El presupuesto es un plan expresado en términos cuantitativos. Es el proceso por el cual se formula planes para las actividades de la totalidad de la empresa para un período futuro, generalmente el ejercicio anual siguiente.
USO DE LOS PRESUPUESTOS
1)Planeamiento: Como ayuda en la elaboración y coordinación de planes corto plazo.
2)Comunicación: Como dispositivo para comunicar estos planes a los gerentes.
3)Motivación: Como vehículo para motivar a los gerentes para el logro de las metas de sus áreas.
4)Control: Como punto de referencia para controlar actividades en marcha.
5)Evaluación: Como base para evaluar el desempeño de los centros de responsabilidades y de sus gerentes.
6)Educación: Como medios para el desarrollo de gerentes.
Un presupuesto es un plan elaborado en términos de gastos específicos para fines específicos. Se usa para planeamiento y control y su propósito general es mejorar las operaciones internas reduciendo los costos y elevando la lucratividad. Un sistema presupuestario comienza con un conjunto de normas de actuación u objetivos. Estos objetivos constituyen el plan financiero de la empresa. Las cifras presupuestadas se comparan con los resultados reales, es la fase de control.
PARTES PRINCIPALES DEL PRESUPUESTO
a)Presupuesto Operativo: Que comprende las operaciones plenas para el ejercicio siguiente que incluye ingresos, gastos y cambios en existencias.
b)Presupuestos de Caja: Que comprende las fuentes y los destinos y fondos que proveen en ese año.
c)Presupuesto de Inversiones: Abarca los cambios planeados en inmuebles, planta y equipo.
A)EL PRESUPUESTO OPERATIVO Tiene dos partes:
-El presupuesto de programas consiste en los ingresos y los costos de los programas principales que planea emprender.
-El presupuesto de responsabilidades expone planes en función de los centros a cabo, se desagregan en elementos de costos: mando de obra, materiales, mantenimiento, supervisión, electricidad, intereses e impuestos
B)PRESUPUESTO DE CAJA
Se prepara en función de ingresos y gastos. Se debe convertir a término de flujos de fondos, ingresos de caja y egresos de caja. El presupuesto de caja indica la cantidad de fondos que se necesitará mes por mes, semana por semana. Es el principal instrumento para efectuar pronósticos financieros a corto plazo. Los presupuestos de caja, si se usan apropiadamente, son muy precisos y pueden señalar los fondos que se necesitarán, cuando se necesitarán y cuando las corrientes de efectivo serán suficientes para retirar cualquier préstamo que pudiera ser necesario.
C)PRESUPUESTO DE INVERSIONES
Es una lista de los que la dirección considera Proyectos merecedoras de nuevas instalaciones y equipos, junto con el costo estimado de cada uno de los proyectos de inversión y las fechas de las respectivas erogaciones.
GENERALIDADES Y CONCEPTO DE LOS PRESUPUESTOS
La palabra Presupuesto, se deriva del verbo presuponer, que significa “dar previamente por sentado una cosa. Se acepta también que presuponer es formar anticipadamente el cómputo de los gastos o ingresos, de unos y otros, de un negocio cualquiera. “El presupuesto es un proyecto detallado de los resultados de un programa oficial de operaciones, basado en una eficiencia razonable. Aunque el alcance de la “eficiencia razonable” es indeterminado y depende de la interpretación de la política directiva, debe precisarse que un proyecto no debe confundirse con un presupuesto, en tanto no prevea la corrección de ciertas situaciones para obtener el ahorro de desperdicios y costos excesivos.
Objetivos del Presupuesto
A)Consideración del futuro, para que los planes trazados, permitan la obtención de la utilidad máxima, de acuerdo con las condiciones que se presenten.
B)La coordinación de todas las actividades, para obtener ése fin.
C)Asegurar la liquidez financiera de la empresa.
D)Establecer un control para conocer si los planes son llevados a cabo y determinar la dirección que se lleva con relación a los objetivos establecidos.
