Definición

Según Van et al (2010) Las condiciones de crédito son las que especifican las características del pago de la deuda, tales como: descuentos por pronto pago, el plazo del descuento y el plazo del crédito. La aplicación de tales características afectará las ventas, el período promedio de cobro, las utilidades y las cuentas de cobranza dudosa de la empresa.

 

Las condiciones económicas y las políticas de crédito de la empresa constituyen las influencias principales en el nivel de cuentas por cobrar de la empresa. Desde luego, las condiciones económicas están fuera del control del administrador financiero.

 

Pero al igual que sucede con otros activos circulantes puede variar el nivel de las cuentas por cobrar de acuerdo con el compromiso entre el rendimiento y el riesgo. Disminuir los estándares de calidad puede estimular la demanda, lo que a su vez conducirá a mayores utilidades; pero existe un riesgo en mantener cuentas por cobrar adicionales, así como un mayor riesgo de pérdidas por cuentas malas.

Van et al (2010) menciona que es necesario insistir en que las políticas de crédito y cobranza de una empresa no son independientes de las otras empresas. Si el producto y los mercados de capital son razonablemente competitivos, en la práctica de créditos y cobranza de una empresa influirán lo que hagan otras. Si cargamos S/.20.00 por nuestro producto y si exigimos el pago dentro de los 15 días, mientras que la competencia vende un producto idéntico en S/.20.00 pero da condiciones de 60 días, tendremos dificultad para vender. En la situación contraria quedaríamos saturados de pedidos. Con el transcurso del tiempo la demanda llegará al tope de la capacidad y la producción adicional será muy ineficiente. Sin duda la competencia responderá y cambiará sus condiciones de crédito.

 

Moreno (2018) menciona que en algunos ramos de los negocios se pueden ofrecer artículos tanto de contado como a crédito. Obviamente, el cliente que compra a crédito está obteniendo un paquete o mezcla de artículos y servicios más atractivo que el que compra de contado. ¿Debemos cobrar más al cliente que compra a crédito que al que compra de contado? Aun cuando por muchos años las tiendas departamentales no hacían ninguna distinción entre el precio que se cobraba a los clientes que compraban al contado de los que compraban a crédito, recientemente ha habido una tendencia a cargar una cantidad adicional a los que compran a crédito sobre los saldos pendientes de pago.

 

Tong (2021) señala que desde el punto de vista del administrador financiero el problema es determinar si las pérdidas posibles de ventas resultantes de estos cargos adicionales se compensarán con los ingresos derivados de los mismos y también con los fondos liberados del saldo de cuentas por cobrar. El punto por señalar es que las políticas de crédito y cobranza están interrelacionadas con la fijación del precio de un producto o servicio y deben contemplarse como parte del proceso global de competencia. El proceso de competencia participa en la especificación de la función de la demanda, así como el costo de oportunidad que supone tener más cuentas por cobrar.

Entre las variables de política que se considerarán figuran la calidad de las cuentas comerciales aceptadas, la duración del periodo de crédito, el descuento por pronto pago, cualquier condición especial (como las concesiones de pago estacionales y el programa de cobros).

 

En conjunto estos elementos determinan en gran parte el periodo promedio de cobro y la proporción de las pérdidas por cuentas malas. Se examina cada elemento por separado, manteniendo constantes algunos de los otros, así como cualquier variable exógena que afecte al periodo promedio de cobro y el porcentaje de pérdidas en cuentas malas. Además, se supone que la evaluación de riesgo tiene la suficiente estandarización para permitir que se comparen en forma objetiva los grados de riesgo de diferentes cuentas.

 

Importancia

Villarroel (2017) señala que la política de crédito puede tener una influencia significativa sobre las ventas. En teoría, la empresa debe disminuir su estándar de calidad para las cuentas que acepta siempre y cuando la rentabilidad de las ventas producidas exceda a los costos adicionales de las cuentas por cobrar. ¿Cuáles son los costos de disminuir los estándares de crédito? Algunos son consecuencia de un departamento mayor de crédito, del trabajo de oficina de verificar las cuentas adicionales y atender el mayor volumen de cuentas por cobrar. Por ahora suponemos que estos costos se rebajan de la rentabilidad de las ventas adicionales para obtener una cantidad de rentabilidad neta con fines de cálculo. Otro costo se debe a la mayor probabilidad de pérdidas en cuentas malas.

