Hasta el momento, usted le ha demostrado a los inversionistas que ha sido capaz de identificar un producto o servicio, con potencial de ser comprado por un grupo importante de clientes; ha demostrado que es posible producir el bien o servicio y que se puede contar con el personal adecuado; pero aún no ha podido demostrar si la producción y comercialización del producto o servicio, le permitirá al inversionista recibir una retribución económica a cambio del dinero invertido, es decir, si el plan resultará económica y financieramente viable.
Ahora es momento de integrar en el plan financiero todos los planes y estrategias previamente establecidos en el plan de negocios. Este plan deberá reflejar todas las decisiones que usted ha tomado a lo largo de su desarrollo. Por ejemplo, si usted decidió introducir un nuevo producto, desarrollar un nuevo mercado, contratar más personal, desarrollar actividades de integración que contribuyan a retener a sus trabajadores, comprar mayores inventarios de materia prima para evitar desabastecimientos, comprar nuevas maquinarias, hacer más publicidad o hacer mayores ofertas o descuentos para captar una mayor porción del mercado, todas esas decisiones tendrán un impacto en sus estados financieros.
El plan financiero es sumamente importante porque permite:
• Determinar los recursos económicos necesarios para la realización del plan de negocios.
• Determinar los costos totales del negocio, es decir, los costos de producción, ventas y administración.
• Determinar el monto de inversión inicial necesario para dar inicio al negocio.
• Determinar las necesidades de financiamiento.
• Determinar las fuentes de financiamiento, así como las ventajas y desventajas de cada alternativa.
• Proyectar los estados financieros, los cuales servirán para guiar las actividades de la empresa cuando esté en marcha.
• Evaluar la rentabilidad económica y financiera del plan de negocios.
De esta manera, el plan financiero permite a los posibles socios de la empresa conocer:
• ¿Cuál es la rentabilidad que esperan recibir por su dinero?
• ¿En qué momento podrán recuperar su inversión?
Es importante señalar que el plan financiero para una empresa en marcha es distinto al plan financiero de una nueva iniciativa empresarial. Mientras que el primero comienza con un análisis de la situación financiera de la empresa, el segundo comienza identificando los datos, supuestos y políticas que guiarán las proyecciones económicas y financieras del nuevo emprendimiento.
Historia financiera de la empresa
Cuando se trata de una empresa en marcha que quiere desarrollar un nuevo producto o una nueva unidad de negocio, es fundamental mostrar la historia financiera de la empresa de los últimos tres años o desde su fundación.
El historial financiero se refleja en los siguientes documentos:
• Estados de Ganancias y Pérdidas, por periodos anuales.
• Balances Generales, al final de cada año.
• Flujo de Caja mensual, por cada uno de los años.
• Ratios financieros que se desprenden del Estado de Ganancias y Pérdidas y del Balance General.
Esta información debe ser precisa, concreta, confiable y fácil de seguir y comprender. Si lo considera pertinente, podría incluir cartas de recomendación de proveedores o instituciones del sistema financiero, que acrediten su buen desempeño y el compromiso con sus obligaciones.
Recuerde:
La transparencia y la honradez son fundamentales para conquistar la confianza de su potencial inversionista.
El desempeño financiero de la empresa, desde sus inicios, podría no haber sido óptimo, pero si usted logra transmitir seriedad y confianza a sus potenciales inversionistas, estos podrían estar dispuestos a financiar su plan de negocios porque confían en sus valores.
Realizado el análisis histórico de los estados financieros de la empresa en marcha, el siguiente paso es establecer los datos, supuestos y políticas sobre los cuales se realizarán las proyecciones financieras de la nueva unidad de negocios.
Datos, supuestos y políticas económicas y financieras
Cuando el empresario desarrolla un plan de negocios para una nueva empresa o una nueva unidad de negocios de una empresa en marcha, es fundamental que precise cuáles son los datos, supuestos y políticas que guiarán las proyecciones.
