PROPOSITOS
La auditoría administrativa pretende una evaluación de la empresa en todas sus tareas.
El Dr. Billy E. Goetz, menciona a la auditoría administrativa como una técnica para resolver estos problemas”.
La auditoría administrativa analiza y valora la situación de una empresa con el propósito de precisar en donde está y a donde va con la administración actual y si es necesario revisarla y modificarla.
En virtud del desenvolvimiento de los negocios kla administración puede llegar a ser obsoleta si la gerencia de la empresa no renueva los métodos para tener mayor eficiencia, perderá su estabilidad para su desarrollo natural de acuerdo con sus objetivos.
La auditoría administrativa informará, dando sugerencias para que la empresa se enfrente con éxito a los problemas.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
1.Total
2.Funcional
3.Areas:
a.Interna
b.Externa
En la revisión de la empresa es necesario que el auditor precise si se cuenta con:
- Fijación de sistemas de información, precisar que datos críticos se requieren, cuándo y cómo.
- Desarrollar normas de actuación , fijar las situaciones que existirán una vez cumplidas las obligaciones.
- Medir resultados, fijar el grado de desviación de las metas y de las normas apuntadas.
- Tomar medidas correctivas, reajustar planes, asesorar para alcanzar metas.
No basta conocer que sucede, si no también el porqué a fin de tomar decisiones que corrijan las causas que generaron las fallas.
| ESPECIFICACION |
| Implantar la cultura de la calidad .
Especificar el estándar |
| PRODUCCION |
| Elaborar el producto.
Medir los resultados de la producción. Registrar los datos de producción |
| INSPECCION |
| Comparar el estándar con la producción.
Aceptar el producto, rechazar el producto y/o cambiar el sistema.
|
NATURALEZA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
La auditoría administrativa y o de gestión*, no es otra cosa, que un procesotécnico racional integrada por un conjunto de tecnologías administrativas empleadas como instrumentos de control de gestión y evaluación de una institución o empresa.
Según George Witmore Jr. Una auditoría administratia es esencialmente un diagnóstico basado en un examen llevado a cabo por un analista con conocimientos adecuados y profesionalmenteobjetivo para determinar si la administración es manejada correctamente, su propósito es comprobar todas las facetas de la administración y operaciones en el contexto del ambiente externo para confirmar si ls tareas están bien administradas, identificar las oportunidades para mejorar y formular recomendaciones prácticas para capitalizar dichas oportunidades.
La complejidad con que se desarrollan actualmente las empresas requieren establecer normas a través de una evaluación integra de las mismas y así evitar que fracasen debido a la deficiencia en el manejo administrativo
La auditoría de gestión en este sentido es la que permite evitar di deficiencias y así como también determinar irregularidades, embotellamientos, descuidos, fallas, errores, desfalcos, desperdicios exagerados, pérdidas innecesarias, actuaciones equivocadas, deficiente colaboración, fricción entre los ejecutivos t una falta general de conocimientos o desidia de lo que es una buena organización.
Por otra parte William Leonard, en la introducción que hace en su obra sobre Auditoría administrativa manifiesta lo siguiente:
Anteriormente el alcance de la auditoría en una empresa se limitaba en su mayor parte a la situación financiera y a los resultados de operación mercantil y agrega además que: “Durante mucho tiempo la auditoría estuvo asociada con la contabilidad de la cual se llegó a creer que formaba parte. La finalidad de dicha función era en términos generales de una revisión que solía encomendarse a auditores ajenos a la empresa, para cerciorarse de las situaciones financieras y descubrir posibles fraudes y errores
Al crecer las empresas la administración se hizo mas complicada cobrando mayor importancia la comprobación y el control debido a la mayor delegación de la autoridad y responsabilidad a los funcionarios.
Tomando como referencia lo expuesto por dicho autor, podemos expresar, que la auditoría administrativa surge de la necesidad de evaluar la complejidad de la gestión que hoy en día se manifiesta en las empresas e instituciones de servicios públicos; mejor dicho, actualmente, no basta con realizar una auditoría financiera contable, sino que hay que evaluar todo el contexto estructural y funcional para corregir los defectos y solucionar los problemas que se presentan frecuentemente.
