Después de establecer las condiciones de ventas que se ofrecen, la empresa tiene que evaluar a los solicitantes de crédito y tomar en cuenta las posibilidades de una cuenta mala o de pagos lentos. El procedimiento de evaluación de crédito incluye tres pasos relacionados: obtener información sobre el solicitante, analizarla para determinar el nivel del crédito y tomar la decisión. A su vez esta decisión establece si debe concederse y cuál será su importe máximo.
FUENTES DE INFORMACIÓN
Diversas fuentes brindan información de crédito; pero para algunas cuentas, en particular las pequeñas, el costo de obtenerla puede sobrepasar la rentabilidad potencial de la cuenta. La empresa que concede el crédito puede verse obligada a basar su decisión en escasa información. Además del costo, tiene que tomar en cuenta el tiempo que se necesita para investigar una solicitud. El embarque a un posible cliente no se puede demorar en forma innecesaria, por una investigación muy detallada. Por tanto, es necesario considerar la cantidad de información recopilada respecto al tiempo y gasto requerido. De acuerdo con estas consideraciones, el analista de crédito puede utilizar una o más de las siguientes fuentes de información.
- Estado financiero. Al momento de la posible venta, el vendedor puede solicitar un estado financiero, una de las fuentes más adecuadas de información para el análisis de crédito. Con frecuencia existe una correlación entre la negativa de la empresa a entregar un estado y una débil posición financiera. Son preferibles los estados auditados; siempre que sea posible es útil obtener estados intermedios o provisionales además de las cantidades a fin de año, en particular en el caso de empresas que tengan patrones de ventas estacionales.
- Clasificación de crédito e informes. Además de los estados financieros varias empresas mercantiles ofrecen clasificaciones de crédito. Estas empresas dan más amplia información; brindan clasificaciones de créditos a sus suscriptores para un amplio número de empresas comerciales de todo el país. Estas empresas dan al analista de crédito una indicación del tamaño estimado del capital contable y una evaluación de crédito de las empresas de un tamaño en particular, que van desde “alto” hasta “limitado”. También señalan cuando la información disponible es insuficiente para brindar una clasificación de determinado negocio. Además de su servicio de clasificaciones, estas empresas suministran informes de crédito que contienen una breve historia de la empresa y sus principales funcionarios, la naturaleza del negocio, cierta información financiera y una comprobación comercial de los proveedores (la duración de su experiencia con la empresa y si ésta hace sus pagos con descuentos, a su debido tiempo o con retraso). La calidad de los informes varian según los datos disponibles de fuentes externas y el deseo de la empresa investigada de cooperar con el investigador. También puede accesarse al informe a través de una terminal de computadora si se desea.
- Información bancaria. Otra fuente de información para la empresa es la comprobación de crédito a través de un banco. Muchos bancos tienen grandes departamentos de crédito que llevan a cabo verificaciones Crediticias como un servicio a sus clientes. Mediante una visita o una carta al banco en el cual el solicitante tiene cuenta, el banco de la empresa, puede obtener información sobre el saldo promedio de efectivo que mantiene; los arreglos de préstamos, la experiencia y en ocasiones, la información financiera. Como los bancos están más dispuestos a compartir información entre sí que con alguien que se lo pida en forma directa, es mejor que la empresa inicie la comprobación de créditos través de su propio banco.
- Información comercial. Con frecuencia las empresas que venden al mismo cliente intercambian información de crédito. A través de diversas organizaciones de crédito, el personal de crédito de un área en particular tienen relaciones muy estrechas. Una empresa puede preguntar a otros proveedores sobre sus experiencias con determinada empresa. Entre la información útil figuran: tiempo que llevan de trabajar con este cliente, el crédito máximo concedido, el importe de la línea de Crédito y si los pagos son puntuales o lentos.
- Experiencia de la propia empresa. El estudio de la prontitud de los pagos en el pasado, incluidos los patrones estacionales, es muy útil. Con frecuencia el departamento de crédito hace evaluaciones por escrito sobre la calidad de la administración de una empresa a la que se le podría extender crédito. Estas evaluaciones son muy importantes porque se relacionan con la primera de las famosas “cuatro C” del crédito: carácter, colateral, capital, capacidad. La persona que realizó la venta a un prospecto puede hacer comentarios útiles de la administración y de las operaciones. Es necesario interpretar esta información con precaución, pues el vendedor tiene inclinación natural a otorgar crédito y lograr la venta.
- Importancia del enfoque sistemático. No existe sustituto para la congruencia en los créditos y los procedimientos de cobro en las empresas. Con una orientación sistemática, se pone límite a la tendencia humana de apropiarse de las ventas, cuando se presentan problemas de cobro.