Los datos relevantes para las proyecciones son aquellos objetivos establecidos a lo largo del plan de negocios. En este sentido, el volumen de ventas estimado, el precio de venta, el volumen de descuentos estimados, los costos unitarios, los costos totales, los costos fijos y variables y todos los gastos proyectados, son datos que deben tomarse en consideración para el plan financiero. En este punto, los presupuestos –ingresos por ventas, compra de recursos, inversión inicial, planillas- son muy útiles, pues cada uno de ellos representa un plan expresado en números. Por ejemplo, se “quiere” que la venta mensual sea de 1,200 unidades y se “quiere” que el precio sea S/. 32.00 por unidad.
Por otro lado, los supuestos se refieren a aquello que se “cree” que sucederá. Por ejemplo, se “cree” que la UIT subirá en S/. 50 el próximo año, se “cree” que el porcentaje de incobrables, del total de la venta al crédito, para el siguiente año será de 3%, se “cree” que del total de las ventas el 60% será cancelado con tarjeta de crédito, se “cree” que el tipo de cambio permanecerá constante en determinado período, se “cree” que la inflación para el año siguiente será de 2.5%.
En realidad, los supuestos se hacen en función a aquellas variables que no podemos controlar y a las que nos tendremos que adecuar.
Además de los datos y supuestos, el empresario debe definir cuáles son las políticas que normarán las operaciones financieras de la empresa. Los siguientes ejemplos reflejan algunas políticas que pueden establecer las empresas:
• Crédito a clientes: Los clientes que poseen una tarjeta de crédito, y una línea de crédito superior a S/. 6,000 mensuales, podrán acceder a un crédito directo.
• Descuentos a clientes: Los clientes que realicen compras por montos superiores a S/.500.00 mensuales tendrán un descuento del 3% en su siguiente compra, por un máximo de 200 soles.
• Pago a proveedores: El pago a proveedores se hará con transferencia bancaria o cheque no negociable, los días viernes de 9:00 am. a 11:00 am.
• Manejo de inventarios: La empresa mantendrá un inventario de seguridad equivalente a dos semanas de producción.
Plan de ventas de la nueva unidad de negocio
Para una empresa en marcha, el plan de ventas de la nueva unidad de negocio debe ser independiente de las ventas del resto de la compañía. Es probable, que la proyección de ventas esté vinculada al crecimiento de las otras unidades de negocios de la empresa, pero recuerde que la evaluación debe ser independiente.
Cuando se elabore el flujo de caja de la nueva unidad de negocio, es fundamental que el empresario proyecte los ingresos de manera independiente y no los sume a los ingresos actuales de la empresa.
Análisis de costos
Los componentes de ingresos, costos y gastos, estimados a lo largo del plan de negocios, permitirán hacer un análisis de costos con la finalidad de proyectar estados financieros y evaluar la rentabilidad del negocio.
¿Cómo se determinan los costos de producción?
Las dos formas más comunes de visualizar los costos son las siguientes:
a) Costo total = Total de costos de producción +
Total de costos de administración +
Total de costos de comercialización (ventas)
b) Costo total = Total de costos variables + Total de costos fijos
El costo de producción está conformado por:
a) Los materiales directos, que son aquellos bienes o insumos que pasan a formar parte de la fabricación del producto o servicio, así como los fletes de compra, el almacenamiento y el manejo o cualquier materia prima transformada antes de ingresar al proceso de producción.