 

Por último, existe el costo de oportunidad de las cuentas adicionales por Cobrar, producido por:

1)        El aumento de ventas y

2)        Periodo promedio de cobro más lento.

 

Cuando se reciben nuevos clientes por los estándares de créditos menos estrictos, es probable que el cobro sea más lento que el de los clientes ya existentes. Además, una política más liberal de crédito puede propiciar que algunos de los clientes tomen menos interés en pagar a tiempo sus cuentas.

 

Según Van et al (2010) para evaluar la rentabilidad de una ampliación de crédito más liberal, es necesario conocer la rentabilidad de las ventas adicionales, la demanda agregada de productos como consecuencia de los estándares de crédito más flexibles, la mayor lentitud del periodo promedio de cobro y el rendimiento requerido sobre la inversión. Suponga que el producto de una empresa se vende en S/.10.00 por unidad, de los cuales S/.8.00 representan costos variables antes de impuestos, incluyendo los costos del departamento de crédito. La empresa está operando por debajo de su capacidad total y un aumento en ventas se puede asimilar sin aumentar los costos fijos. Por consiguiente, la contribución marginal de una unidad adicional de ventas es el precio de ventas menos los costos variables en que se incurre al producir la unidad, o sea S/.10.00 – S/.8.00 = S/.2.00.

 

Ponce et al (2019) señala que los estándares de crédito de la empresa pueden afectar el nivel de los inventarios que se mantienen. Estándares más liberales que conduzcan a mayores ventas pueden requerir más inventarios. Con el fin de corregir esta sobrestimación, los inventarios adicionales asociados con una nueva política de crédito se añadirán a las cuentas adicionales por cobrar y se debe calcular el costo de oportunidad con base en el aumento combinado.

 

El análisis también implica que las condiciones descritas serán permanentes. Es decir, que la mayor demanda en función de la disminución de los estándares de calidad del crédito, así como el precio y las cantidades de costo permanecerán inalteradas. Si el aumento en ventas que resulta de un cambio en la política de crédito fuera una operación por una sola vez, en lugar de mantenerse en forma continua, será necesario modificar el análisis de acuerdo con esto.

Ventajas y desventajas

Entre las ventajas del otorgamiento de los créditos están: el incremento de las ventas, la ampliación del mercado y el incremento de clientes.

 

Entre las desventajas tenemos: El periodo promedio de cobro más lento, cuentas morosas e incobrables.

 

Condiciones de crédito

Periodo de crédito. 

Según Van et al (2010) las condiciones de crédito cubren la duración del periodo de crédito y el descuento concedido. Las condiciones “2/10, neto 30” significan que se concede un descuento del 2% si la cuenta se paga antes del décimo día después de la fecha de factura; el pago se vence a los treinta días de dicha fecha. Por tanto, el periodo de crédito es de 30 días. Aunque con frecuencia la costumbre en el ramo dicta las condiciones que se conceden, el periodo de crédito es otro medio mediante el cual la empresa puede influir en la demanda del producto, confiando en incrementarla extendiendo el periodo de crédito. Igual que antes, el compromiso es entre la rentabilidad de las ventas adicionales y el rendimiento requerido sobre la inversión adicional en cuentas por cobrar.

 

Digamos que una empresa aumenta su periodo de crédito de 30 a 60 días. El periodo promedio de cobros de los clientes actuales pasa de uno a dos meses. El periodo de crédito más liberal origina aumentos en ventas y estos nuevos clientes también pagan, en promedio, en dos meses. El total de las cuentas por cobrar adicionales está compuesto de dos partes. La primera representa las cuentas por cobrar relacionadas con mayores ventas.

 

La segunda parte del total de cuentas adicionales por cobrar representa la mayor lentitud en los cobros asociados con las ventas originales. Las antiguas cuentas se cobran en forma más lenta, dando por resultado un nivel de cuentas por cobrar más alto.

 

La rentabilidad de las ventas adicionales compensa en exceso la inversión adicional en cuentas por cobrar, la mayor parte de las cuales se producen por el hecho de que los clientes actuales paguen con más lentitud.

 

Descuento concedido.

Van et al (2010) menciona que cambiar el descuento representa un intento de acelerar el pago de las cuentas por cobrar. Es probable que el descuento también tenga algún efecto sobre la demanda y las pérdidas en cuentas malas. Se supone que el descuento no se considera como un medio de rebaja del precio y así afectar la demanda y en consecuencia el descuento ofrecido no afecte al monto de las pérdidas en cuentas malas.  Manteniendo constantes estos factores, es necesario determinar si el acelerar la cobranza compensaría con creces el costo del aumento en el descuento. Si es así, debe cambiarse la política actual de descuentos.

