Según Maron y Ithaka (2014) “debido al gran volumen de información que existe en toda organización, se hace imprescindible una forma o recurso para centralizar y proteger los archivos, tanto en medio físico como electrónico. Una vez organizada y almacenada la información, se deben definir los mecanismos necesarios para su rápida y sencilla localización”.

 

La importancia que se le atribuye a la gestión documental repercute directamente en la fluidez y precisión con la que se puede hacer frente prácticamente a todos los asuntos relacionados con el desarrollo de proyectos, de procesos y de funciones, así como con la instalación y operación de sistemas y la definición de procedimientos relacionados con efectiva prestación de servicios o venta de productos.

 

Según McGovern y Skinner (2012) “un documento es la herramienta o medio de comunicación impreso a través de un instrumento de reproducción grafica o plasmado en un formato electrónico, que por lo general contiene información fija escrita y espacio para información variable. En el momento que una forma se completa se convierte en un documento. De acuerdo con el tipo de información y grado de dificultad para su llenado, pueden integrar o acompañarse de un instructivo”.

 

El documento es el vehículo de transmisión de datos e información organizacional más sencilla, claro y funcional, toda vez que permite ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos físicos o electrónicos. Además, normativamente, cumplen con la finalidad de constituir-se en una fuente de consulta para efectos legales y/o administrativos

 

Según Franklin (2014) “El propósito de un documento es: Contar con los formatos adecuados en función de las necesidades de la organización, identificar y proteger información vital,  mejorar la gestión de los procesos y de los procedimientos, contribuir a racionalizar las cargas de trabajo, administrar efectivamente los recursos y sistemas destinados al manejo de la información de la entidad. Interrelacionar correctamente la gestión documental con la estructura organizacional y evaluar la gestión documental de la organización”.

 

La gestión documental forma parte de la estrategia para administrar los recursos de información en una organización.

 

Peterson (2013) menciona que “por su naturaleza, el punto de partida radica en el enfoque clásico para manejar la documentación que constituye la plataforma de las operaciones que día con día afronta una organización, cuyo registro se centra en sus competencias centrales, estructura, sector de actividad, giro industrial, tamaño, número de empleados, relaciones de coordinación, nivel de desarrollo tecnológico, sistemas de comunicación e información, trato a clientes (internos y externos), generación de bienes, servicios, capital y conocimiento y gestión de la calidad”.

 

Esta disposición obedece a que sea cual sea la forma de establecer el formato para emplear los recursos documentales deben utilizarse respetando la secuencia de datos, instrucciones, forma de llenado, tipo de datos (fijos o variables), utilización de columnas, renglones, cuadros, casillas y bloques; además, debe mantenerse la unidad, claridad, agrupación, jerarquización, saturación, movimiento, ritmo e imagen residual.

 

Según Phillips y otros (2013) “Las alternativas para su elaboración incluyen algunos procesos que se consideran “tradicionales”, los cuales tienden a utilizarse con menos frecuencia, pero que, por costumbre, confianza y costo, son aún un recurso por el que optan muchas instancias”.

 

Como parte fundamental del manejo y tratamiento de la información es conveniente disponer de un enfoque digital, pues este recurso aumenta la calidad de los datos, depurándolos y confirmándolos automáticamente, puede exportarlos hacia distintas bases de datos o aplicaciones, analizar comparativamente los reconocimientos que se hagan y administrar puntualmente las imágenes y documentos.

 

Barton y Waters (2004) “En toda organización se requiere de documentos y archivos para comunicar, almacenar y preservar la información. La gestión documental de los archivos en papel y de los archivos electrónicos es clave en la búsqueda del éxito en mercados cada vez más competitivos”.

Además, la necesidad de control en el acceso a los datos, su monitorización y su evaluación, hacen imprescindible la existencia de un medio que centralice y proteja los archivos, tanto en medio físico como electrónico.

 

Según Bel (2012) “Aún más, hace posible la digitalización y captura masiva de formatos, cuestionarios, formularios, encuestas o imágenes, y permite limpiar y confirmar datos automáticamente por medio de reglas de negocio y validaciones en bases de datos, lo que se refleja en resultados como los siguientes”:

1. Reduce los costos de captura manual.
2. Mejora los tiempos de procesamiento.
3. Aumenta la calidad de los datos.
4. Incrementa la productividad.
5. Acelera el manejo de documentos (almacenamiento y acceso).
6. Potencia las inversiones en sistemas.
7. Establece un puente entre contenidos de la web y los sistemas de gestión documental.
8. Sistema de gestión de contenido orientado a la web.
9. Permite escalar la gestión de los datos.