Además, incluye el costo del envase y de las etiquetas que forman parte del producto final.
b) La mano de obra directa, es aquella que se utiliza para la transformación de la materia prima en producto terminado. Por ejemplo, el operario que maneja la máquina de transformación de una materia prima en un producto terminado.
c) Los costos indirectos de fabricación, son aquellos costos que contribuyen con la fabricación del bien o servicio pero de manera indirecta. Por ejemplo, una proporción de los costos de energía, agua, detergentes, teléfono, combustibles, guantes, mascarillas, refrigerio a operarios, uniformes, entre otros. También es necesario considerar el costo de mantenimiento y reparación preventivo y correctivo de má quinas y equipos, así como la depreciación de la máquinaria.
d) Los costos de administración, son aquellos costos en los que se incurre para la conducción general de la empresa. Incluyen los gastos de personal administrativo, financiamiento, depreciación de muebles y equipos dedicados a la administración del negocio, seguros, alquileres, arbitrios, entre otros.
e) Los costos de comercialización, son aquellos en que se incurren para vender el producto Incluyen los costos de gestión y ampliación de cartera de clientes, costos de negociación y comisión de ventas, costo de distribución y entrega del producto, costos de promoción del producto y cualquier otro costo para convencer al cliente de los beneficios del producto y entregárselo donde lo requiera.
f) Los costos variables, son parte del costo total que varía proporcionalmente a la cantidad o volumen de producción; son los costos por “producir” o “vender”. Los principales costos variables son: mano de obra empleada en la elaboración del bien o servicio directa, materias primas directas, envases, embalajes, etiquetas, comisiones por ventas, gastos de transporte, entre otros.
g) Los costos fijos, son aquellos que permanecen constantes, independientemente de la variación del volumen de producción. Es decir, aunque no se produzca o venda, igual hay que pagarlos. Por ejemplo, los alquileres del local, los seguros, los gastos de administración, el pago de arbitrios municipales, el pago de intereses de una deuda, el mantenimiento de las oficinas, una proporción del pago de luz y agua, depreciación, sueldos del personal fijo, entre otros.
Recuerde:
La suma de los costos variables y costos fijos da como resultado el total de costos.
Punto de equilibrio de la nueva unidad de negocio
Una vez determinados los costos fijos y variables, es importante que el empresario conozca cuál es el número mínimo de productos o servicios que debe vender para que la empresa no pierda dinero, es decir, para que sus ingresos sean iguales a sus costos.
El punto de equilibrio normalmente se establece en unidades físicas o unidades monetarias, y es sumamente útil para conocer cuánto es lo mínimo que se debe vender para que los gastos fijos de la empresa y los gastos variables de las unidades producidas estén cubiertos.
El empresario tiene que estar muy atento a esta información, pues muchas veces operar la empresa con bajos niveles de producción genera pérdidas en lugar de ganancias. El empresario realizará todos los esfuerzos necesarios para alcanzar su punto de equilibrio en el menor tiempo posible. Sólo cuando los costos fijos y costos unitarios variables hayan sido cubiertos, se comenzará a generar ganancias.
Para hallar el punto de equilibrio, es importante definir el margen de contribución, que es la diferencia entre el precio de venta del producto o servicio y los costos unitarios variables en los que se ha incurrido para su producción.
Recuerde:
Margen de contribución por unidad producida = precio de venta – costo variable unitario
Adquisición de materiales e insumos para la producción
Un punto crítico del plan de producción que afecta directamente el plan financiero, es la adquisición de materiales o insumos necesarios para transformarlos en productos y/o servicios que los clientes esperan. Esta función debe realizarse teniendo en cuenta los recursos que posee la empresa, para lo cual deben tomarse decisiones conjuntas, que ayuden a optimizar los recursos y al mismo tiempo den origen a un producto que satisfaga las expectativas de los clientes. Antes de decidir cualquier gasto relacionado con las materias primas o insumos, debe considerarse el flujo de compra de materiales, insumos o materias primas
Es importante llevar registros de todas las actividades y acciones que realiza la empresa. Por lo tanto, además de los registros de ingresos y egresos, deben registrarse las compras y las materias primas o productos terminados. Sólo así podrá haber un control riguroso del capital y los recursos que la empresa posee y evitar gastos innecesarios.