 

Por ejemplo, si una empresa tiene ventas anuales a crédito de S/.3 millones y un periodo promedio de cobro de dos meses y que las condiciones de ventas son neto 45 días sin descuento. Por tanto, el saldo promedio de cuentas por cobrar es S/.500,000. Al ofrecer condiciones de 2/10, neto 45, el periodo promedio de cobros se reduce a un mes y el 60% de los clientes (en volumen de soles), aprovechan el descuento de 2%. El costo de oportunidad del descuento para la empresa es .02 x 0.6 x S/.3 millones, o sea S/.36,000 anuales. La rotación de las cuentas por cobrar ha mejorado en 12 veces al año, por lo que las cuentas promedio se reducen de S/.500,000 a S/.250,000.

 

En esta forma la empresa obtiene S/.250,000 de los cobros acelerados. El valor de los fondos liberados es su costo de oportunidad. Si se supone una tasa de rendimiento de 20%, el ahorro por oportunidad es de S/.50,000. En este caso el ahorro por oportunidad que se produce de acelerar la cobranza es mayor que el costo del descuento. La empresa debe adoptar el descuento del 2%. Si la aceleración en la cobranza no ha dado los suficientes ahorros de oportunidad para compensar el costo del descuento, no se debe cambiar la política de descuentos. Por supuesto, es posible que descuentos distintos del 2% puedan dar por resultado una diferencia aún mayor entre los ahorros por oportunidad y el costo del descuento.

 

Concesiones de pagos estacionales.

Van et al (2010) señala que, durante periodos de pocas ventas, las empresas en algunas ocasiones venderán a sus clientes sin exigir el pago algún tiempo. Estas concesiones de pagos estacionales pueden adaptarse al flujo de efectivo del cliente, estimulando la demanda por parte de aquellos que no pueden pagar hasta más adelante en la estación. También aquí es necesario comparar la rentabilidad de las ventas adicionales con el rendimiento requerido sobre la inversión adicional en cuentas por cobrar, para determinar si estas concesiones representan condiciones apropiadas con las cuales estimular la demanda.

 

Las concesiones de pago también se pueden utilizar para evitar los costos de mantener inventarios. Si las ventas son estacionales y la producción es estable durante el año, en ciertos momentos de ese periodo habrá aumentos en el inventario de productos terminados. El almacenamiento incluye costos de almacenaje que se podrían ahorrar otorgando estas concesiones de pago. Si los costos de almacenaje más la tasa de rendimiento requerida sobre la inversión en inventarios exceden la tasa de rendimiento requerida sobre las cuentas por cobrar adicionales, valen la pena las concesiones.

 

Evaluación de las solicitudes de crédito

Según Rojas (2020) después de establecer las condiciones de ventas que se ofrecen, la empresa tiene que evaluar a los solicitantes de crédito y tomar en cuenta las posibilida­des de una cuenta mala o de pagos lentos. El procedimiento de evaluación de crédito incluye tres pasos relacionados: obtener información sobre el solicitan­te, analizarla para determinar el nivel del crédito y tomar la decisión. A su vez esta decisión establece si debe concederse y cuál será su importe máximo.

 

Fuentes de información

Según Rojas (2020) diversas fuentes brindan información de crédito; pero para algunas cuentas, en particular las pequeñas, el costo de obtenerla puede sobrepasar la renta­bilidad potencial de la cuenta. La empresa que concede el crédito puede verse obligada a basar su decisión en escasa información. Además del costo, tiene que tomar en cuenta el tiempo que se necesita para investigar una solicitud.

El embarque a un posible cliente no se puede demorar en forma innecesaria, por una investigación muy detallada. Por tanto, es necesario considerar la canti­dad de información recopilada respecto al tiempo y gasto requerido. De acuer­do con estas consideraciones, el analista de crédito puede utilizar una o más de las siguientes fuentes de información.

 

• Estados financieros. Al momento de la posible venta, el vendedor puede solicitar un estado financiero, una de las fuentes más adecuadas de informa­ción para el análisis de crédito. Con frecuencia existe una correlación entre la negativa de la empresa a entregar un estado y una débil posición financiera. Son preferibles los estados auditados; siempre que sea posible es útil obtener estados intermedios o provisionales además de las cantidades a fin de año, en particular en el caso de empresas que tengan patrones de ventas estacionales.

