Las actividades logísticas que se llevan a cabo a lo largo de los diferentes eslabones de una cadena de suministro conforman los procesos de aprovisionamiento, producción y distribución. A continuación se realiza una breve descripción de cada uno de estos procesos. Durante el aprovisionamiento se realizan tareas relacionadas a la consecución de las materias primas, insumos o partes necesarias para las plantas productoras en el caso de compañías manufactureras. Para las empresas de servicios este proceso está conformado por las actividades de adquisición de materiales requeridos para la prestación de los servicios.
En el proceso de producción se realiza la gestión de las actividades que conforman el proceso de transformación de los diversos productos. En el caso de las empresas de servicios este proceso se denomina proceso de prestación de servicios, los cuales pueden categorizarse como estandarizados, mixtos o personalizados. Los servicios estandarizados se encuentran principalmente en operaciones repetitivas y de alto volumen, sus actividades son estables en el tiempo y requieren de altos niveles de eficiencia para alcanzar una adecuada relación entre la entrega del servicio y su costo. El proceso de pago de una factura de una tarjeta de crédito en una sucursal bancaria constituye un buen ejemplo de este tipo de servicios. Los servicios
personalizados se caracterizan porque están diseñados según las especificaciones y necesidades particulares de los clientes, el precio no constituye una variable preponderante para su elección, son poco estandarizados y se requiere de mano de obra muy especializada y experta para su prestación. La realización de una cirugía es un ejemplo de este tipo de servicios. Los servicios mixtos son aquellos que por su naturaleza se encuentran en un punto intermedio entre los personalizados y los mixtos.
En el proceso de distribución se realiza el transporte y entrega de mercancía entre las plantas manufactureras y los sitios de consumo. En él se encuentra tanto el transporte primario como el transporte secundario, teniendo presente que el primario se realiza entre las fábricas y los centros de distribución y las bodegas o almacenes intermedios mientras que el transporte secundario se efectúa entre estos nodos y el cliente final. El proceso de distribución presenta una serie de actividades logísticas importantes para el almacenamiento, la manipulación y la entrega de la mercancía.
Las actividades logísticas que conforman los tres procesos antes mencionados cambian de una empresa a otra debido al tipo de producto o servicio, de la estrategia, de su estructura y de su importancia en la organización.
El Council of Supply Chain Management (2011) afirma que los componentes de un sistema típico de logística son: servicio al cliente, pronóstico de la demanda, comunicaciones de distribución, control de inventarios, manejo de materiales, procesamiento de pedidos, apoyo de partes y servicio, selección de la ubicación de fábricas y almacenamiento , compras, embalaje, manejo de bienes devueltos, eliminación de mercaderías aseguradas rescatadas y desperdicios, tráfico y transporte, almacenamiento y provisión.
Al relacionar lo anterior con cada uno de los tres procesos previamente definidos, se puede entonces señalar que el aprovisionamiento está conformado por las siguientes actividades logísticas:
- Pronóstico de la demanda de materiales.
- Administración de inventarios de materiales.
- Procesamiento de pedidos a los proveedores.
- Administración de la información con proveedores y clientes internos.
- Compras.
- Manejo de materiales.
- Almacenamiento de materiales.
- Transporte de materiales.
En el proceso de producción se encuentran, además de los procesos de transformación de las materias primas y fabricación de los productos, las siguientes actividades logísticas:
- Pronóstico de la demanda de productos terminados.
- Administración de inventarios de materiales, productos en proceso y productos terminados.
- Procesamiento de pedidos tanto al proceso de aprovisionamiento como al proceso de distribución (centros de distribución, almacenes y clientes finales).
- Administración de información con aprovisionamiento y distribución.
- Manejo de materiales, productos en proceso y productos terminados.
- Almacenamiento de materiales, productos en proceso y productos terminados.
- Transporte de materiales, productos en proceso y productos terminados.
Durante el proceso de distribución se llevan a cabo las siguientes actividades:
Administración de inventarios de productos terminados en los centros de distribución y en los almacenes nacionales, regionales y locales.
- Procesamiento de pedidos de los clientes finales.
- Administración de información de producción y de los clientes.
- Manejo de productos terminados en los diversos puntos de la red de distribución.
- Almacenamiento de productos terminados en los centros de distribución y en los almacenes.
