Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación estructura, objetivos políticas, sistemas, procedimientos, etcétera), así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas. Tienen como objetivos: Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial),  precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones, coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo, ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices, agilizar el estudio de la organización, facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal, sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización, establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que la componen, promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles,  funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones y servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios y / o clientes con los que interactúa la organización.

 

CAPITULO I

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

1.         IDENTIFICACIÓN

Este manual debe incluir en primer termino los siguientes datos

• Logotipo de la organización
• Nombre oficial de la organización
• Titulo y extensión (general y especifico. Si es especifico debe indicarse el nombre de la unidad a la que se refiere)
• Lugar y fecha de elaboración
• Numero de revisión (en su caso)
• Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización
• Clave de la forma: en primer termino las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por ultimo el numero de la forma. Entre las siglas y el numero debe colocarse un guión o diagonal.

 

Índice o contenido

Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.

Prologo y / o introducción

Sección en donde se explica que es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización, preferentemente del mas alto nivel jerárquico.

 

Antecedentes históricos

Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados.

 

Legislación o base legal

Este apartado contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades.

 

Es recomendable que las disposiciones legales sigan este orden jerárquico: constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición (fecha de publicación en el diario oficial ).

 

Atribuciones

Trascripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Para este efecto, debe señalarse el titulo completo del ordenamiento, capitulo, articulo o inciso (la cita tiene que hacerse entre comillas).

 

Estructura orgánica

Descripción ordenada de las unidades administrativas de ana organización en función de sus relaciones de jerarquía. Esta descripción de la estructura orgánica debe corresponder con la representación grafica en el organigrama, tanto en lo referente al titulo de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico de adscripción. Además, es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarquía y las relaciones de independencia, como en el ejemplo que a continuación se presenta:

 

Director general

Asesoría

Auditoria interna

 

Gerencia general

Gerente divisional “A”

Gerente divisional “B”

 

Organigrama

Es la representación grafica de la estructura orgánica que muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.

 

Funciones

Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y / o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesarios para cumplir con las atribuciones de la organización. Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos:

 

• Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica.
• Que sigan el orden establecido en la estructura.
• Que la redacción se inicie con un verbo en tiempo infinitivo.

 

Descripción de puestos

Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa, el cual incluye la siguiente información.

• Identificación del puesto (nombre, ubicación; ámbito de operación, etcétera).
• Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisión, así como las decisiones de línea y asesoría.
• Funciones generales y especificas.
• Responsabilidades o deberes.
• Relaciones de comunicación con otras unidades y puestos dentro de la organización, así como las que deba establecer externamente.
• Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos, experiencia, iniciativa y personalidad.

 

Este apartado normalmente forma parte de un manual de organización de una unidad administrativa en particular.

 

Directorio

Documento en donde constan los nombres y cargos de las personas comprendidas en el manual. Por necesidades del servicio se pueden adicionar teléfonos y horarios de atención.

 

La dirección de las instalaciones se incluye cuando la organización cuenta con otras oficinas o representaciones o forme parte de un grupo o sector. Convencionalmente, los manuales generales contienen este tipo de información hasta el nivel jerárquico de director general, en tanto que en los específicos se establece de acuerdo con la amplitud de su estructura y/o de sus requerimientos particulares.

 

Es conveniente de la secuencia de prestación respete el orden de la estructura orgánica. Su integración en el manual es opcional.

 

2. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Identificación

Este documento incorpora la siguiente información

• Logotipo de la organización.
• Nombre oficial de la organización
• Denominación y extensión (general o específico). De corresponder a una unidad de particular debe anotarse el nombre de la misma.
• Lugar y fecha de elaboración.
• Número de revisión (en su caso).
• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
• Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ultimo, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.

 

Índice o contenido

Relación de los capítulos que forman parte del documento.

Prólogo y/o introducción

Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.

 

Objetivo (s)  de los procedimientos

Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos

Esfera de acción que cubren los procedimientos.

Responsables

Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

Políticas o normas de operación

En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explicita para facilitar la cobertura de responsabilidades de las distintas instancias que participan en los procedimientos.

Concepto

Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer mas accesible al usuario la consulta del manual.

 

Procedimiento (descripción de las operaciones) 

Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en que consisten,  cuando, como, donde, conque y cuanto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.

 

Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación.

 

Formularios o impresos.

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especifica de estas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.

Diagramas de flujo

Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso.

 

Los diagramas presentados en forma sencilla y accesible en el manual, brindan una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.

Glosario de términos

Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.

 

 

CAPITULO II

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

2.1.      DISEÑO DEL PROYECTO

La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión en interpretación de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atención en todos y cada una de sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se consignen todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamenten la ejecución del trabajo.

Responsables

Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un manual, es indispensable prever que no quede diluida la responsabilidad de la conducción de las acciones en diversas personas, sino que debe asignarse a un coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe encomendar la conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentación de la información.