 

• Clasificación de crédito e informes. Además de los estados financieros varias empresas mercantiles ofrecen clasificaciones de crédito. Estas empresas dan más amplia información; brindan clasificaciones de créditos a sus suscriptores para un amplio número de empresas comerciales de todo el país. Estas empresas dan al analista de crédito una indicación del tamaño estimado del capital contable y una evaluación de crédito de las empresas de un tamaño en particular, que van desde “alto” has­ta “limitado”. También señalan cuando la información disponible es insufi­ciente para brindar una clasificación de determinado negocio. Además de su servicio de clasificaciones, estas empresas suministran informes de crédito que contienen una breve historia de la empresa y sus principales funcionarios, la naturaleza del negocio, cierta información financiera y una comprobación comercial de los proveedores (la duración de su experiencia con la empresa y si ésta hace sus pagos con descuentos, a su debido tiempo o con retraso). La calidad de los informes varía según los datos disponibles de fuentes externas y el deseo de la empresa investigada de cooperar con el investigador.

 

• Información bancaria. Otra fuente de información para la empresa es la comprobación de crédito a través de un banco. Muchos bancos tienen grandes departamentos de crédito que llevan a cabo verificaciones Crediticias como un servicio a sus clientes. Mediante una visita o una carta al banco en el cual el solicitante tiene cuenta, el banco de la empresa, puede obtener información sobre el saldo promedio de efectivo que mantiene; los arreglos de préstamos, la experiencia y en ocasiones, la información financiera. Como los bancos están más dispuestos a compartir información entre sí que con alguien que se lo pida en forma directa, es mejor que la empresa inicie la comprobación de créditos través de su propio banco.

 

• Información comercial. Con frecuencia las empresas que venden al mis­mo cliente intercambian información de crédito. A través de diversas organi­zaciones de crédito, el personal de crédito de un área en particular tiene relaciones muy estrechas. Una empresa puede preguntar a otros proveedores sobre sus experiencias con determinada empresa. Entre la información útil figuran: tiempo que llevan de trabajar con este cliente, el crédito máximo conce­dido, el importe de la línea de Crédito y si los pagos son puntuales o lentos.

 

• Experiencia de la propia empresa. El estudio de la prontitud de los pagos en el pasado, incluidos los patrones estacionales, es muy útil. Con frecuencia el departamento de crédito hace evaluaciones por escrito sobre la calidad de la ad­ministración de una empresa a la que se le podría extender crédito. Estas eva­luaciones son muy importantes porque se relacionan con la primera de las famosas “cuatro C” del crédito: carácter, colateral, capital, capacidad. La per­sona que realizó la venta a un prospecto puede hacer comentarios útiles de la administración y de las operaciones. Es necesario interpretar esta información con precaución, pues el vendedor tiene inclinación natural a otorgar crédito y lograr la venta.

 

• Importancia del enfoque sistemático. No existe sustituto para la con­gruencia en los créditos y los procedimientos de cobro en las empresas. Con una orientación sistemática, se pone límite a la tendencia humana de apropiarse de las ventas, cuando se presentan problemas de cobro.

 

Análisis y decisión de crédito

Según Van et al (2010) después de recopilar la información de crédito, la empresa tiene que elaborar un análisis de crédito del solicitante y determinar si el candidato queda por encima o debajo del estándar mínimo de calidad. Si se obtienen estados fi­nancieros, el analista debe llevar a cabo un análisis de razones, un análisis de origen y aplicación de recursos y quizá otros análisis.

 

Mediante estudios empíri­cos se pudiera determinar cuáles razones financieras tienen el mayor poder de previsión. Al analista le interesarán sobre todo la liquidez y capacidad de pago a tiempo de las cuentas por el solicitante. Razones como la prueba del ácido, ro­tación de las cuentas por cobrar y de inventarios, periodo promedio de pago, razón de pasivo a capital y razón de cobertura de los flujos de efectivo, son particularmente aplicables.

 

Además de analizar los estados financieros el analista de crédito tomará en cuenta el carácter, solidez de la empresa y su administración, el riesgo del negocio asociado con su operación y otros asuntos. Después, determina la capacidad del solicitante para cumplir con el crédito comercial, la probabilidad de que no pague a tiempo y que se convierta en pérdida, en cuentas malas.

