AUTOMATIZACIÓN DE LA FUERZA DE VENTAS: USO DEL SOFTWARE
Blanchard, Ken. (2005). En su análisis comprueba que: “el equivalente de una prueba “beta” que los proveedores de software realizan cuando permiten a los usuarios “líderes” probar nuevas versiones del programa. Un gerente de ventas puede continuar las corridas de prueba y ajustar el sistema hasta que esté listo para su introducción general. Este método reduce el desperdicio y la resistencia de los vendedores que podrían darse si se implantara un sistema no probado en toda la fuerza de ventas. (Pág. 247). También proporciona información que se puede utilizar en la capacitación de los vendedores en el uso del sistema.
• Desarrollar y probar un prototipo del sistema La experimentación es un acercamiento básico al aprendizaje. En la planeación de un sistema de automatización de la fuerza de ventas, el gerente de ventas puede aprender a optimizar el sistema si lo utiliza en forma experimental. Esto significa desarrollar un sistema prototipo limitado para abarcar cierto número de usuarios. En una corrida de prueba del sistema prototipo, acompañada de la observación cuidadosa y el análisis del mismo por parte de los usuarios, es posible identificar las oportunidades para mejorarlo.
• Capacitar a los vendedores Resulta fácil para los gerentes de ventas descuidar la capacitación en la automatización de la fuerza de ventas. El equipo y el software suponen gastos importantes, lo cual puede despertar la resistencia de la alta dirección. El equipo y el software son tangibles, mientras que el valor de un intangible como la capacitación es difícil de visualizar; además, puede costar entre una y tres veces más que el sistema de automatización.” Dado que la capacitación de los vendedores puede sacarlos del campo, esto añade un costo de oportunidad de ventas perdidas al proyecto.
• Reforzar el uso de vendedores La gente tiende a conservar o prolongar sus comportamientos anteriores y nada más repiten uno nuevo cuando hay alguna recompensa. La simple instalación de un sistema de automatización de la fuerza de ventas y la correspondiente capacitación de los vendedores no garantiza su uso a largo plazo. La vieja manera de hacer las cosas es más cómoda (y parece más productiva) para muchos vendedores. Si bien los beneficios del cambio (y los comportamientos que se necesitan) pueden demostrarse en la etapa de capacitación, el “refrescamiento” del comportamiento deseado no se dará sin un programa de reforzamiento diseñado con cuidado.
AUTOMATIZACIÓN DE LAS VENTAS: LA BASE DE DATOS Y LA GENERACIÓN DE PROSPECTOS
En cada nivel equipo de ventas, empresa y entre empresas, diversos factores se oponen a la integración de las ventas y el servicio. Los individuos, departamentos y compañías buscan desarrollar objetivos personales. Estas metas de subunidad también pueden alejarse de lo óptimo, puesto que no contribuyen tanto como pudieran a la organización. Además, al igual que cada vendedor, los grupos desarrollan estilos de operación que consideran satisfactorios para la colectividad. La modificación de dichos estilos en los grupos resulta incluso más difícil que con los vendedores, ya que supone modificar patrones individuales de trabajo, así como la interacción entre las personas.
Según David Hughes; Daryl McKee; Charles H, Singler. (2004) “Otra razón por la cual la automatización de las ventas y del servicio a nivel grupal es un fuerte potencial de ventajas es el valor que añade a través del incremento de los ingresos por cliente y la reducción de los costos de operación. Estas ventajas se dan a través de factores como la reducción de la duración del ciclo y el aumento de la capacidad de adaptación, eficiencia y calidad”. (pág. 385)
Por su importancia, a continuación se describen algunos de los beneficios más importantes de dicho seguimiento in office:
• Reducción del tiempo o duración del ciclo Es el tiempo requerido para terminar un proceso. Por ejemplo, en el caso de los productos este ciclo vital se ha acortado cada vez más. Cada marca nueva tiene un “ciclo de vida” más corto, sobre todo en las industrias de alta tecnología. De acuerdo con un estudio de consultaría de McKinsey & Company, es más provechoso desarrollar los productos a tiempo pero sustancialmente por encima del presupuesto, que respetarlo y sacar el producto bastante después.” De la misma manera que se ha vuelto cada vez más provechoso comprimir los ciclos de desarrollo de los productos, también es cada vez más atractivo comprimir los ciclos de ventas y servicio. La automatización de éstos acelera el proceso, pues elimina la duplicación de las operaciones y permite su estandarización. Al acelerar el ciclo de ventas y servicio, también se obtienen diversas ventajas esenciales.
• Mayor capacidad de adaptación Al aumentar la globalización, la competencia y los adelantos tecnológicos, las empresas se ven más forzadas a adaptarse al cambio. La capacidad de adaptación se refiere a la habilidad de una organización para anticipar y adaptarse a las necesidades y deseos cambiantes de los clientes. En el proceso de ventas y servicio denota la capacidad de cambiar elementos del proceso, comenzando con la prospección y terminando con la entrega y el servicio a una venta terminada. La separación de funciones dentro de una organización es un factor fundamental que limita la capacidad de adaptación.
• Mayor eficiencia La automatización de las actividades de ventas en el grupo o entre éstos puede aumentar la eficiencia:
1. al sustituir la mano de obra, de mayor costo, con una máquina;
2. al suprimir la duplicación -mediante la consolidación de las bases de datos de ventas y servicio;
3. al elaborar en el sitio las configuraciones de productos y precios como en la preparación de propuestas por computadora;
4. al reducir el tiempo de espera, y
5. al acelerar la velocidad del intercambio de información.
• Mejor calidad La calidad es adaptarse a las expectativas del cliente. Es importante en las ventas y en los productos y servicios. En el proceso de ventas y servicio significa visitar los prospectos adecuados, realizar presentaciones ricas en información que documenten los beneficios para el cliente, confirmar el paquete de productos y precios para que se ajuste a las necesidades de éste, entregar en el momento adecuado y dar servicio con rapidez y profesionalismo.
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