- Transporte de productos terminados entre los centros de distribución a los almacenes y a los clientes finales.
Lo anterior permite afirmar que existen además una serie de actividades logísticas que son comunes a lo largo de los eslabones que componen una cadena de suministro:
- Administración de inventarios.
- Procesamiento de pedidos.
- Administración de información.
- Manejo de materiales y productos terminados.
- Almacenamiento de materiales, productos en proceso y productos terminados.
- Transporte y distribución de materiales, productos en proceso y productos terminados.
Por tal motivo es posible agrupar las actividades logísticas en las siguientes categorías:
- Gestión de almacenamiento.
- Gestión de inventarios.
- Gestión del transporte y de distribución de mercancía.
- Gestión de aprovisionamiento.
- Servicio al cliente.
De acuerdo con Frazelle y Sojo (2007), en la gestión de almacenamiento se llevan a cabo algunas tareas como recepción, colocación de la mercancía en las zonas de almacenamiento, preparación de pedidos, empaque y despacho al eslabón siguiente de la cadena de suministro. En la gestión de inventarios es necesario dar respuesta a la pregunta de cuántos materiales (materias primas, insumos y partes) y productos deben ser almacenados en cada eslabón de la cadena de suministro. Adicionalmente, se establecen políticas de control, se realizan estimaciones de consumos (pronósticos de demanda) y se definen la cantidad, los lugares y los puntos de almacenamientos requeridos.
En la gestión del transporte y distribución de mercancías se diseña la red de distribución y se seleccionan los medios de transporte necesarios para movilizar los materiales, los inventarios de productos en proceso y los productos terminados a lo largo de los diversos eslabones que componen la cadena de suministro de la empresa. Asimismo, se definen y se programan las rutas de reparto y los tipos de vehículos que se van a emplear, se negocian las tarifas de los fletes en aquellos casos en que se terceriza el proceso de transporte y se escogen los medios de cargue y descargue más apropiados dadas las características de los productos.
Además, es importante resaltar que en aquellos casos en que se subcontratan las actividades de reparto de mercancía debe efectuarse un proceso de evaluación continua del desempeño de los proveedores de estos servicios. Finalmente, una de las actividades que en los últimos años ha agregado valor de forma considerable en la gestión del transporte ha sido el rastreo de los despachos mediante el uso de sistemas de monitoreo satelital.
En la gestión de aprovisionamiento se realizan las compras de materiales y servicios requeridos para llevar a cabo las operaciones de la empresa, se administran los pedidos de los clientes internos y externos de la cadena de suministro y se controla la información que fluye a lo largo de ella. También se seleccionan los proveedores, se determinan las cantidades por adquirir y se establece el momento en el cual se debe comprar con el ánimo de garantizar su disponibilidad.
El servicio al cliente establece las políticas de servicio requeridas para garantizar la satisfacción de los diversos participantes de la cadena de suministro. Asimismo, pretende fijar niveles de servicio adecuados y evaluar la respuesta de los clientes a un determinado producto o servicio. Es importante destacar que esta actividad de la cadena de suministro ha adquirido una gran relevancia durante los últimos años pues constituye una fuente de retroalimentación directa del mercado a las compañías productoras de un bien o prestadoras de un servicio. Tal y como lo afirma Ballou (2004, pág. 104), “el servicio al cliente en cuanto a la logística juega un papel crítico para mantener la preferencia del cliente y debe establecerse con cuidado y proporcionarse de manera consistente si se desea que los clientes permanezcan leales a sus proveedores”.
Este proceso de la administración y planeación de la cadena de suministro involucra variables tales como el tiempo de respuesta, la variedad y disponibilidad de productos, el reconocimiento de patrones de compra y la confiabilidad en el proceso distribución (Chopra & Meindl, 2008): todas ellas críticas de cara al cliente.
Para alcanzar una exitosa gestión de la cadena de suministro, la logística se apoya en una serie de principios fundamentales que le permiten generar ventajas competitivas: se trata del aplazamiento o postergación (postponement), la consolidación y la estandarización. A continuación se presentará una breve descripción de cada uno de ellos.