 

Según Ribera y otros (2012) “el software para crear formatos, comprende programas en los cuales se puede construir una gran variedad de formatos. En sí, existen programas que solo generan la parte gráfica, otros que manejan la parte gráfica y la unifican con información, otros más que se constituyen como herramientas de trabajo para simplificar la gestión documental y agilizar los procesos de toma de decisiones”.

 

Según Brown (2013) “Existen programas más comunes para generar formatos. Estas herramientas son las más utilizadas por distintas profesiones debido a su sencillo manejo y porque son estandarizadas a nivel mundial en distintas plataformas”.

 

Microsoft Excel: Esta herramienta se popularizó a lo largo de los años y se convirtió en el estándar de muchas empresas, debido a las diversas posibilidades de generar hojas de cálculo. Excel nos brinda una interfaz enfocada en el manejo de hojas de cálculo mediante celdas que se organizan en filas y columnas, donde se puede ingresar información alfanumérica para combinarla junto con fórmulas con referencias relativas, absolutas o mixtas. Deegan (2006) menciona que “la funcionalidad de este programa permite construir diversos formatos en una diversa capacidad gráfica, lo que permite generar muchas aplicaciones para gestionar listas o bases de datos, así como ordenar y filtrar información”.

 

Acrobat X Pro: Herramienta muy útil para crear formularios, formatos y documentos administrativos, pues permite elaborar formatos con espacios vacíos para rellenar a través de los parámetros previamente establecidos, los cuales pueden ser editables o no. Hitchcock (2007) menciona que “además, los archivos pueden abrirse en cualquier PC que tenga instalado Acrobat Reader. Actualmente los formatos PDF generados por esta aplicación son muy comunes y son utilizados por usuarios de distintos rubros”.

 

Microsoft Access: Desarrollado para el manejo de base de datos, este programa ayuda al usuario a recopilar información a medida de las necesidades, lo que permite administrar eficientemente y hacer un seguimiento constante de los datos. Labastida (2008) menciona que “en este programa se pueden generar desde tablas, tabuladores, búsqueda de datos, informes para revisar o imprimir y hasta actualizar la base de datos vía internet o intranet. Así pues, se pueden crear formatos con un diseño específico para el manejo integral de la información”.

 

Microsoft Word: Uno de los programas más usados a nivel mundial por la mayoría de los usuarios, con un flujo de trabajo que se ha estandarizado en diversas plataformas. Harvey (2011) afirma que “Es un procesador de texto, pero permite generar formatos a través de diversas aplicaciones, desde diseños preestablecidos de página, hasta el manejo de ortografía e inserciones de tablas y gráficos”.

 

Microsoft Power Point: Daintith (2004) afirma que “a pesar que es un programa cuyo objetivo primordial es generar presentaciones, tiene herramientas propias de la suit de Office que podrían usarse para elaborar formas, pero no es una opción adecuada para trabajarlas con eficacia”.

 

Apache OpenOffice: Este software de uso libre fue inspirado en la suit de Office al grado que su flujo de trabajo es muy similar y cualquier persona que haya trabajado en la opción de Microsoft podrá usarlo sin mayor problema. Lee (2014) menciona que “consta de herramientas como procesador de texto, hoja de cálculo, gestor de base de datos, creación de ecuaciones y formulas, creación de presentaciones y generador de gráficos”.

 

Es una buena opción para trabajar formes debido a los alcances que tienen sus aplicaciones y las combinaciones que permite realizar, con la ventaja de que tiene un costos insignificante.

 

Según Rosenthal y Vargas (2013) “los programas para generar formatos gráficos  permiten crear una gran variedad de formatos usando imágenes, colores, graficas, números; sin embargo, no es posible programar datos para un uso más eficiente de la información”.

 

Cabe destacar que estos programas necesitan un mayor nivel de instrucción y son comúnmente usados por diseñadores gráficos

 

Photoshop: Es un software que cubre distintas áreas, las cuales van desde el arte, la fotografía, la ilustración, hasta el diseño de formatos. Rosenthal y otros (2012) menciona que “este poderoso programa cuenta con gran diversidad de herramientas para plasmar cualquier formato, ya que se pueden controlar distintos aspectos, desde el tamaño, la resolución, la distribución de los elementos, el color, imágenes, además que permite salvar los resultados finales en distintos formatos para sus aplicaciones directamente en ordenadores de distintas plataformas como impresos”.