 

Con esta información, junto con la referente al margen de utilidad del producto o el servicio que se está vendiendo, toma la decisión de sí debe o no extender crédito. Los sistemas de evaluación se han desarrollado analizando los registros de crédito del pasado y determinando estadísticamente las características que con claridad distinguen entre cuentas.

• Registros de crédito y el sistema de expertos. El análisis discriminatorio, técnica estadística; se utiliza cada vez más. Basándose en un resultado global ponderado, ofrecido por esta técnica, se clasifica al solicitante como riesgo “bueno” o “malo”. El análisis discriminatorio ha sido empleado con éxito en el crédito de consumidores y en otras formas de préstamos a plazos, en los cuales se clasifican en forma cuan­titativa varias características de una persona y se toma la decisión de crédito a partir del resultado total. Las tarjetas de crédito que muchas de nosotros te­nemos se conceden con base en un sistema de clasificación de crédito que toma en cuenta cosas como la edad, ocupación, duración del empleo, propiedades, años de residencia, teléfono e ingresos anuales. Las empresas que conceden crédito comercial también utilizan sistemas numéricos de clasificación.

 

Según Van et al (2010) debido al crecimiento general del crédito comercial, varias empresas están descubriendo que vale la pena depurar solicitantes “claros” para aceptarlos o rechazarlos. En otras palabras, las decisiones normales de crédito se toman con base en un resultado numérico. Después los solicitantes marginales, aquellos que caen entre las señas “claras” de aceptar o rechazar, pueden ser analiza­das en detalle por el analista de crédito. Y así la empresa está en posibilidad de lograr mayor eficiencia en su proceso de investigación de crédito. Obtiene un mejor aprovechamiento de analistas de crédito capacitados.

 

Una variación del tema, el sistema de expertos utiliza programas de computadora diseñada para analizar los estados financieros para realizar un análisis crediticio de los solicitantes y para autorizar créditos. La idea del sis­tema de expertos es repetir el razonamiento de los expertos con respecto a un problema y llegar a una decisión. Graficando en forma sistemática estos razonamientos, se puede formular una serie de reglas en orden jerárquico para abordar el problema. La actividad es repetitiva; pero no necesariamente estructurada. Con un registro cuidadoso de la historia del solicitante de crédi­to, registro de pagos, status actual, situación financiera, potencial para negocios futuros y factores externos (macro), la computadora puede estructurar un contexto consistente de la actividad y tomar decisiones con bastante infor­mación. El sistema de expertos permite proteger el talento humano, un recurso escaso, reducir costos y aumentar la precisión.

 

• Proceso de investigación consecutivo. La cantidad de información recopilada debe determinarse en relación con la utilidad esperada de un periodo y el costo de la investigación. Los análisis más complejos sólo deben llevarse a cabo cuando existe la posibilidad de que se cambie una decisión de crédito basada sobre la etapa anterior de investigación. Si el análisis de un informe diera una imagen en extremo desfavorable del solicitante, existen pocas probabilidades de que la investigación con el banco del solicitante y sus proveedores cambien la decisión de rechazarla. Por tanto, no valdría la pena los costos adicionales que exige esta etapa de la investigación. Como cada una de las siguientes etapas de la investigación tiene un costo, sólo se podrían justi­ficar si la información obtenida tuviera algún valor para cambiar una decisión previa.

La primera etapa no es más que consultar la experiencia anterior para ver si la empresa le ha vendido antes al posible cliente, y en caso de que lo haya hecho, si esa experiencia ha resultado satisfactoria. La etapa ha pudiera consistir en pedir un informe sobre el solici­tante y evaluarlo. La tercera y última etapa podría ser la verificación de crédito con el banco del solicitante y sus acreedores. Cada etapa cuesta más. La utilidad esperada de aceptar un pedido dependerá del tamaño del mismo, así como del costo de oportunidad asociado con su rechazo. En lugar de llevar a cabo todas las etapas de la investigación, con independencia del tamaño del pedido y de la experiencia anterior de la empresa, la empresa debe investigar por etapas y pasar a una nueva sólo cuando los beneficios netos esperados de la información adicional exceden el costo de obtenerla. Cuando la experiencia anterior ha sido favorable, ya no necesitan hacerse investigaciones adicionales. En general, cuanto más riesgoso sea el solicitante, será mayor la necesidad de más in­formación. Al comparar los costos de la información con la probable rentabili­dad del pedido, así como la información de la siguiente etapa de investigación, sólo se agrega una complejidad mayor si resulta beneficioso.

