Vásquez (1987) acerca del sistema de cobranza: “La situación de las cuentas por cobrar con respecto a los gravámenes de cualquier tipo que recaigan sobre ellas, así como las restricciones que tengan, debe quedar claramente establecido en el Balance General, o en las notas a los Estados Financieros por estar condicionadas a su recuperabilidad a terminaciones de obras o de servicios”.

 

Podemos decir también que el sistema de cobranza cumple una función muy importante pues por sobre todas las cosas tiene que estar reflejado en los Estados Financieros, como se ve en las cuentas por cobrar del Balance General. Valga decir también, que el sistema contable permite de cierta forma que las tomas de decisiones que se hagan a futuro, sean las mejores y se tenga el menor margen de error posible.

 

Las cuentas por cobrar a clientes representan la suma de dinero que corresponde a la venta de mercancías, o la prestación de servicios a crédito a un cliente. La cuenta por cobrar llamada funcionarios y empleados son partidas por cobrar originadas por préstamos a funcionarios de la compañía. El interés acumulado sobre documentos por cobrar y los anticipos a empleados se registran por separado como ¨ Intereses por cobrar ¨. De los varios tipos de partidas por cobrar que existen, las dos más conocidas son los documentos por cobrar y los clientes.

 

La empresa determina su política global de cobros mediante la combinación de procedimientos de cobranza que lleva a cabo. Estos procedimientos incluyen cartas, llamadas telefónicas, visitas personales y la acción legal. Después de un punto en el tiempo, a menudo 90 días de la fecha de pago, muchas empresas turnan el cobro a una empresa de cobranzas. Aquí los pagos aumentan a 50% de la suma cobrada. En cobros, una de las variables principales de política es la cantidad gastada por cobranza. Dentro de una escala, cuanto mayor sea el importe relativo gastado, será menor la proporción de pérdidas en cuentas malas y más corto el periodo promedio de cobranza, si todos los demás factores permanecen iguales.

 

Las relaciones no son lineales. Es probable que los gastos iniciales de cobranzas ocasionen poca reducción en las pérdidas por cuentas malas. Los gastos adicionales comienzan a tener efecto importante hasta cierto punto y después tienden a influir poco en la reducción adicional de estas pérdidas.

 

Según MARÍN (2004), nos dice acerca de cobranza en general: “En general las operaciones de crédito y de cobranza, deben de tener dentro de la empresa una adecuada ubicación que los permita desarrollar sus actividades dentro de parámetros de mayor eficiencia y eficacia funcional que garantice su gestión especializada”.

 

Nosotros podemos ver que dentro de la gestión de las empresas debemos encontrar una buena organización en cuanto a los créditos y cobranzas, pues mediante ello se puede desarrollar todas las actividades que permitan el avance de la institución con eficiencia y eficacia, esto garantizaría el orden y la mejora continua.

 

Podemos ver que la práctica de la cobranza puede ser llevada a cabo por una persona en nombre de la empresa que brinda el servicio en cuestión, o en su defecto a la cual se le haya comprado un producto, o bien estar ejercida por una entidad bancaria, lo que se conoce popularmente como cobranza bancaria.

 

Se aprecia que quien se encarga de llevar a cabo la cobranza se llama cobrador y una vez identificado con la ropa de la empresa o bien con alguna credencial oficial emitida por la empresa que representa, realiza lo que se llama una recorrida por aquellos lugares previamente asignados en los cuales se hará efectivo el pago, ya sea en efectivo, a través de un cheque o en la forma de pago que se haya establecido cuando se hizo el acuerdo.

 

En lo referente a las cobranzas Marín (2004), nos dice: “Ejerce una eficiente y efectiva Gestión de las cobranzas a nivel institucional. Proponer políticas e implementar el Sistema y procedimientos de cobranzas. Dinamizar la gestión de cobranzas compatibilizadas con el Planeamiento Financiero de la empresa. Armonizar la Gestión de cobranzas con la de créditos, para lograr una adecuada y eficiente gestión en concordancia con los fines institucionales”.