 

Ilustrator: Esta herramienta se caracteriza por generar imágenes a través de vectores, lo que significa que el resultado final puede imprimirse en distintos tamaños y que ello no deteriorara la calidad de imagen. Rothenberg (1999) menciona que “dadas sus especificaciones, pueden generarse formatos de manera óptima y conforme las especificaciones requeridas de la empresa y se pueden salvar en distintas terminaciones para su implementación impresa o digital”.

 

Corel Draw: Según Rothenberg (1998) menciona que “los resultados de este programa son muy similares a los que ofrece llustrator, pero el nivel de flujo de trabajo llega a ser muy distinto, ya que puede ser más técnico y lineal para manejar recursos, pero al final, permite obtener trabajos de calidad al nivel de este último”.

 

In Design: Otro programa más de la paquetería que ofrece la compañía Adobe. Schumacher y otros (2014) menciona que “la característica principal de esta herramienta es que está diseñada para manejar formatos escritos, ya sea un simple folleto, un tríptico, un catálogo o un libro”. Tiene diversos recursos para el manejo de las tipografías y los párrafos, lo que permite ajustar la distribución de los elementos a desarrollar con total libertad y exportar los resulta dos a distintos medios.

 

QuarkXPress: Es un programa de diseño con interfaz gráfica para, primordialmente, trabajar textos. Schultz (2010) afirma que “tanto los textos como los gráficos son tratados como elementos distintos (cajas de texto y cajas de gráficos)”. Ambos tipos son transformables en una multitud de maneras que permite al usuario generar toda clase de formatos.

 

Según Björnshauge (2003) “Los programas para poder generar formatos para la red, con los cuales es posible generar elementos que podemos combinar con programación para hacerlos interactivos a través de sitios web. Cabe destacar que estos programas necesitan un mayor nivel de instrucción y son comúnmente usados por diseñadores gráficos”.

 

Adobe Flash: Se ocupa principalmente para generar páginas web, presentaciones y animaciones. Sheldon (2013) menciona que “sin embargo, se pueden elaborar formatos para subir a la red pare generar una comunicación con todo el que visite una página en línea, ya que es posible programar que la información que ingresen los usuarios sea enviada al servidor de la empresa”.

 

Adobe Dreamweaver: Schultz y Zierau (2013) menciona que “este programa se especializa, principalmente, en generar y administrar páginas web, por lo que se pueden subir formatos a través de esta útil herramienta y darle los lineamientos adecuados para generar una forma de contacto entre empresa y usuarios”.

 

Adobe Firewoks: Esta herramienta se utiliza primordialmente para diseñar y generar prototipos de interfaces de sitios web, móviles y aplicaciones de forma rápida, así como para optimizar gráficos móviles. Schultz y Skinner (2014) manifiesta que “además, tiene la ventaja de que permite integrar como apoyo otros programas de la línea de la compañía, como es el caso de Photoshop, lo que da mayor flexibilidad a los proyectos que pueden realizarse y conseguir una mayor implementación”. Combina tanto funciones de mapas de bits como vectores para todo el que necesite desarrollar formatos funcionales, composición y la optimización de estos para la red.

 

Opinio: Aplicación web que hace posible un diseño sencillo de formas, alojar un host y acceder a un dominio que pueden ser protegidos por contraseña, lo que evita que existan modificaciones por parte de los usuarios finales del cuestionario. Secker (2004) menciona que “asimismo, es gratuito y tiene herramientas de análisis de resultados a posteriori de la aplicación de los cuestionarios”.

 

Lenguaje PHP: Para este tipo de herramienta, se requiere un programador que conozca el lenguaje, por lo que el costo se incrementa considerablemente. Serra (2014) menciona que “en particular, el lenguaje PHP se utiliza para crear páginas web; sin embargo, cuenta con la desventaja de que se tiene que contratar un servidor (host) en el cual se pueda subir la plataforma y dominio para que el usuario final pueda acceder a ella”.

 

Question Writer: Software que contiene plantillas personalizables para diseñar formas. Secker y Coonan (2013)  manifiesta que “a pesar de esta facilidad, el hecho de que se requiere instalar el programa en los equipos a utilizar resulta una desventaja edemas de la cuestión del hosting y el dominio”.