Principios de la logística
Ante los crecientes requerimientos en términos de flexibilidad, diferenciación y capacidad de respuesta en muchos sectores, el aplazamiento o postergación se ha convertido en una poderosa herramienta para facilitar el manejo de una cadena de suministro cada vez más compleja en términos de componentes, inventarios, tiempos y participantes mediante el retraso de la personalización del bien durante la mayor cantidad de eslabones posible a lo largo de la cadena.
Para Bowersox, Closs y Cooper (2007) son comunes dos tipos de postergación: la de fabricación y la geográfica o logística. Estos autores consideran que el aplazamiento de fabricación tiene como meta operativa mantener los productos en un estado neutral o no comprometido el mayor tiempo posible. La idea del aplazamiento es fabricar un producto estándar o base en cantidades suficientes para alcanzar economías de escala, al mismo tiempo que se difiere la finalización de las características hasta que se confirme el compromiso del cliente (Bowersox, Closs, & Cooper, 2007, pág. 13).
Algunos fabricantes de pintura, por ejemplo, sacan ventaja de este concepto puesto que a partir de una gama de colores estándar logran generar una inmensa variedad de productos que permiten cumplir con las necesidades específicas de cada cliente.
El aplazamiento geográfico por su parte busca “fabricar y almacenar un inventario de línea completa en uno o varios lugares estratégicos. El despliegue del inventario de envíos se pospone hasta que se reciben pedidos del cliente” (Bowersox, Closs, & Cooper, 2007, pág. 14). Algunas empresas del sector automotriz almacenan sus inventarios de repuestos críticos en un centro de distribución principal de forma tal que puedan garantizar disponibilidad a todos los clientes posibles. Así, a la vez que se reducen costos de inventarios al no tener que enviar y mantener piezas costosas y de baja rotación a bodegas satélite, se hace un excelente aprovechamiento de este principio.
Anteriormente se dijo que las actividades logísticas se realizan a lo largo de los procesos de aprovisionamiento, producción y distribución. Por lo tanto, se podría afirmar que, al igual que en los procesos de producción y distribución, la postergación o aplazamiento podría llevarse a cabo durante el aprovisionamiento mediante el retraso de las compras y del suministro hasta que se conozcan con exactitud las necesidades específicas por parte del proceso productivo. Autores como Chopra y Meindl (2008) afirman que el aplazamiento es una capacidad de la cadena de suministro para postergar la personalización del bien hasta que este se encuentre lo más próximo posible al proceso de venta.
El principio de la consolidación constituye otro punto importante de apoyo para la gestión logística pues permite que a través del agrupamiento de envíos pequeños se genere uno de mayor tamaño. Lo anterior podría verse representado en importantes economías de escala en cifras fijas y variables, lo cual se traduciría en ahorros significativos para la organización. Tal y como lo afirma Ballou (2004, pág. 52), la consolidación “es una poderosa fuerza económica en la planeación estratégica y es resultado de las sustanciales economías de escala que se presentan en la estructura costotarifa de transporte”.
En este punto se debe prestar atención a la relación costo-servicio ya que la búsqueda de ahorros económicos mediante la consolidación puede traer consecuencias adversas en el nivel de servicio al cliente como resultado de un posible incremento en los tiempos de entrega. Las empresas de paqueteo utilizan las ventajas de la consolidación para llegar a zonas donde, por su lejanía o dificultad de acceso, resultaría bastante costoso ingresar. En este caso generan envíos programados con determinadas frecuencias, lo cual tiene como propósito consolidar la mayor carga posible y obtener así economías de escala en los rubros asociados a la distribución y el transporte.
Las condiciones actuales de mercado generan en muchos sectores económicos la necesidad de suministrar a los clientes no solo disponibilidad, sino una alta variedad de productos. El principio de estandarización permite a los administradores de la cadena de suministro generar ventajas importantes en la consecución de estos objetivos sin incurrir en indeseados incrementos de inventarios en todos los eslabones pertenecientes a la cadena. El uso de componentes estándar para una gran cantidad de referencias o productos, sumado a las acciones de postergación o aplazamiento, las partes intercambiables y los principios de modularidad, se convierte en herramienta fundamental para lograr suministrar una mayor variedad de portafolio. Por ejemplo, los fabricantes de muebles modulares generan una significativa cantidad de variaciones en sus productos a partir de partes estándar que pueden ser utilizadas en el ensamble de diversas referencias.