DEFINICIONES Y CONCEPTOS
Entre los conceptos y definiciones sobre auditoría administrativa dadas por los más connotados tratadistas en administración se tiene como común denominador que:
- La auditoría administrativa, es un examen completo de la empresa.
- La auditoría administrativa es la evaluación integral de la empresa
- La auditoría administrativa es la revisión del grado del cumplimiento de los objetivos y misión de la empresa.
- La auditoría administrativa evaluúa la calidad de la administración de la empresa.
Entre los tratadistas más relevantes se puede citar a los sgte:
Willian Leonard
La auditoria admnistrativa, puede definirse como un examen completo y constucctivo de la estructura organizativa de la empresa , institucion o departamento gubernamental o de cualquier otra entidad y de susmetodos de control medios de operación y empleos que de a sus recursos humanos y materiales .
Julio Pardo Vega
La auditoria administrativa ,es el examen y evaluación integral , objetiva, sistmatica, analitica, costrucctiva indepeniente d la performance de una empresa, de sus procedimientos operativos y sus resultados, de la adecuacidad y funcionabilidad de sus recursos y de su administración efectuada con un experto en evaluaciones que contribuyan a la optimizaciónde la economia, eficiencia, efectividad y cumplimiento de la gestión empresarial
.Isoard Jimenez de Saudi
La auditoria administrativa de la organización gerencial estudia los objetivos, la estructura y los mecanismos de coordinaciónde la organización, la difusión de sus politicas y normas de actividad, los principios adoptados para la dirección , la descentralización y la participación en las decisiones, los grandes rasgos del sistema de descripción de puestos y evaluación del desempeño del personal.
José Fernandez Arenas
La auditoría administrativa, es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales, en base a los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y la participación individual de los integrantes de la institución. En ese sentido, se puede decir que la auditoría administrativa suministra una oportunidad específica para el examen de todas las partes o de determinadas partes de las actividades de los empleados de la institución o empresa, a través de un estudio exhaustivo que cubra todos los ángulos del problema para evitar una falla por omisió, la cual dificultaría el desarrollo del trabajo o,incluso haría nula las conclusiones o recomendaciones determinadas.
William T. Greenwood
Una auditoría gerencial, es un enfoque tipo lista de verificaciones del análisis de las funciones gerenciales y de las operaciones y decisiones de la empresa.
Lennis M. Knighton
Una auditoría posterior de rendimiento … es un examen independiente…, con el fin de proveer a la legislatura una evaluación e informes sobre la marcha en que los administradores de las entidades y dependencias del estado han encargado responsabilidades de administrar los programas del gobierno de manera fiel, eficiente y efectiva.
Julio Taboada Pereyra
La auditoría de gestión (ó auditoría administrativa) es el proceso de análisis y evaluación que se hace a una entidad o empresa, para determinar si sus políticas, normas, estructura y procedimientos cumplen o no los objetivos propuestos.
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control D.L. No 26162
La define como el examen y evaluación realizadas en una entidad para establecer el grado de eficacia de la implementación de las normas que dictan los sistemas administrativos de apoyo, así como su planificación, organizació, discusión y control administrativo.
FUNDAMENTOS PARA EFECTUAR LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Entre los fundamentos que justifican la jecución de la auditoría administrativa tenemos los siguientes:
Toda empresa utiliza recursos financieros, materiales, humanos y técnicos que requieren evaluación respecto a su comportamiento.
Cuando algunos de los principios financieros y administrativos no se aplican, o se aplican a medias, la situación de la empresa es débil y no podrá cumplir con los objetivos propuestos.
Es posible identifiacar áreas en una empresa que no están adecuadamente administradas y que si no cambian o replantean su estructura financiera y administrativa, la situación empeorará.
Es frecuente identificar áreas deficientes ó críticas en las organizaciones, las mismas que para su corrección necesitan la acción inmediata de la dirección de esa organización.
