El éxito de una organización depende de una administración eficaz. A medida que una organización crece, se requiere que se le proporcione a su administración teóricas y conceptos que cubran o satisfagan las necesidades propias que surgen de ese desarrollo. El enfoque de la administración ha variado según el momento histórico en que se han situado quienes se han dedicado a su estudio. Ahora bien, desde el punto de vista de la Administración está compuesta por las siguientes etapas del sistema:

Análisis de situación: es la etapa en que el analista toma conocimiento del sistema, se ubica en cuanto a su origen, objetivo y trayectoria.

• • Definición de objetivo: el analista trata de determinar para que ha sido requerido ya que en general se le plantean los efectos pero no las causas.
  • Formulación del plan de trabajo: el analista fija los límites de interés del estudio a realizar, la metodología a seguir, los recursos materiales y humanos que necesitará, el tiempo que insumirá el trabajo y el costo del mismo. Esta etapa se conoce como propuesta de servicio ya partir de su aprobación se continúa con la metodología.
  • Relevamiento: el analista recopila toda la información referida al sistema en estudio, como así también toda la información que hace al límite de interés.
  • Diagnóstico: el analista mide la eficacia y la eficiencia del sistema en estudio. Eficacia es cuando el sistema logra los objetivos y eficiencia es cuando el sistema logra los objetivos con una relación costo beneficio positiva. Si un sistema es eficaz pero no eficiente el analista deberá cambiar los métodos del sistema, si un sistema no es eficaz el analista deberá cambiar el sistema y si un sistema es eficiente el analista sólo podrá optimizarlo.
  • Diseño: el analista diseña el nuevo sistema.

Diseño global: en el determina la salida, los archivos, las entradas del sistema, hace un cálculo de costos y enumera los procedimientos. El diseño global debe ser presentado para su aprobación, aprobado el diseño global pasamos al siguiente paso.

Diseño detallado: el analista desarrolla en detalle la totalidad de los procedimientos enumerados en el diseño global y formula la estructura de organización la cual se aplicara sobre dichos procedimientos.

Implementación: la implementación del sistema diseñado significa llevar a la práctica al mismo, esta puesta en marcha puede hacerse de tres formas.

Global

En fases.

En paralelo.

• • Seguimiento y control: El analista debe verificar los resultados del sistema implementado y aplicar las acciones correctivas que considere necesarias para ajustar el problema.

 

DISEÑO GLOBAL

Definición General de las Salidas

• El objetivo es definir las Salidas del Sistema: Listados de información procesada o Pantallas a utilizar por las áreas participantes.
• Surgen de las Necesidades detectadas.
• Se debe reducir al máximo la cantidad de listados y el número de copias, utilizando informes por pantalla con opción a impresión de ser necesaria.
• En la compatibilización se agregarán datos, si fuera necesario, aunque las áreas no lo requieran, para que pueda, un mismo Listado ir a otra área.

 

Definición

Para cada Listado/Pantalla se deberá precisar:

• Títulos.
• Tiempo de respuesta y frecuencia.
• Cantidad de copias requeridas
• Descripción de cada uno de los datos

 

Modelo de Formulario para definir Salidas

DEFINICION DE SALIDAS
TITULO:	Nombre del Listado				CODIGO:		PER 07
FRECUENCIA:	Anual, semestral, semanal, etc.				CANT. COPIAS:				Cantidad
TIEMPO DE RESPUESTA:		2 días, 24 Hs., etc.			AREA EMISORA:				Area
DATOS
NRO	NOMBRE	DESCRIPCION		TIPO		LONG		TABLA
1	NUMAFI	Número de Afiliado		9		7
2	TIPDOC	Tipo de documento		9		1		2
3	CUOSOC	Cuota social		9		2
4	APEYNO	Apellido y nombre		A		30
5	SUCUR	Nro. De sucursal		x		4		7

 

Flujo General de Información

• El objetivo es graficar el nuevo Sistema elaborando un Diagrama de Flujo de Información.
• Es el paso clave dentro del diseño por lo que es importante lograr un gráfico que refleje, exhaustivamente el análisis del problema.
• Diagrama de Flujo General de Información:
  1. En primera instancia no se obtendrá completo ya que sólo se han definido las salidas.
  2. Una vez definidos los Archivos y las entradas, habrá sucesivos ajustes hasta lograr el definitivo.
  3. Se deben prever los siguientes controles:

Validación por consistencia

Validación por congruencia

Considerar los rechazos que generen los controles anteriores y el tratamiento.

Prever los reclamos ante la no-emisión de Salidas cuando existe el estímulo de entradas.