 

Google Docs: Herramienta diseñada por Google para elaborar documentos con alojamiento en su propio hosting. Sierman (2012) manifiesta que “hoy en día, el use de esta herramienta ha tornado mucha fuerza en las organizaciones por la versatilidad que permite, edemas de la posibilidad de acceder a plantillas diseñadas por otros usuarios”.

 

Jot Form: Aplicación web que permite diseñar y alojar formas (cuestionarios) para su aplicación posterior. Smallwood (2014) afirma que “su interface resulta poco atractiva y se requiere un nivel básico de conocimientos sobre programación”.

 

Según Chacón (2009) “existen programas alternos para generar formatos. Estas paqueterías permiten crear formularios y habilitarlos para combinar datos que se pueden enviar en bases de datos o en un servicio web. También, para agilizar el manejo de formas y su interacción con herramientas gráficas. Este tipo de software facilita obtener resultados cuyo efecto son soluciones de negocio. Entre los más representativos se pueden mencionar Factura, Altools, Unarchiver, GnuCash, Express Invoice, Form 1 Builder, HTMLform, EZ-Forms Maker y GanttProject, entre otros”.

 

Una vez que se ha decidido qué tipo de software se va a utilizar para gestionar la documentación, se debe contar con ciertas herramientas para poder incorporarla, entre ellas, las siguientes:

 

Alta de documentos: Se crean nuevos documentos con posibilidad de una pre-indexación automática. Sorensen (2014) menciona que “los documentos pueden ser añadidos desde escáner, capturadora de video o desde archivos de disco. Un documento se inserta en la carpeta seleccionada”.

 

Búsqueda de documentos: Según Termens (2011) “se accede a una biblioteca o carpeta y mediante índices se efectúa la búsqueda por medio de herramientas como identificadores, fechas, operadores con AND, OR y NOT; con base en un campo de texto abierto para localización por conceptos o palabras claves, se produce un listado con el resultado”.

 

Navegación de documento: Una vez seleccionado un documento en la pantalla de búsqueda puede accederse a su navegación y realizar las operaciones de avance/retroceso entre páginas, lanzamiento de archivos, edición de imágenes, copia/movimiento a otros documentos, envió por email y zip. Trehub y Halnbert (2012) “los documentos, cada uno con diferentes números de páginas, pueden ser navegados a través de un listado de imágenes en miniatura. Las páginas pueden ser consultadas simultáneamente por distintos usuarios, pero solo uno podrá realizar cambios y actualizar una página concreta, en el mismo instante de tiempo (Check-In – Check-Out)”.

Administración de usuarios: Los usuarios se clasifican según sus niveles de privilegios, los que indican si son usuarios del sistema o si solo tienen acceso para búsqueda, indexación o alta. Tzitzikas y otros (2012) menciona que “asimismo, cada usuario desempeña un rol: administrador, supervisor, operador o consulta”.

 

Administración para alta/baja de carpetas o bibliotecas: Administración para alta/baja de carpetas o bibliotecas y su información asociada. Van der Hoeven (2014) “se definen los tipos de metadatos (bloque de datos que precede a la información propiamente dicha) asociados a los documentos que pertenecen a una determinada carpeta”.

La jerarquía de los documentos comienza por una biblioteca, la cual contiene distintas carpetas, en las cuales se definen los metadatos y se incluyen los documentos.

 

Exportación CD: Exportación a formato CDROM que configura el tamaño disponible del dispositivo de destino. Voutssas (2014) “Genera un directorio para posteriormente grabarlo mediante aplicación externa al sistema”. Podrá grabar de manera directa por medio del interfaz de grabación del sistema operativo.

 

Exportación/grabación: Voutssas (2012)  “grabación directa a CDROM a través de interfaz propio del sistema; el proceso se controla sin necesidad de poseer otros programas de grabación de CDROM”.

 

Importación CD: Importación de dispositivos previamente generados por el sistema. Voutssas (2009) “permite la importación selectiva o completa, pero existe la posibilidad de solo copiar los valores de los índices y mantener las imágenes y los archivos en el dispositivo externo”.

 

Indexación: Herramientas para crear o modificar metadatos asociados a los documentos. Waters (1997) “permite varios modos de funcionamiento para ayuda en la introducción masiva de datos: indexación automática, mantener datos y posición de índices”.

 

Hojas de control: Estas herramientas sirven para automatizar el proceso de escaneo de documentos. Walters (2008) “están conformadas por una hoja en papel impresa con diversos gráficos que indican al módulo de escáner diversos parámetros, tales como separador de documento, brillo, contraste, resolución y tamaño de página”.