También es importante que se tenga un inventario de productos terminados o de materia prima, es decir, tomar nota de todas las existencias que ingresan y salen del negocio.
Tener un inventario es importante, porque:
• Ayuda a averiguar qué productos se venden bien.
• Informa qué cantidad de productos o materia prima se tiene, permitiendo determinar cuándo y cuánto volver a comprar.
• Ayuda a saber qué productos o materia prima se pierde y en qué fechas.
Todo lo que ha sido mencionado le ayudará a usted a manejar sus recursos eficientemente; porque las empresas deben preocuparse tanto por crear estrategias que le generen más ingresos, como por establecer estrategias que le ayuden a minimizar sus costos; así se hacen más eficientes y crecen en valor.
Inversión inicial
El presupuesto de inversión inicial incluirá todos los activos fijos, tangibles e intangibles,
que se necesitan para iniciar las operaciones del negocio. Algunos activos fijos pueden ser
terrenos, unidades de transporte, maquinarias, mobiliario, herramientas, computadoras, mientras
que algunos activos intangibles pueden ser licencias de computación, patentes, transferencias de
tecnología, entre otros.
Dado que esta inversión inicial suele ser alta, el empresario buscará estrategias para asociarse con proveedores de bienes de capital o alquilar algunos activos en lugar de comprarlos. En este punto, el empresario desarrollará toda su creatividad y todas sus redes de contactos para conseguir los recursos necesarios para la inversión inicial.
Capital de trabajo
El capital de trabajo es el recurso económico adicional, diferente de la inversión inicial, que se requiere para poner en marcha la empresa. El capital de trabajo sirve para financiar la primera producción de la empresa antes de recibir sus primeros ingresos por ventas. El capital de trabajo servirá para financiar materia prima, pagar mano de obra directa, otorgar créditos en las primeras ventas y contar con ciertos gastos que implica el negocio.
Para calcular el capital de trabajo necesario para la operación de la empresa, se debe proceder a comparar los egresos con los ingresos por una unidad de tiempo, que puede ser semanal, quincenal o mensual.
Para un empresario que está comenzando sus operaciones es fundamental que estime el capital de trabajo requerido para no quedarse sin caja.
Fuentes de financiamiento
Una vez calculada la inversión inicial y el capital de trabajo necesarios hay que determinar las fuentes económicas para financiar las operaciones de la empresa.
Por lo general, los préstamos iniciales son otorgados por familiares, amigos y proveedores.
Son procesos simples e informales, con condiciones favorables y muy bajas o nulas tasas de interés. Sin embargo los préstamos suelen ser reducidos y no siempre están disponibles en el momento preciso.
Otra fuente de financiamiento interesante al inicio de las operaciones son las ayudas del Estado.
Por lo general el dinero está disponible, pero es indispensable hacer un plan de negocios y a veces el proceso es largo y burocrático.
Si se trata de financiar terrenos, las hipotecas son la mejor alternativa, en términos económicos, mientras que el leasing es la mejor alternativa para financiar maquinarias, equipos y vehículos.
Los créditos bancarios pueden ser útiles para cualquier tipo de financiación. Son muy flexibles pero se necesitan avales personales o garantías, por lo cual un empresario que recién comienza sus actividades, difícilmente podrá acceder a créditos bancarios. Sin embargo, el empresario podría financiarse con su propia tarjeta de crédito, pero es un financiamiento muy caro y riesgoso.
Otra alternativa de financiamiento es el capital de riesgo. Suele ser empleada por negocios muy innovadores y de alto riesgo. Para acceder a este financiamiento es indispensable la presentación de un plan de negocios muy sólido y los beneficios del negocio serán compartidos con la entidad que dio el capital de riesgo.
Proyección de flujo de caja
El flujo de caja es la herramienta básica de planificación financiera y de evaluación de proyectos.
Sirve para:
• Planificar, ordenar y controlar la liquidez de la empresa por un periodo determinado.