 

• La decisión de crédito. Una vez que el analista de crédito ha reunido la evidencia necesaria y la ha analizado, debe tomar la decisión sobre la cuenta. Cuando se trata de una venta inicial, la primera decisión es si embarcar o no las mercancías y si se extiende crédito. Si es probable que se repitan las ven­tas, la empresa posiblemente deseará establecer procedimientos para no tener que evaluar el crédito cada vez que se reciba un pedido. Una forma de agilizar el procedimiento consiste en establecerle a la cuenta una línea de crédito. Esta lí­nea, es el límite máximo sobre la cantidad del adeudo que se le permitirá al cliente en cualquier momento. En esencia, representa el máximo riesgo que está dispuesta a correr la empresa con una cuenta. En el método de investiga­ción consecutivo que se acaba de ilustrar, se evalúan los pedidos individuales; con una línea de crédito se suponen varios pedidos, pero el principio es el mismo. Las posibles utilidades procedentes de las ventas actuales y futuras tienen que ser consideradas contra el probable periodo de cobro, los costos de cobranza y la probabilidad de pérdidas en cuentas malas en el transcurso del tiempo. Estos tres últimos factores de equilibrio dependen de la magnitud de la línea de crédito ofrecida más que del tamaño del pedido. Igual que antes, se pueden aplicar conceptos de probabilidades con el fin de analizar el compromi­so entre los beneficios y los costos esperados y determinar la línea de crédito apropiada para el cliente.

 

Establecer una línea de crédito, agiliza el procedimiento de embarcar las mercancías. Sólo se determina si el pedido hace que la cantidad que debe el cliente exceda el monto de la línea. Si no es así, se embarca el pedido; si lo excede, es necesario tomar una decisión incremental de crédito. La propia línea tiene que ser revaluada en forma periódica con el fin de adelantarse al desarrollo de la cuenta. Un riesgo que en el momento actual puede ser considerado sa­tisfactorio quizá sea más o menos satisfactorio dentro de un año. A pesar de los procedimientos tan amplios de crédito, siempre habrá casos especiales que tengan que estudiarse en forma individual. También en este caso, la empresa puede agilizar la operación definiendo con claridad las responsabilidades.

 

Sistema de información computarizado

El uso tan amplio de las computadoras en la administración de crédito suministra a los analistas cierta información esencial y actualizada. La información se almacena en la computadora a la cual, tiene fácil acceso el departamento de crédito. A intervalos frecuentes se puede obtener un informe que ofrece el resumen de toda la facturación, pagos, descuentos obtenidos y saldos que aún se deben. También se puede obtener la relación de cuentas clasificadas de acuerdo con su antigüedad en que aparecen las cantidades totales que debe la empresa, la parte que es reciente, la parte que tiene más de treinta días de vencida, de treinta a sesenta días de vencida, e información adicional. Además de esta clasificación por antigüedad de saldos, se puede calcular regularmente el periodo promedio de cobro y una matriz de cobros. Al controlar así las cuentas por cobrar, el gerente de crédito puede detectar cambios en el comportamiento de pagos del cliente. Puede identificar cualquier tendencia de demora en pagos y fijar nuevas políticas de crédito y cobros antes de que la erosión se vuelva seria.

 

La computadora puede programarse para que proporcione informes completos sobre cuentas atrasadas a las que se pueden enviar cartas de reclamación, en forma mecánica y a intervalos regulares. Los informes frecuentes sobre cuentas vencidas muestran los problemas individuales conforme surgen, avisando al gerente de crédito que puede atenderlos tomando las medidas correctivas necesarias. Antes que la situación pueda deteriorarse durante el periodo en que faltaba información. La administración también querrá que le informen cuando una cuenta se acerca al máximo de la línea de crédito estableci­do y ésta es información que pueden dar con facilidad las computadoras.

 

Según Van et al (2010) la computadora ayuda al gerente de crédito suministrándole información oportuna y exacta sobre el estado de las cuentas. El historial de pagos de un cliente se puede tomar del archivo e imprimirse en segundos. Incluirá la fecha en que fue abierta la cuenta, cantidad que debe en la actualidad, la línea de crédito del cliente, cualquier clasificación numérica de crédito y la prontitud de sus pagos anteriores. Se pueden preparar informes especiales para separar por categorías o comparaciones. Si varias empresas en una misma industria se demoran en sus pagos en una época particular del año, la administración quizá desee conocer la experiencia de la empresa con otras empresas de esa indus­tria. Este tipo de información permite al gerente de crédito analizar y hacer frente al problema con más eficiencia. En otra situación, la administración pu­diera desear comparar los pedidos que recibe de un cliente y su historial de pa­gos. Esta información también se puede obtener con prontitud.