El crecimiento y/o evolución de la empresa es continuo, esto significa, que los parámetros de evalación aplicados en el año anterior ya no se adecúan en la misma dimensión en el presente año.
Toda empresa en marcha, participa en un proceso administrativo, sistemático, continuo e integral, cuya operatividad en el tiempo, varía constantemente.
Toda empresa necesita hacer un corte evaluativo en sus labores, con la finalidad de apreciar el cumplimiento de sus metas y objetivos.
Toda empresa espera lograr efectividad, productividad, eficiencia y econom1ª en sus actividades, para el efecto fija responsabilidades a sus ejecutivos y los ubica dentro de un marco de normas pre establecidas; sin embargo esos aspectos sólo podrán conocerse a través de un examen y evaluación de la gestión empresarial.
Toda empresa mira hacia el futuro, en consecuencia necesita realimentar su accionar empresarial para lograr mejoras en: sus utilidades anuales, sus métodos de trabajo, sus formas de control, su performance, etc.
La auditoría administrativa cumple un rol fundamental al efectuar un examen y evaluación analítico, sistemático e independiente de las actividades y responsabilidades de la administración de las empresas; y, no constituye un sustituto de esa administración.
El control, a traves de la auditoría administrativa, es la expresión técnico más representativa del control como función.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Como se apreciará a continuación los objetivos específicos de la administración inciden en la optimización de:
- Los resultados empresariales
- La relación existente entre la producción de bienes y servicios y, los factores o recursos de esa producción (productividad).
- La identificación de áreas donde pueden hacerse mejoras sustanciales. Así tenemos los objetivos siguientes:
-
- Revelar las desviaciones de la administración de la empresa, determinará las causas y los efectos que inciden en la toma de decisiones.
- Conocer la performance de la dirección o administración de la empresa con el fin de:
- Proyectar la apertura de nuevas lineas de actividad.
- Ampliar los mercados , estableciendo la posibilidad de aperturar sucursales.
- Apreciar el grado de cumplimiento de las politicas y procedimientos administrativos.
- Apreciar el logro de objetivos.
- Examinar la confiabilidad de la información financiera proporcionada a la gerencia general y al directorio.
- Asistir a la administración enb la dirección efectiva de sus actividades.
- Hacer recomendaciónes constructivas con el fin de :
- Tomar acción contra posibles perdidas, errores , irregularidades o deficiencias en general.
- Mejorar el rendimiento de los funcionarios y personal en general estableciendo.
- Patrones de producción y motivarlos para el cumplimiento de asignaciones de mayor responsabilidad en el futuro.
- Determinar mejores metodos operacionales y mantenerlos en un alto nivel de rendimiento .
- Determinar mejores formas de control .
- Maximizar las utilidades y mejorar lo servicios y beneficios a la colectividad .
- Mejorar la eficiencia en el uso de las materias primas , maquinas y mano de obra.
- Economizar el esfuerso humano atraves de la simplificación de tareas .
- Lograr productos de mejor calidad .
- Lograr una mejor utilización o el maximo aprovechamiento de los recursos de la empresa como : activos fijos, mano de obra y los fondos para inverciones en general, con el objeto de que no sean antieconomicas o ineficientes.
- Mejorar los tiempos y movimientos para, para reducir las costos , evitar desperdicios , simplificar las tareas ,estabecer medidas de segurdad , etc.
- Determinar el grado de utilidad de la información proporcionada por las gerencias de linea a la alta dirección.
- Evaluar la adecuacidad y efectividad de los controles internos
- Determinar areas críticas o lugares donde hayan pérdidas potenciales, y las medidas para superarlas.
- Determinar areas donde puedan hacerse economias notables.
- Determinar si los resultados logradoscorrespondena lo que se habia planeado.
- Opinarsi la empresa esta operando rentablemente como debia ser.
- Detectar debilidades en losmetodos o procedimientos administrativos.
- Detectar inverciones de fondos, no rentables.