 

Estadísticas BD: Generan estadísticas resumidas de varios parámetros importantes de la base de datos: tamaño ocupado, número de páginas, de documentos o de usuarios.

 

Agenda: La agenda puede ser de dos tipos: usuario del sistema o de recursos. Williams y Golden (2014” “una agenda determina los días en los que un usuario o recurso dispone de un evento (cita, reunión). Los eventos pueden ser configurados para generar avisos automáticos”. Se pueden imprimir en calendarios, por años y de eventos, por días seleccionados.

 

Mensajería interna: Permite enviar mensajes entre usuarios conectados o no en ese momento al sistema. Woodward (2010) “si lo están, aparecerá en el listado de mensajes del usuario destinatario de forma inmediata. Si no lo están, el mensaje aparecerá la próxima vez que entre al sistema”. En pantalla aparecerá el listado de mensajes, el cual indica si han sido leídos, mostrando el origen, fecha y hora del envío.

 

 

Adams y otros (2011 menciona que “entre las ventajas del uso de software para trabajo remoto tenemos las siguientes”:

Reducción significativa de los tiempos de respuesta, ya que se elimina el tiempo que se requiere para trasladar documentos de un lugar a otro.

 

Reducción significativa del gasto de papel, del espacio de almacenamiento físico y del envío de documentos.

 

Centralización de los datos en un entorno protegido del acceso de personal no autorizado. Control del acceso a los datos, para saber que usuario accede a determinado documento.

 

Búsqueda y localización inmediata de documentos, sin necesidad de movimientos físicos, y posibilidad de búsquedas condicionales basadas en los metadatos (índices).

 

Entre las ventajas por concepto tenemos las siguientes:

Espacio: Permite, por la eliminación de papeles o por la ya inexistente necesidad de archivo in situ, destinar el espacio antes dedicado a almacenamiento de documentación a la actividad empresarial que se prefiera.

 

Tiempo: Organizar y archivar sus documentos suponen gran cantidad de horas perdidas en algo que no es propiamente su actividad. En muchas ocasiones, buscar documentos que no aparecen o pedir duplicados suponen perder un valioso tiempo. La información tratada de modo informático acaba con este problema.

 

Seguridad: Un sistema de este tipo evita de modo definitivo el extravió de información y documentos. La realización periódica de copias de seguridad informáticas permite, en caso necesario, duplicar sin esfuerzo y recuperar todos los documentos.

 

Transporte y envío de documentos: En un CD se pueden almacenar más 6 000 páginas de información, lo que permite transportar sin esfuerzo grandes cantidades de datos de un sitio a otro. Por otro lado, los documentos en formato digital pueden ser enviados y recibidos a través de internet en cuestión de minutos.

 

El contexto en el que operan las organizaciones exige la aplicación de determinados sistemas, me-todos, procedimientos y otros instrumentos que respondan a diversas expectativas en el área de la gestión de la información y de la documentación.

 

Los sistemas de gestión documental pertenecen a un grupo de soluciones que han estado disponibles desde hace mucho tiempo; sin embargo, no fue sino hasta hace poco cuando las organizaciones se abren a entornos de trabajo colaborativos y a la gestión de la documentación corporativa.

 

Este cambio de actitud se debe a que los sistemas requieren una fase de adaptación a la realidad de cada organización; una vez superada pueden implementarse con una perspectiva y componentes distintos, aunque operativamente interactúan entre sí. A continuación se mencionan los más representativos:

 

Sistema de administración documental

• Combina la digitalización y administración de documentos con el flujo del trabajo a nivel corporativo.
• Captura los formatos en papel o electrónicos para convertirlos en datos digitales que puedan ser explotados.

 

Sistema de automatización de procesos administrativos

• Efectúa el seguimiento de los procesos administrativos que se inicien en formatos electrónicos.
• Detecta cuellos de botella en los procesos administrativos en línea.
• Agiliza la gestión administrativa en los sectores público y
• Diseña, ejecuta y audita procesos de flujos de trabajo.
• Implementa y conserva sistemas administrativos con certificación ISO.

 

Sistema de análisis ejecutivo de datos

• Tableros para el análisis de indicadores.
• Métodos de proyección.
• Modelos de tendencias.
• Semáforos y alarmas.
• Graficas interactivas.
• Navegación flotante.
• Creación y administración de escenarios.