 

Análisis del Procesamiento de Datos

• El objetivo es graficar el Procesamiento de Datos, elaborando un Diagrama que permita identificar las Entradas, Archivos, Programas y Salidas de cada uno de los Procesos.
• Su antecedente es el Diagrama de Flujo.
• Los elementos claves son los Programas.
• Se confecciona el Diagrama de Procesamiento de Datos
• Este Diagrama no se podrá elaborar por completo desde un primer momento ya que depende del Flujo de Información.
• En este primer paso sólo se identifican las Salidas y Programas. Los elementos restantes se identifican en forma genérica.

Selección del método para el Procesamiento

• El método está condicionado por los Programas y Salidas definidas.
• Método Batch o por Lotes: tiene tiempo de respuesta grande.
• Método en Línea: tiene respuesta en tiempo real.
• Factores a tener en cuenta para la elección del método:
• Tiempo de respuesta requerido por el área y definido para cada salida
• Forma y volumen en que las áreas remitirán las transacciones al área de sistema.

 

Identificación de los Programas

• Si entra basura, sale basura. Los Programas no modifican esto.
• En general, muchos programas pequeños o pocos pero grandes, traen dificultades y hacen ineficiente el uso del equipo.

 

Diseño de los Archivos

• El objetivo es diseñar los Archivos que serán utilizados por más de un subsistema.
• Este diseño se basa en:
  • Conclusiones del Equipo de Proyecto sobre Hardware y Software.
  • Necesidades del Diseño Global.
  • Flujo General de Información.
  • Análisis del Procesamiento de Datos.

Sirve para:

• Definir las Entradas de Datos.
• Preparar los requerimientos de Recursos. (Hardware y Software)
• Dividir el Sistema en Subsistemas.

Para diseñar archivos se utilizan las técnicas de:

• Organización de Archivos.
• Diseño de Registros.

En ocasiones, el Software disponible impone archivos convencionales, por lo tanto, no se puede pensar en Base de datos.

Implementar un formulario para Diseño de Archivos.

 

Definición general de Entradas

• El objetivo de este paso es determinar los formularios que se utilizarán en el Sistema.
• La base de esta definición se debe encontrar en el Diseño de Archivos, ya que su contenido se genera a través de las Entradas del Sistema.
• Sólo se busca concretar cuáles serán los formularios que se emplearán en el Sistema. El Diseño se completará en el Diseño Detallado.

Modelo de Formulario para definir Entradas

DEFINICION DE ENTRADAS
TITULO:					CODIGO:
FRECUENCIA:					CANT. COPIAS:
CANTIDAD DE TRANSACCIONES:					AREA EMISORA:
DATOS
NOMBRE	DESCRIPCION	TIPO	LONGITUD			TABLA	NOTAS
			SIGNO	ENTERO	DECIMALES
CODOPE	CODIGO OPERACIÓN	X		5		1
FECSOL	FECHA SOLICITUD	D		6
NUMSOL	NUMERO DE SOLICITUD	N		6
CODART	CODIGO ARTICULO	N		6		4
NOMBRE	NOMBRE ARTICULO	A		25
PREUNI	PRECIO ARTICULO	N	$	4	2

 

Recomendaciones

1. Reducir al mínimo los formularios de Entrada del Sistema.
2. El formulario original debe servir como Entrada, es decir, ser el Documento Fuente.

 

Requerimiento de Recursos

1. El objetivo de este paso es determinar una configuración posible aproximada del equipamiento necesario para servir al nuevo Sistema.
2. Pueden presentarse tres situaciones:

• No hay equipo.
• Hay equipo, pero no satisface. (Ampliar o Sustituir)
• Hay y satisface.

1. Consideraremos que no hay equipo.
2. Se basa en:

• Archivos: Organización y Volumen.
• Necesidades del Diseño General.
• Modos de Procesamiento.
• Salidas: tiempos de respuesta.
• Entradas: volumen de las transacciones.

 

Recomendaciones

1. La Configuración que se seleccione debe servir al Sistema y a otros futuros.
2. Toda Configuración impone determinar:

• UCP
• Procesador de Comunicaciones
• Memoria principal
• Capacidad de disco
• Canales y unidades de Control
• Periféricos
• Software

1. Pedir asesoramiento técnico. Apoyo de las empresas proveedoras.

 

División del Sistema en Subsistemas

1. El objetivo es identificar los Subsistemas en los que conviene dividir al Sistema.
2. Generalmente se divide en tantos Subsistemas como funciones agrupadas.
3. Es necesario tener en cuenta la secuencia en la que conviene poner en marcha cada Subsistema que se identifique.
4. También se debe considerar que si se subdivide mal un Sistema, su rendimiento será poco efectivo.

 

Identificación de los Subsistemas

1. Pueden no existir los Subsistemas.
2. El agrupamiento de funciones es fundamental.
3. Normalmente todas las funciones de un subsistema deben utilizar los mismos Archivos.
4. Los programas no deben realizar funciones que abarquen más de un Subsistema.