• Ver si se puede cumplir con los compromisos adquiridos en las fechas programadas.
• Evaluar la posibilidad de gestionar un financiamiento adicional.
• Evaluar la necesidad de cambiar las condiciones de plazo en el cobro a clientes y el pago a proveedores.
• Determinar la utilidad económica del proyecto y estimar su rentabilidad.
El flujo de caja muestra todos los ingresos y egresos, actuales y futuros, que tiene o tendrá un plan de negocios. Empieza con la inversión inicial y luego se incluye la proyección de ventas. La cifra de ventas será calculada en base a la estimación de la demanda hecha como resultado del sondeo de mercado y a las políticas de precios y descuentos establecidas por el plan de marketing. En segundo lugar se incluyen los gastos y finalmente el financiamiento.
En resumen, el flujo de caja debe considerar tres aspectos importantes:
• Ingresos: Total de cantidad vendida multiplicada por el precio unitario de venta.
• Egresos: Suma de costos de fabricación + costos administrativos + costos de comercialización.
• Financiamiento: amortizaciones de intereses y capital.
Es decir, todo aquello que signifique movimiento de dinero en efectivo en un periodo de tiempo determinado.
Para elaborar el flujo de caja es recomendable trabajar con los siguientes presupuestos:
1. Presupuesto de ventas.
2. Presupuesto de producción.
3. Presupuesto de materiales directos.
4. Presupuesto de mano de obra directa.
5. Presupuesto de costos indirectos de fabricación.
6. Presupuesto de costos administrativos y de comercialización.
7. Inversión inicial.
8. Tabla de amortización de préstamos.
Finalmente, debe calcularse la diferencia a pagar o cobrar por el Impuesto General a las Ventas y el Impuesto a la Renta correspondiente al periodo. Si bien este es un cálculo relativamente sencillo, la ayuda de un contador puede ser una buena opción pues hay aspectos legales y tributarios propios de cada industria.
El flujo de caja debe indicar el tipo de moneda en la que se está trabajando y el periodo que está consignando. Los nuevos planes de negocios deben incluir una columna que detalle el “mes 0” o periodo inicial de operaciones detallando todas las inversiones y gastos que se hicieron para poner en marcha el negocio, antes de empezar a producir y vender.
El horizonte de las proyecciones dependerá de cada caso en particular. Sin embargo, existen algunos principios:
• Si el proyecto será financiado, la proyección deberá ser al menos por el periodo del financiamiento.
• Si se trata de una empresa con alto nivel de inversión, la proyección será al menos a cinco años.
• Si se trata de un negocio de rápido crecimiento, en una industria muy competitiva, una proyección a tres años podría ser suficiente.
• Si se trata de proyectos con altos niveles de innovación, el periodo de evaluación no será mayor a cinco años.
Al flujo de caja proyectado, se le hacen algunas modificaciones para llegar al Flujo de Fondos y luego se le aplica una tasa de descuento para estimar el valor del proyecto en el presente, es decir, para calcular el Valor Actual Neto (VAN).
El Valor Actual Neto = Valor actualizado de los ingresos (incluyendo el valor residual del proyecto) – Valor actualizado de los egresos (incluyendo la inversión inicial)
Este valor constituye una medida en valor actual y absoluto (no es una tasa) de la capacidad generadora de renta de una inversión. Sólo convendrá realizar la inversión si el VAN es positivo.
A continuación se presentan los distintos instrumentos financieros que pueden emplearse para evaluar la rentabilidad económica y financiera de un proyecto. Por lo general el empresario contará con el apoyo de un profesional en finanzas para hacer esta evaluación.