 

Sistema de búsqueda de información corporativa

• Plataforma comprensiva para recuperar datos.
• Administra remota o localmente con un web browser.
• Acciona la búsqueda en intranets, extranets y web site.
• Facilita su uso y escalabilidad.

 

Centralización de la información

Según Combita (2015) la definición de la infraestructura se realiza por medio del diseño de un sistema de centralización que debe cumplir con los requerimientos definidos por la organización. Lo más común es que los requerimientos se clasifiquen en funcionales y no funcionales Los requerimientos Funcionales: son aquellos que definen la interacción entre el sistema y los usuarios u otros sistemas, independiente de su implementación.

 

Los registros de los eventos: deben quedar en un punto central. Se debe garantizar que los registros de eventos quedan en un formato estándar para su posible correlación, independientemente del sistema operativo. Es importante que el formato contenga la identificación del sistema que genero el evento, la hora y fecha en la que ocurrió el evento y el detalle de lo sucedido (logon/logoff, accesos súper usuarios, modificaciones por usuarios no autorizados, etc.). Se debe tener en cuenta el protocolo NTP para todos los servidores de la organización, para que coincidan él envió de los eventos con lo sucedido en el servidor que envía el evento. Debe existir un proceso de reducción de datos para el proceso de correlación mediante la compresión de datos y borrado de duplicados teniendo en cuenta filtrar los datos combinando varios eventos relacionados en uno solo. Los registros de eventos deben tener algún mecanismo de identificación del sistema que lo género para efectos de su utilización como evidencia digital.

 

Protección de la información

Según INCIBE (2015) la protección de la información se articula sobre tres dimensiones, que son los pilares sobre los que aplicar las medidas de protección de nuestra información:

• La disponibilidad de la información hace referencia a que la información esté accesible cuando la necesitemos. Algunos ejemplos de falta de disponibilidad de la información son: cuando nos es imposible acceder al correo electrónico corporativo debido a un error de configuración, o bien, cuando se sufre un ataque de denegación de servicio, en el que el sistema «cae» impidiendo accesos legítimos. Ambos tienen implicaciones serias para la seguridad de la información.
• La integridad de la información hace referencia a que la información sea correcta y esté libre de modificaciones y errores. La información ha podido ser alterada intencionadamente o ser incorrecta y nosotros podemos basar nuestras decisiones en ella. Ejemplos de ataques contra la integridad de la información son la alteración malintencionada en los ficheros del sistema informático mediante la explotación de una vulnerabilidad, o la modificación de un informe de ventas por un empleado malintencionado o por error humano.

 

• La confidencialidad implica que la información es accesible únicamente por el personal autorizado. Es lo que se conoce como need-to-know. Con este término se hace referencia a que la información solo debe ponerse en conocimiento de las personas, entidades o sistemas autorizados para su acceso. Ejemplos de falta de confidencialidad, son el robo de información confidencial por parte de un atacante a través de Internet, la divulgación no autorizada a través de las redes sociales de información confidencial o el acceso por parte de un empleado a información crítica de la compañía ubicada en carpetas sin permisos asignados, a la que no debería tener acceso.

 

Diseño de gestión documentaria

Según Alonso (2013) el diseño de gestión documentaria debe responder a los procesos de negocio y de gestión documental que se realicen en las organizaciones, y apoyar el análisis de los procesos o secuencias de las actividades que se llevan a efecto para crear un producto o prestar un servicio. Asimismo, han de valorar los procesos operativos que tienen por objeto asegurar la fiabilidad, la autenticidad, la integridad y la usabilidad de los documentos. Conjuntamente se tienen que contextualizar de acuerdo con la misión, los objetivos y el contenido de la organización. Para esto se establecen planes, indicadores, guías y metodologías que están orientados a apoyar la implantación de sistemas de gestión de documentos electrónicos.

 

Al implementar el sistema de gestión de documentos (SGD) en las organizaciones, este debe realizarse sobre bases archivísticas sólidas y en estrecha colaboración entre gestores de información, archiveros y especialistas en tecnologías de la información. Según muestran diversas experiencias internacionales, en muchos casos estos programas no alcanzan una completa efectividad porque se diseñaron por informáticos e ingenieros que tienen en cuenta, fundamentalmente, aspectos relacionados con la disminución de los costos de almacenamiento y conservación, en un claro desbalance con su objetivo esencial: la recuperación de la información para ser utilizada por los miembros de la organización.