- Evaluar el area de producción con el fin dever los factibilidades de diseñar, contruir o adqurir modelos nuevos de bienes de capital.
- Estudiar la organización de empresa , y visualizar los cambios fundamentales que deberian realizarse.
- Evaluar las medidas de seguridad fisicas, para que la empresa pueda tomar las acciones correctivas necesarias respecto a accidentes, incendios, cortos circuitos y otros que puedan surgir.
- Evaluar las condiciones generales del trabajo en las empresas, indentificando o situaciones deficientes.
- Evaluar el area de mantenimiento correspondiente a maquinarias y equipos de la planta con el fin de que la empresa tome acción respecto a:
-Pérdidas, roturas , desperdicios y otros.
-Paralizaciones o lucro cesante (perdidas que ocasionan las maquinas que no se utilizan.)
-Conveniencia de hacer estudios tecnicos para adquirir maquinas nuevas o, someter a reparación las que estan en actividad.
-Prolongación de la vida uil de los gastos fijos.
-Reducción de los tiempos muertos o improductos.
FACTORES LIMITANTES DE LA EVALUACIÓN INTEGRAL DE las empresas
Entre estos factores tenemos los sgtes :
- Costos muy elevados.
- Tiempo exesivo que demanda su ejecución.
- Utlización de personal tecnico especializado .
- Crecimiento de las empresas y su complejidad .
- Criterios de evaluación.
Los factores del costo y el tiempo, van paralelos, es decir a mayor tiempo utilizado en la auditoria , mayor es el costo y gasto por conceptos de honorarios , movilidad, utiles, y otros.
Respecto al personal, se requieren especialistas competentes para que integren equipos polivalentes en actividades como: computo, mercadotecnia, construción de obras civiles, estudios de factibilidad de proyectos , etc; ya que las empesas auditoras no cuentan con una gama amplia de especialistas , estos se deben contratar para cada trabajo.
De acuerdo con el crecimiento de las empresas y su complejidad, es notorio apreciar en la actualidad que, paralelamente a la evaluación d nacesidades humanas , de estandar de vida , de las exigencias del desarrollo de las naciones de los cambios de infraestructura , de la investigación tecnologica del crecimiento de los mercados.
De la forma como en estas ultimas decadas esta avanzando el comportamiento empresarial, los profesionales de las ciencias empresariales se encuentran unificando sus criterios de evaluación para uniformizarlos, para evaluar la gestión empresarial.
DENOMINACIONES DE LA AUDITORIA ADMININTRATIVA.
La termilogia aplicada a esta forma de auditoria es muy variada , asi se le denomina auditoria :administrativa, operativa, gerencial, de rendimiento, de cumplimiento ,de sistemas, de reformance, de programas de efectividad, de funciones y otras . Es decir que de acuerdo al objetivo que se persigue, se le da la denominación, como puede apreciarse en seguida respecto a:
- La auditoria administrativa se encarga de examinar y evaluar las diversas operaciones que acontecen en una organización (su objetivo la constituyen las operaciones que en general se ejecutan en la empresa .
- La auditoria gerencial, se encarga de examinar y evaluar la gestion efectuada po los niveles gerenciales ( su objetivo es la gestión gerencial ).
- La auditoria de la efectividad se encarga, de examinar y evaluar los resultados de la gestión administrativa a nivel de area o de empresa (su objetivo son los resultados de la actuación empresarial ).
De lo que se desprende, si los objetivos de estas tecnicas o metodos de evaluación, estan relacionados o vinculados de directamente con el proceso administrativo empresarial en consecuencia la suma de todos estos objetivos parciales conforman el citado proceso administrativo, el mismo que es examinado y /o evaluado por la auditoria administrativa como un conjunto o una unidad; de lo que se desprenden que ESTA ES LA DENOMINACION MAS ADECUADA RESPECtO A LA EVALUACION EMPRESARIAL.
Otras denominaciones son:
– Diagnóstico de la empresa.
– Análisis potencial de la productividad.
– Organo terapia de la empresa.
– Auditoria de funciones.
– Auditoria de la gerencia.