Análisis de rentabilidad
Cualquier persona que invierta en un negocio desea una rentabilidad, la cual puede variar en función al riesgo del negocio y a sus propias expectativas. Sin embargo, cualquier inversionista esperaría una rentabilidad superior a la tasa de interés que ofrecen las entidades bancarias, pues poner el dinero en el banco tiene un riesgo significativamente menor. En ese sentido, la rentabilidad del negocio debería ser superior a la rentabilidad de los certificados bancarios a plazo fijo, pues esta alternativa de inversión tiene un minimo riesgo.
La rentabilidad de un negocio se expresa como una tasa, a la que se espera que el dinero invertido le rente al empresario, es decir:
Rentabilidad = Utilidad / Costo de inversión * 100
Hay diversas maneras para determinar esta tasa, pero la más común es analizando el riesgo que corre el dinero en el negocio planteado, dada la naturaleza de la empresa, la competencia y otros factores.
Los índices generalmente utilizados para determinar la rentabilidad del plan de negocios son:
1. La relación Beneficio Costo: que deberá ser mayor a 1
2. La Tasa Interna de Retorno: que deberá ser mayor a la tasa de interés a largo plazo del mercado.
3. El Valor Actual Neto: que debe ser positivo.
Sin embargo el índice de rentabilidad más utilizado es el VAN.
Además del flujo de caja proyectado mensualmente para el primer año y anualmente para los siguientes años, el empresario deberá presentar los Estados de Ganancias y Pérdidas y los Balances Generales de cada año de proyección. Cabe reiterar la importancia de que el empresario cuente con la ayuda de especialistas en temas financieros o contables.
Análisis de sensibilidad y riesgo de la unidad de negocio
Este proceso consiste en analizar diferentes escenarios, ya sean muy conservadores o muy optimistas, modificando algunas variables del flujo de caja, como por ejemplo: el precio de los productos, las tasas de interés, la variación de los ingresos, entre otros. Pero para el caso de empresas exportadoras, las variaciones en el tipo de cambio y la inflación local, podrían ser las variables de mayor importancia para hacer el análisis de sensibilidad.
Este análisis nos muestra, dependiendo de los escenarios:
• ¿Cuán sensible es el plan de negocios a los cambios que se pueden producir en el entorno?
• ¿Cuán rentable es en condiciones diversas?
• ¿Qué aspectos son los que se deberían observar cuidadosamente?
Es recomendable que el empresario tenga todas las proyecciones financieras en Excel y que las celdas estén vinculadas, para que cualquier cambio en alguna de las variables sensibles, pueda recalcular automáticamente la rentabilidad del proyecto, es decir el Valor Actual Neto.
Para hacer un buen análisis de sensibilidad, hay que reconocer que las empresas también tienen riesgos operativos que son internos a la organización y que podrían afectar considerablemente a la empresa. Por ejemplo, la renuncia de personas claves o su contratación por parte de la competencia, desperfectos en las máquinas que no pueden ser solucionados de inmediato, desabastecimiento de materias primas por un crecimiento inesperado de la demanda, por el ingreso de un nuevo e importante competidor a la industria, por fenómenos climáticos (los fenómenos climáticos no pueden ser controlados pero si previstos con la finalidad de incrementar los inventarios), problemas de tecnología e informática, fuego o robo.
También hay riesgos financieros, como la subida de la tasa de interés, variaciones repentinas en los tipos de cambio que generan fuerte devaluación y falta de capital de trabajo.
No olvidemos los riesgos políticos, como, cambios en las políticas de comercio exterior entre países, cambios en tasas impositivas locales e internacionales, sanciones impuestas a un país para evitar el acceso a clientes y materias primas, entre otros, entre otros.
Son muchos y muy variados los riesgos que un negocio puede tener, pero el análisis del entorno y de la industria que el empresario hizo al inicio del plan de negocios, sobre la base de un profundo y exhaustivo estudio de mercado, debería ayudarlo a minimizar estos riesgos.
La clave está en generar las fortalezas internas necesarias, para hacer frente a aquellos cambios del entorno que no puede controlar y a los que deberá adecuarse. Lo más importante es estar preparado.