 

Podemos tener un sistema de cobranzas de acuerdo a las políticas de gestión de una determinada empresa de publicidad, es decir armonizar con todos los elementos y áreas, de la parte administrativa, lo cual ayudara al llevar determinados acuerdos que generarán el ingreso inmediato del efectivo.

 

Generalmente, los conflictos por el choque de racionalidades impiden el crecimiento de la empresa, e incluso su mantenimiento a través del tiempo. Las cuentas por cobrar representan el crédito que concede la empresa a sus clientes con una cuenta abierta. Para conservar los clientes y atraer nueva clientela, la mayoría de las empresas encuentran que es necesario ofrecer crédito.

 

Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen condiciones de crédito que estipulan el pago en un número determinado de días. Sin duda otro elemento clave en la cobranza es la “Estrategia”, así es, la cobranza como toda actividad táctica requiere de una planeación y organización previa que garantice al máximo el resultado satisfactorio, los resultados exitosos nunca son producto de la casualidad, detrás de ellos están entre otras cosas, el diseño oportuno de todo un sistema que garantice que las cosas se harán solo de un modo, “del Mejor” y por supuesto que estarán a cargo de la gente más capaz.

 

Según MARÍN (2004) La Vigilancia de Cuentas por Cobrar: “Una advertencia temprana y confiable del deterioro de las cuentas por cobrar puede permitirse tomar medidas para evitar que empeoren. Por otro lado, una indicación temprana y confiable de una mayoría en la dualidad de las cuentas por cobrar pondría en espera a la empresa ser más agresivas en sus políticas de cuentas por cobrar”.

 

Nosotros apreciamos que toda empresa debe estar en una constante supervisión de las cuentas por cobrar pues, cualquier error dentro de ellas daría pie al deterioro de gestión.

 

Es importante tener en cuenta en este concepto, que ninguna empresa puede subsistir si no posee algún tipo de beneficio, por lo que siempre se debe mantener un cierto nivel de competencia con las otras empresas. Nos damos cuenta que para el desarrollo de una correcta administración de la función de cobro en una empresa, es necesario contar con una estrategia clara y bien definida que nos permita hacer frente a las posibles causas de un retraso en pago, pero también a tomar acciones concretas cuando se presentan a fin de que estas no se repitan. Veamos siempre el tipo de cliente al que se va a analizar: Esto definirá en buena medida el tipo de información que podría requerir pues no se obtiene la misma información de una persona física que de una persona moral.

 

Según ANDERSON – SWEENEY (2005), nos dice lo siguiente: “De manera electrónica mediante un software puede llevarse a cabo un cobro y empuje diario a los morosos para que hagan sus pagos. En las pantallas de control del software pueden verse los códigos y todos los compromisos diseccionados, de los clientes para así saber cómo va su fraccionamiento, si su deuda es antigua o reciente”.

 

Podemos tener en cuenta que dentro de toda organización tiene que haber un programa que se encargue de deducir las deudas que se tiene por parte de los clientes como también que nos alerte los cobros que están en vencimiento, eso por un lado ayudaría al crecimiento de la empresa, pues se estaría modernizando con la ayuda virtual. Un problema frecuente en la cobranza se da al otorgar un crédito a una empresa o persona que en principio no debería de haberlo recibido, por no ofrecer las garantías o cualidades de solvencia moral y económica necesarias para ello, es impresionante la cantidad de negocios que basan sus decisiones únicamente en corazonadas o en una muy limitada visión de los potenciales riesgos, sin buscar a fondo un método para calcular la probabilidad real de pago a partir del estudio de los antecedentes o finanzas del eventual comprador.

 

Según MOYER – MC GUIMAN – KRELTOW (2000) nos dice: “Las políticas de Cobranzas son métodos que una empresa utiliza para atentar el cobro de las cuentas que están por vencerse…”.

 

En realidad y en teoría, la cobranza no debería existir. En efecto: si todos los clientes, a quienes se les ha otorgado crédito, cumplieran oportunamente con el compromiso de pagar, no sería necesario cobrar. La realidad es muy diferente: son numerosos los casos en que las cuentas son dejadas de pagar unas veces por circunstancias ajenas al cliente, otras por culpa de éste y otras, en fin. Por la honestidad de algunos. En todos estos casos se hace necesaria la cobranza.