 

Diseño Detallado

Diseño Detallado de las Salidas

1. El objetivo de este paso es diseñar las Salidas de cada uno de los subsistemas tal como lo recibirá el área usuaria. Su antecedente es la definición de Salidas.
2. Recordar que las Salidas pueden ser de diferente naturaleza.

 

Diseño del Listado / Informe

Para cada Listado / Informe debe concretarse:

• Diseño.
• Instrucciones para la Programación.
• Instrucciones para el uso.
• Tablas para codificación.

Diseño:

• Puede utilizarce un Formulario Especial.
• En el encabezamiento puede ir:
• Area y fecha del proceso
• Nombre del Programa
• Código del Listado / Informe
• De hoja
• Título y Subtítulo
• Nombre de los campos
• En el cuerpo del Listado / Informe:
• Encolumnar datos y alinear
• Separación entre líneas
• Subtotales y totales
• En general, los Listados / Informes deben ser simples, sin recargar.
• Entregar sólo lo que el usuario necesita.

 

Flujo de detalle de la Información

1. El objetivo de este paso es determinar para cada Subsistema, el Flujo de detalle de la Información.
2. Habrá pasos: tareas que cumplen cada una de las áreas que intervienen.
3. Por cada paso habrá entradas, Archivos y Salidas.
4. El antecedente es el Diagrama de Flujo general de la Información.
5. Este es un aspecto clave, por lo tanto, debe ser exhaustivo.

Tener en cuenta

1. El Subsistema debe servir al área usuaria, sin imponerles condiciones que dificulten aún más la ya compleja ejecución.
2. Este Diagrama se va completando.
3. No olvidarse de los Controles. Auditoría.

 

Ajustes del Diseño de Archivos

1. El objetivo es revisar y rectificar el diseño de los Archivos diseñados.
2. Se trabaja con el Diagrama anterior. (Diagrama de Flujo Detallado)
3. Se trabaja con las técnicas de Organización de Archivos y Diseño de Registros.

 

Alcance

1. Cuando se diseñaron los Archivos del Sistema se pensó en los que serán usados por todos los Subsistemas.
2. Acá identificaremos a los que son usados exclusivamente por cada Subsistema.
3. A esta altura entonces, se han diseñado los Archivos del Sistema y de los Subsistemas.

 

Ajuste del Procesamiento de datos

1. El objetivo es revisar y rectificar el proceso de los datos ya elaborados.
2. Se fundamenta en el Flujo de detalle de la Información.
3. En el Diagrama de Procesamiento de Datos, para cada uno de los pasos del Subsistema, se especifica:

• Entradas, Archivos y Salidas para cada uno de los Programas.
• Funcion que cumple cada Programa.

Diseño Detallado de las Entradas

1. El objetivo es diseñar las Entradas del respectivo Subsistema, o sea, concretar los Formularios tal como los usarán las áreas involucradas.
2. Se basa en la definición general de Entradas.
3. Se usarán las técnicas de Diseño de Formularios respectivos.

 

Diseño del Formulario

Para cada Formulario se debe concretar:

• Diseño del Formulario.
• Instrucciones para el llenado.
• Instrucciones para el completamiento / control.
• Instrucciones para el volcado e Datos, en caso de ser manual.
• Instrucciones para la impresión.

 

Tener en cuenta

1. Los Datos de Entrada son función de las Salidas ya diseñadas.
2. Una Entrada puede generar una o varias Salidas y viceversa.

 

Ajuste del requerimiento de Recursos

1. El objetivo es ajustar la Configuración del equipamiento.
2. Este reajuste se basa en:

• Tiempos de respuesta y formas de las Salidas.
• Cantidad de Transacciones y Diseño de las Entradas.
• Volumen y Diseño de los Archivos.
• Modos de Procesamiento de Datos.

1. Si se realiza un estudio para concretar una Configuración, se deberán especificar ciertas características como:

• Capacidad de multiprogramación
• Necesidad de teleproceso
• Modos de procesamiento
• Velocidades de accesos, ciclos, etc.
• Tipo de Software
• Multiprocesamiento
• Periféricos
• Captura de Datos
• Lenguajes

1. En esta altura del Análisis de Sistemas se deberá concretar la Configuración del equipamiento que se requiere para el nuevo Sistema.

 

Informe sobre la situación del Proyecto

1. El objetivo es informar a la Gerencia sobre la situación en que se encuentra el proyecto al concluir la fase Diseño.
2. Generalmente es un informe escrito y debe exponerse, con participación de las áreas usuarias.
3. Se busca la aprobación para continuar con las etapas de Análisis de Sistemas.