El uso tan amplio de las computadoras en la administración de crédito suministra a los analistas cierta información esencial y actualizada. La información se almacena en la computadora a la cual, tiene fácil acceso el departamento de crédito. A intervalos frecuentes se puede obtener un informe que ofrece el resumen de toda la facturación, pagos, descuentos obtenidos y saldos que aun se deben. También se puede obtener la relación de cuentas clasificadas de acuerdo con su antiguedad en que aparecen las cantidades totales que debe la empresa, la parte que es reciente, la parte que tiene más de treinta días de vencida, de treinta a sesenta días de vencida, e información adicional. Además de esta clasificación por antiguedad de saldos, se puede calcular regularmente el periodo promedio de cobro y una matriz de cobros. Al controlar así las cuentas por cobrar, el gerente de crédito puede detectar cambios en el comportamiento de pagos del cliente. Puede identificar cualquier tendencia de demora en pagos y fijar nuevas políticas de crédito y cobros antes de que la erosión se vuelva seria.

 

La computadora puede programarse para que proporcione informes completos sobre cuentas atrasadas a las que se pueden enviar cartas de reclamación, en forma mecánica y a intervalos regulares. Los informes frecuentes sobre cuentas vencidas muestran los problemas individuales conforme surgen, avisando al gerente de crédito que puede atenderlos tomando las medidas correctivas necesarias. Antes que la situación pueda deteriorarse durante el periodo en que faltaba información. La administración también querrá que le informen cuando una cuenta se acerca al máximo de la línea de crédito estableci­do y ésta es información que pueden dar con facilidad las computadoras.

 

La computadora ayuda al gerente de crédito suministrándole información oportuna y exacta sobre el estado de las cuentas. El historial de pagos de un cliente se puede tomar del archivo e imprimirse en segundos. Incluirá la fecha en que fue abierta la cuenta, cantidad que debe en la actualidad, la línea de crédito del cliente, cualquier clasificación numérica de crédito y la prontitud de sus pagos anteriores. Se pueden preparar informes especiales para separar por categorías o comparaciones. Si varias empresas en una misma industria se demoran en sus pagos en una época particular del año, la administración quizá desee conocer la experiencia de la empresa con otras empresas de esa indus­tria. Este tipo de información permite al gerente de crédito analizar y hacer frente al problema con más eficiencia. En otra situación, la administración pu­diera desear comparar los pedidos que recibe de un cliente y su historial de pa­gos. Esta información también se puede obtener con prontitud.

 

La computadora puede proporcionar gran variedad de información detallada que antes resultaba poco práctica de obtener; la cual puede ser útil no sólo para el gerente financiero sino para el resto de la administración. Ademas de procesar información se le puede programar para tomar ciertas deci­siones rutinarias de crédito. En particular, los pequeños pedidos de buenos clientes pueden ser aprobados por la computadora sin que el pedido pase por el analista de crédito. En general, el procesamiento electrónico de información representa una aportación importante para el departamento de crédito.