 

Por lo que respecta a las características del equipo técnico, es conveniente que sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la organización en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una organización puede nombrar a la persona que estime tiene los conocimientos y la experiencia necesarias para llevarlo a cabo. Por la naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de mejoramiento administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo, puede contratar los servicios de consultores externos.

 

Delimitación del universo de estudio

Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organización tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en él; para ello, deben realizar:

Estudio preliminar

Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o arreas donde se va a actuar. Con base en el se puede definir la estrategia global para el levantamiento de información, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar magnitud alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y, en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio.

Fuentes de información

Referencia de las instrucciones, áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de información de donde se pueden obtener datos para la investigación. Entre las más representativas se puede mencionar:

 

• Instituciones :
• Organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o sector de la que es objeto de estudio.
• Organizaciones lideres en Del mismo campo de trabajo.
• Organizaciones normativas que dictan lineamientos de carácter obligatorio.
• Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para el funcionamiento de la organización que se estudia.

 

• Archivos de la organización:
• De las áreas de estudio.

 

• Directivos y empleados
• Personal del nivel directivo que maneja información valiosa, ya que conocen si el exceso de archivos pertenece a la realidad.
• Personal operativos cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que ellos tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones o divergencias en relación con otros puntos de vista o contenido de documentos.

 

• Áreas de trabajo:
• Niveles de la organización que reflejan las condiciones reales de funcionamiento, medios y personal.

Clientes y/o usuarios: receptores de los productos y/o  servicios que genera la organización.

 

• Mecanismos de información: recursos computacionales que permiten el acceso a información interna o externa a la organización que sirven como soporte al estudio.

 

Preparación del proyecto 

Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por:

 

• Propuesta técnica, que a su vez debe incluir:
• Antecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos análogos preparados con anterioridad.
• Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.
• Justificación: demostración de la necesidad de efectuarlo en función de las ventajas que ello reportara a la organización.
• Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.
• Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su consecución.
• Resultados: beneficios que se esperan obtener en cuanto a mejorar el funcionamiento de la organización, sus productos y/o servicios, clima organizacional y relaciones con el entorno.
• Alcance: área de aplicación que cubre el estudio en términos de ubicación en la estructura orgánica y/o territorial.
• Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para desarrollarlo.
• Costo: estimación global y especifica de recursos financieros que demanda su ejecución.
• Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los cursos de acción y asignación de recursos.
• Información complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.

 

• Programa de trabajo, que debe especificar:
• Identificación: nombre del manual.
• Responsable(s): unidad o grupo que tendrá a su cargo la implantación del manual.
• Área(s): universo bajo estudio.
• Clave: numero progresivo de las actividades estimadas.
• Actividades: pasos específicos que tienen que darse para captar la información.
• Fases: definición del orden secuencial para realizar las actividades.
• calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase.
• Representación gráfica: descripción del programa en cuadros e imágenes.
• Formato: presentación y resguardo del programa de trabajo.
• Reportes de avance: seguimiento de las acciones.
• Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avance.

 

2.2.      PRESENTACION DEL PROYECTO A LAS AUTORIDADES COMPETENTES

A los participantes

Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus parámetros y determinar su viabilidad operativa, es recomendable presentarlo a:

• Área que interviene directamente en su aplicación por lo cual tienen la obligación de conocer el proyecto en forma detallada.
• Área afectada por la implantación de proyecto, ya que tendrán que cambiar o adecuarse
• Área responsable del manejo de los recursos económicos, para cuantificar el costo de proyecto en forma específica.

Al responsable de su autorización

Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su ejecución para su aprobación. Una vez autorizado, el responsable debe hacer del conocimiento de todos los niveles jerárquicos la intención que tienen la organización de elaborar el manual, resaltando los beneficios quede este esfuerzo se obtendrán, a fin de que todos brinden su apoyo durante el desarrollo de trabajo. Sin este requisito, la labor de integración de manual se vería seriamente dificultada.

 

Capacitación personal

Una  vez integrado el grupo de trabajo, se debe capacitarlo, no sólo en lo que respecta al manejo de medios de investigación que  se utilizarán para el levantamiento de la información, sino también en todo el proceso que se seguirá para preparar el manual.

 

Por ello se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, así como los métodos de trabajo adoptados, calendarización de actividades, documentos que se emplearán (cuestionarios, formatos, etc), responsables del proyecto, unidades administrativas involucradas, inventario de información a captar y distribución del trabajo a cada persona.

 

Cuando el grupo de trabajo sea numeroso, puede resultar conveniente formar subgrupos, coordinados cada uno por un responsable, quien  debe encargarse de revisar y homogeneizar la información.

 

Levantamiento de la información

Los esfuerzos de recopilación deben enfocarse en el registro de hechos que permitan conocer y analizar información específica y verdaderamente útil para el manual, pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones erróneas, lo cual genera retraso y desperdicio de recursos. Asimismo, debe aplicarse un criterio de discriminación, basado en el objetivo del estudio, y redecir continuamente a su revisión y evaluación para mantener una línea de acción uniforme. Esta actividad exige mantener una relación constante con las fuentes internas emisoras de la información, así como las áreas u organizaciones con otra ubicación física.