 

La computadora puede proporcionar gran variedad de información detallada que antes resultaba poco práctica de obtener; la cual puede ser útil no sólo para el gerente financiero sino para el resto de la administración. Además de procesar información se le puede programar para tomar ciertas deci­siones rutinarias de crédito. En particular, los pequeños pedidos de buenos clientes pueden ser aprobados por la computadora sin que el pedido pase por el analista de crédito. En general, el procesamiento electrónico de información representa una aportación importante para el departamento de crédito.

Factores y determinantes del tamaño de inversión en cuentas por cobrar y costo financiero

La política de créditos de una empresa es la que determina si procede o no la concesión de un crédito, así como el monto de éste. Esta política depende de un conjunto de factores controlables o variables de política de crédito, las cuales son:

• Las normas de crédito,
• El análisis de los costos y los beneficios del crédito;
• Las utilidades y Costos marginales en políticas de crédito alterna­tivas.

 

A continuación, se detalla los factores o variables mencionadas:

Normas de crédito

Si la política de una empresa es realizar sus ventas sólo al contado, no tendrá costos de cobranzas, ni ningún riesgo de inco­brabilidad. Por otro lado, si una empresa le da crédito sólo a sus clientes más fuertes, nunca tendrá pérdidas por Cuentas de Cobranza Dudosa, o Incobrables, pero probablemente, perderá ven­tas y con ello dejará de generar utilidades. Por eso debe estable­cerse ciertas normas, que le permitan tener un nivel óptimo de crédito.

 

Las Normas de Crédito son el máximo Riesgo que se debe aceptar, por conceder las Cuentas por Cobrar o conceder el cré­dito al cliente. Para evaluar el Riesgo del crédito, el Gerente Finan­ciero deberá considerar las siguientes normas principales:

 

• Cumplimiento

Es la probabilidad, que el cliente trate de cumplir con sus obligaciones o deudas; las cuales constituyen promesas de pago. Este es un factor moral, y el hecho que el deudor haga un esfuerzo para cancelar sus deudas y no trate de excusarse en algo, consti­tuye para los ejecutivos de crédito, el factor más importante en una evaluación del riesgo de un crédito.

 

• Capacidad de Pago

Consiste en un juicio subjetivo en torno a las posibilidades del cliente de cancelar su deuda; juicio que se encuentra relacionado con la historia del cliente, con la observación física de la planta, del almacén, de su gestión comercial y, principalmente, con la situación de Liquidez, la que se determina revisando el volumen de su Activo Corriente, es decir el Efectivo, los Valores Negocia­bIes, las Cuentas por Cobrar y los Inventarios, ya que a ellos recu­rrirá el cliente para pagar sus obligaciones.

 

• Capital

Es medido a través de la situación financiera general de la empresa (o cliente), la que se encuentra reflejada en los Estados Financieros, a los cuales se les aplica las Razones o Ratios Finan­cieros, incidiéndose especialmente, en las Cuentas del Patrimonio Neto (Capital Social, Participación Patrimonial de la Comunidad Industrial, Reserva Legal, Reserva de Libre Disposición, Utilidades Retenidas, etc.) y en el valor del Activo Total.

 

• Colateral

Se refiere esta norma a la garantía colateral, la cual está representada por los Activos, que el Cliente puede ofrecer como una garantía del crédito recibido.

 

• Condiciones

Al juzgar los antecedentes de pago del cliente, se debe juzgar las condiciones económicas generales que predominaron en el período investigado, así como el efecto que tuvieron y que tendrán nuevas o futuras condiciones económicas sobre la capaci­dad del cliente, de poder cumplir con pagar sus deudas.

