materiales comprados por muchas plantas de ensamble.
Estos códigos de barras ahora permiten a estas plantas tratar como costos directos de productos a ciertos materiales que se clasificaban anteriormente como costos indirectos (por ejemplo, tornillos y clips). Los administradores prefieren tomar decisiones sobre la base de costos directos en lugar de costos indirectos. ¿Por qué? creen que los costos directos son más precisos que los costos indirectos.
El seguimiento de costos es la asignación de costos directos al objeto de costos elegido. La adjudicación de costos es la imputación de los costos indirectos al objeto de costos escogido. La asignación de costos abarca tanto el seguimiento como la adjudicación de costos.
Factores de costos y administración de costos
La reducción continua de costos por parte de los competidores hace que las organizaciones se empeñen en una búsqueda interminable para reducir sus costos. Los esfuerzos para reducir costos con frecuencia se enfocan en dos áreas clave:
a) Hacer sólo actividades que agregan valor, esto es, aquellas actividades que los clientes perciben añaden utilidad (mayor provecho) a los productos o servicios que compran.
b) Administrar con efectividad el uso de los factores de costos en esas actividades que agregan valor.
Un factor de costos es cualquier variable que afecta los costos. Es decir, un cambio en el factor de costos ocasionará un cambio en el costo total de un objeto de costos relacionado.
La administración de costos es la serie de acciones que los administradores toman para satisfacer a los clientes, al mismo tiempo que reducen y controlan constantemente los costos.
Es conveniente formular una advertencia sobre el papel que tiene los factores de costos en la administración de costos. Los cambios en un factor de costos específico no conducen automáticamente a cambios en los costos globales.
Consideremos el número de partidas de costos de distribución como factor de costos de mano de obra de distribución. Supongamos que la administración reduce el número de partidas de distribución en 25%.
Esta reducción no se traduce automáticamente en una reducción en los costos de mano de obra de distribución.
Los administradores deben dar pasos para reducir los costos de mano de obra de distribución,
quizás cambiando trabajadores de distribución a otras funciones del negocio que necesiten mano de obra adicional, o eliminando a algunos empleados de distribución.
Comportamiento de costos
Los sistemas de contabilidad administrativa registran el costo de los recursos adquiridos y hacen el seguimiento de su uso subsecuente. Veamos ahora dos tipos básicos de patrones de conducta de costos que se encuentran en muchos sistemas, costos variables y fijos. Un costo variable es un costo que cambia total en proporción a los cambios de un factor de costos. Un costo fijo es un costo que no cambia a pesar de los cambios de un factor de costos.
La definición de costos variables y fijos parte de importantes supuestos subyacentes:
a. Se definen los costos variables o fijos con respecto de un objeto de costos específico. Ejemplos de costos son productos, servicios, proyectos, clientes, categorías de marcas, actividades, departamentos y programas.
b. Debe especificarse el periodo del tiempo. Supongamos que General Electric paga a una compañía diseñadora de productos 100,000 dólares por el uso durante un año del diseño de una unidad enfriadora, en la producción de refrigeradores General Electric. Al final del año en curso se revisará el contrato. La cantidad de 100,000 dólares por el diseño del producto es un costo fijo del año actual. Sin embargo, si el año entrante se revisa el contrato de manera que General Electric pague a la compañía diseñadora del producto $20 por refrigerador fabricado, este costo del diseño del producto se convertirá en un costo variable en ese momento.
c. Los costos totales son lineales. Es decir, cuando se trazan en papel como una gráfica común,
aparecerá la relación de un costo variable total o un costo fijo total al factor de costos, como
una línea recta continua.
d. Sólo hay un factor de costos. Las influencias de otros posibles factores de costos sobre los
costos totales se tienen como constantes o se les considera insignificantes.
e. Las desviaciones en el nivel del factor de costos están dentro de unos límites relevantes.
Los costos variables y los costos fijos son los patrones de comportamiento de costos que se encuentran con mayor frecuencia, y que se reconocen en los sistemas existentes de contabilidad administrativa. Se señalarán patrones adicionales de comportamiento de costos en capítulos subsecuentes. Estos patrones adicionales reconocen contextos donde los supuestos principales que subyacen en la distinción entre costos variables y fijos, no tienen una validez adecuada.
Costos totales unitarios
Generalmente, los sistemas contables reportan números en costos totales como en costos unitarios. Se calcula un costo unitario (también llamado costo promedio) al dividir algún costo total (el numerador) entre algún número de unidades (el denominador).
Se encuentran los costos unitarios en todas las áreas de la cadena de valor, por ejemplo, los costos unitarios de diseño del producto, el costo unitario de los anuncios colocados, y el costo unitario de las visitas de servicio al cliente.