 

Apreciamos que el objetivo que debe inspirar toda política de cobranza debe ser que no sea necesario cobrar, pero naturalmente es muy difícil que se logre sin embargo este objetivo será satisfecho en mayor o menor grado según los que la empresa esté haciendo para este fin. Puede tenerse en cuenta que la empresa otorgue el máximo de crédito con una rápida, segura y económica recuperación. El desarrollo del plan de negocios en la creación de una nueva empresa es sin duda el punto medular que determinará en buena medida el éxito o el fracaso del mismo, muchos son los factores a considerar dentro de su desarrollo, primordialmente los económicos y de mercado, pero? al hablar del tema de ingresos potenciales o del análisis FODA, normalmente hablamos de los números dando por hecho que todo el dinero que se facture ha de ser cobrado en tiempo y forma, que las debilidades o amenazas vendrán siempre de factores más o menos predecibles como la competencia o el propio mercado

 

Habiendo determinado el Gerente Financiero, que el objetivo de la Política de Crédito es promover las ventas e incrementar las utilidades, deberá analizar a continuación cuáles son aquellos costos marginales, incrementales o adicionales del crédito, así como los beneficios. Los Costos principales del crédito son los de cobranza, financiamiento, demora en los pagos y de Incobrables, o Cuentas de Cobranza Dudosa.

 

• Costos de Cobranza

Cuando una empresa, vende sus productos al contado, no incurre en costos de cobranza, mas, si adopta la política de otorgar créditos a sus clientes en espera de incrementar las ventas y las utilidades incurrirá necesariamente en Costos de Cobranza, esta situación obliga a acondicionar un Departamento de Crédito, con un ejecutivo al frente, ayudantes, etc.; conseguir fuentes de información en torno a los clientes, que le ayuden a tomar decisiones; gastar en mantener una oficina, uso de un computador, etc. En el caso de una empresa que siempre ha otorgado créditos, este costo se encuentra dentro del costo variable por unidad, ya que un incremento en ventas aumenta las Cuentas por Cobrar y con ello, los costos de cobranza, que si bien sufren un aumento, no es proporcional a las ventas, considerándose entonces los costos de cobranza como un costo semi-variable o semi-fijo. La parte fija de este costo semifijo es constante, cualquiera sea el número de días en que la cuenta per­manece sin cobrar, ya que se efectuarán sólo una vez, el primer día.

 

• El Costo de Financiamiento

Los costos de financiamiento denominados también Costos de Capital, se dan cuando una empresa toma la decisión de otorgar créditos, debiendo, por lo tanto, financiar dicha inversión puesto que la empresa tiene que pagar al personal que produce, a los proveedores de insumos, al personal que administra la empresa, así corno al personal que vende los productos, hasta que el cliente cancele su deuda. El Gerente Financiero deberá pues obtener recursos externos e internos, los cuales tienen muchas veces un costo elevado, pero así cumplirá con cancelar sus deudas, mientras espera el pago de los clientes. Los costos de financiamiento aumentan, mientras perma­nezca las cuentas más tiempo sin cobrar, ya que la empresa debe pagar intereses por cada día transcurrido.

 

• Costos de demora en los pagos

Cuando el cliente se demora en pagar, la empresa incurre en costos por dicha demora, toda vez que, deberá pagar el costo de las comunicaciones recordándole que cancele su deuda, el de las demandas por vía legal, (juicio ejecutivo u ordinario), las lla­madas telefónicas, etc. La demora en el pago inmoviliza recur­sos, que se podrían haber invertido en otras alternativas de mayor rentabilidad, lo que genera un costo de oportunidad por el período transcurrido desde la fecha del vencimiento de la deuda hasta su recuperación, lapso en el que los recursos se encuentran inmovi­lizados.

 

• Costos de Cuentas de Cobranza Dudosa

Este costo, conocido también como costo de incobrables, se da cuando el cliente definitivamente no paga su deuda. En este caso, la empresa, además de los costos anteriormente mencio­nados, pierde el costo de los artículos vendidos y no pagados, debiendo además cancelar contablemente la venta efectuada. Los Beneficios de una Política de Créditos consisten en un incremento en las ventas y en las utilidades.