 

Análisis de los costos y beneficios del crédito

Habiendo determinado el Gerente Financiero, que el objetivo de la Política de Crédito es promover las ventas e incrementar las utilidades, deberá analizar a continuación cuáles son aquellos costos marginales, incrementales o adicionales del crédito, así como los beneficios. Los Costos principales del crédito son los de cobranza, financiamiento, demora en los pagos y de Incobrables, o Cuentas de Cobranza Dudosa

 

• Costos de Cobranza

Cuando una empresa, vende sus productos al contado, no incurre en costos de cobranza, mas, si adopta la política de otorgar créditos a sus clientes en espera de incrementar las ventas y las utilidades incurrirá necesariamente en Costos de Cobranza, esta situación obliga a acondicionar un Departamento de Crédito, con un ejecutivo al frente, ayudantes, etc.; conseguir fuentes de información en torno a los clientes, que le ayuden a tomar decisiones; gastar en mantener una oficina, uso de un computador, etc. En el caso de una empresa que siempre ha otorgado créditos, este costo se encuentra dentro del costo variable por unidad, ya que un incremento en ventas aumenta las Cuentas por Cobrar y con ello, los costos de cobranza, que si bien sufren un aumento, no es proporcional a las ventas, considerándose entonces los costos de cobranza como un costo semivariable o semifijo. La parte fija de este costo semifijo es constante, cualquiera sea el número de días en que la cuenta per­manece sin cobrar, ya que se efectuarán sólo una vez, el primer día.

 

• El Costo de Financiamiento

Los costos de financiamiento denominados también Costos de Capital, se dan cuando una empresa toma la decisión de otorgar créditos, debiendo, por lo tanto, financiar dicha inversión puesto que la empresa tiene que pagar al personal que produce, a los proveedores de insumos, al personal que administra la empresa, así corno al personal que vende los productos, hasta que el cliente cancele su deuda. El Gerente Financiero deberá pues obtener recursos externos e internos, los cuales tienen muchas veces un costo elevado, pero así cumplirá con cancelar sus deudas, mientras espera el pago de los clientes. Los costos de financiamiento aumentan, mientras perma­nezca las cuentas más tiempo sin cobrar, ya que la empresa debe pagar intereses por cada día transcurrido.

 

• Costos de demora en los pagos

Cuando el cliente se demora en pagar, la empresa incurre en costos por dicha demora, toda vez que, deberá pagar el costo de las comunicaciones recordándole que cancele su deuda, el de las demandas por vía legal, (juicio ejecutivo u ordinario), las lla­madas telefónicas, etc. La demora en el pago inmoviliza recur­sos, que se podrían haber invertido en otras alternativas de mayor rentabilidad, lo que genera un costo de oportunidad por el período transcurrido desde la fecha del vencimiento de la deuda hasta su recuperación, lapso en el que los recursos se encuentran inmovi­lizados.

 

• Costos de Cuentas de Cobranza Dudosa

Este costo, conocido también como costo de incobrables, se da cuando el cliente definitivamente no paga su deuda. En este caso, la empresa, además de los costos anteriormente mencio­nados, pierde el costo de los artículos vendidos y no pagados, debiendo además cancelar contablemente la venta efectuada. Los Beneficios de una Política de Créditos consisten en un incremento en las ventas y en las utilidades.

Gestión y políticas de cobranza

En este caso se toma en cuenta no sólo la lentitud de la cobranza, sino también en la parte de las cuentas por cobrar que no se pagan. Varias políticas de estándares de crédito incluirán estos dos factores. En todo caso la empresa determina su política global de cobros mediante la combina­ción de procedimientos de cobranza que lleva a cabo. Estos procedimientos incluyen cartas, llamadas telefónicas, visitas personales y la acción legal. Des­pués de un punto en el tiempo, a menudo 90 días de la fecha de pago, muchas empresas turnan el cobro a una empresa de cobranzas. Aquí los pagos aumen­tan a 50% de la suma cobrada. En cobros, una de las variables principales de política es la cantidad gastada por cobranza. Dentro de una escala, cuanto mayor sea el importe relativo gastado, será menor la proporción de pérdidas en cuentas malas y más corto el periodo promedio de cobranza, si todos los demás factores permanecen iguales.

Las relaciones no son lineales. Es probable que los gastos iniciales de cobranzas ocasionen poca reducción en las pérdidas por cuentas malas. Los gastos adicionales comienzan a tener efecto importante hasta cierto punto y después tienden a influir poco en la reducción adicional de estas pérdidas.

Si las ventas son independientes del esfuerzo de cobro, el nivel apropiado de gastos de cobranza incluye también aquí un compromiso: en esta ocasión entre el nivel de gasto por una parte y de la otra la reducción en el costo de las pérdidas en cuentas malas y la reducción de las cuentas por cobrar.”