 

Investigación documental

Esta técnica permite la selección y análisis de aquellos escritos que contienen datos de interés relacionados con el manual, para ello se estudian documentos tales como bases jurídico- administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y todos aquellos que contengan información relevante para el estudio.

Consulta a sistemas de información

Acceso de sistemas computacionales que contienen información y recursos de apoyo para estructurar el manual. Este mecanismo permite recabar información interna y/o de sistemas externos a la organización enlazados a través de redes.

 

Observación directa

Este recurso puede ser empleado por los técnicos o analistas en el área física donde se desarrolla el trabajo de la organización. A partir del análisis de la información recabada se deben sostener plásticas con algunas de las personas que prestan sus servicios en estas áreas para complementarla o afinarla.

 

Integración de la información

Una vez que se cuenta con la información de las áreas involucradas en el estudio, se debe ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar su análisis.

 

Áreas para agrupar la información

Antecedentes

Se debe tomar en cuenta la reglamentación jurídico- administrativa que regula la realización del trabajo, como se ha atendido por parte de las unidades responsables de hacerlo y que efecto ha tenido sobre otras unidades, organizaciones, clientes y/o usuarios.

 

También es oportuno, en su caso, considerar la evolución o desarrollo de las estructuras organizaconales anteriores y los resultados que se obtuvieron, lo cual permite contar con un marco de referencia histórico para comprender mejor la situación actual

 

Análisis de información

En esta etapa se debe realizar  un estudio o examen crítico de cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se integraron con el propósito de conocer su naturaleza, características y comportamientos sin perder de vista su relación, interdependencia e interacción interna y con el ambiente, para obte3ner un diagnóstico que refleje la realidad operativa.

 

Técnicas de apoyo para el análisis

Esta fase comprende los recursos técnicos que se emplean para estudiar la información obtenida con el fin de conocerla en forma detallada y determinar alternativas d acción específica que permitan derivar soluciones óptimas para lograr los resultados deseados.

 

Las técnicas de análisis que se pueden utilizar en esta fase están directamente relacionadas con el origen del proyecto, así como con la formación técnica del líder o responsable en función del tipo de manual, factibilidad para su aplicación, disponibilidad de tiempo, asignación de recursos y nivel técnico del grupo de trabajo.

 

En este tipo de instrumentos se puede utilizar como respaldo para el proyecto, o en sentido inverso, a raíz de la implantación de un proceso de cambio organizacional que debe culminar con la edición de un manual administrativo.

 

Administración del proyecto de manual

Como resultado del análisis y una vez que se cuenta con toda la información del manual es necesario que todos los elementos separados y desagregados se convienen en una labor de síntesis, formando un documento integrado.

 

Validación

La información verificada de cada área o unidad administrativa debe presentarse a la persona entrevistada para que firme de conformidad en un espacio específico para este propósito. Además, para verificar que la información esté completa y sea comprensible.

 

Estructuración

Una vez que se ha reunido la totalidad de la información revisada y firmada por cada área, el grupo técnico debe reunirse las veces que ea necesario para compaginar e integrar el proyecto final del manual. Esta dinámica de trabajo tiene que sostenerse hasta que exista el consenso general de que los resultados obtenidos satisfacen técnicamente los requisitos preestablecidos.

 

Al órgano de gobierno

De acuerdo con la normatividad vigente y/o a las políticas dictadas por el titular de la organización, una vez que el manual propuesto ha sido revisado y analizado por los niveles superiores, debe presentarse ante el consejo de administración o su equivalente para su aprobación definitiva.

 

A otros niveles jerárquicos

La  exposición a los niveles departamentales, de oficina o de área también puede basarse en el documento síntesis, pero tratando siempre de hacer lo en la forma más accesible posible para facilitar su comprensión. Asimismo, servirá para fortalecer el compromiso entre todas las partes involucradas, elemento fundamental para el posterior seguimiento y evaluación de las actividades.

 

Reproducción del manual

Una vez que el grupo responsable de la elaboración del  manual haya recabado e integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisión, debe coordinarse con la unidad o área que maneja los recursos económicos para que éste sea reproducido para su unidad o área que maneja los recursos económicos para que éste sea reproducido para su distribución e implantación. Para este efecto, el líder del proyecto debe suministrar los parámetros técnicos del diseño de la impresión.

 

Método instantáneo. Generalmente es el más utilizado, ya que la decisión de preparar manuales administrativos en la mayoría de los casos proviene de los más altos niveles de la estructura de una organización, lo cual les confiere una naturaleza o validez casi obligatoria de una organización, lo cual les confiere una naturaleza o validez casi  obligatoria.

 

BIBLIOGRAFÍA

• Enrique Benjamín Franklin Finowsky. Organización de Empresas. Análisis, diseño y estructura. Mc Graw Hill.
• Idalberto Chiavenato. Teoría General de la Administración.
• Stoner. Administración.