Por otra parte podemos entender los objetivos dentro del contexto del proceso administrativo, de esta manera podemos plantearlos como sigue: Los Objetivos del Presupuesto comprenden las etapas de Previsión, Planeación, Organización, Coordinación o Integración, Dirección, y Control, es decir comprenden o están en todas las etapas del Proceso Administrativo, y no como todos los autores sobre la materia, que sólo los enmarcan en la Planeación y en el Control, pocos agregan la Dirección. Por lo que, como a continuación se aprecia, en la inicial estructura mencionada, primero se cita un concepto general de la etapa del Proceso Administrativo, para enseguida indicar el u Objetivos del Presupuesto en esa etapa:
DE PREVISIÓN
Disponer de lo conveniente para atender a tempo las necesidades presumibles. Objetivo del Presupuesto: Tener anticipadamente todo lo necesario para la elaboración y ejecución del Presupuesto.
DE PLANEACIÓN
Camino a seguir, con unificación y sistematización de actividades, por medio de las cuales se establecen los objetivos de la empresa y organización necesaria para alcanzarlos.
El presupuesto en sí, es un plan esencialmente numérico que se anticipa a las operaciones que se pretenden llevar a cabo, pero desde luego que la obtención de resultados razonablemente correctos, dependerá de la información estadística que se posea en el momento de efectuar la estimación. Entre los métodos más usuales para conseguirlo, está el de las tendencias y el de las correlaciones.
Objetivo del Presupuesto: planificación unificada y sistematizada de las posibles acciones, en concordancia con objetivos.
DE ORGANIZACIÓN Estructuración técnica, de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles, y actividades de los elementos materiales y humanos de una entidad, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
El agrupamiento de actividades equivale a establecer en la Entidad divisiones y departamentos, mismos que dan lugar a elaborar tantos presupuestos como departamentos funcionales existan.
Mediante el empleo de los presupuestos dentro de la Organización, a través de la coordinación o dirección que se tenga de los mismos, es como se logra el completo engranaje de sus funciones totales, por la interdependencia departamental que debe existir.
Objetivo del Presupuesto: adecuada, precisa y funcional estructura de la Entidad.
DE COORDINACIÓN O INTEGRACIÓN. Desarrollo y mantenimiento armonioso de las actividades de la Entidad, con el fin de evitar situaciones de desequilibrio entre las diferentes secciones que integran su organización.
Objetivo del Presupuesto: Compaginación estrecha y coordinada de todas y cada una de las secciones para que cumplan con los objetivos de la Entidad.
DE DIRECCIÓN
Función ejecutiva para guiar o conducir e inspeccionar, o supervisar a los subordinados, de acuerdo con lo planeado. El presupuesto es una herramienta de enorme utilidad para la toma de decisiones, administración por excepciones, políticas a seguir, visión de conjunto, etc., es decir da lugar, El Presupuesto, a una buena dirección.
Objetivo del Presupuesto: Ayuda enorme en las políticas a seguir, tomas de decisiones y visión de conjunto, así como auxilio correcto y con buenas bases para conducir y guiar a los subordinados.
DE CONTROL
Es la acción por medio de la cual se aprecia si los planes y objetivos se están cumpliendo. La acción controladora del presupuesto se establece al hacer la comparación entre éste y los resultados obtenidos, lo cual conduce a la determinación de las variaciones o desviaciones ocurridas.
Objetivo del Presupuesto: Comparación a tiempo entre lo presupuestado y los resultados habidos, dando lugar a diferencias analizables y estudiables, para hacer superaciones y correcciones.
REQUISITOS PARA UN BUEN PRESUPUESTO
Para que un presupuesto cumpla en forma adecuada con las funciones que de él se esperan, es indispensable basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente deben observarse en su estructuración, como son:
CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA
Los presupuestos van siempre ligados al tipo de empresa, a sus objetivos, a su organización, y a sus necesidades; su contenido y forma varían de una entidad a otra, por lo cual es indispensable el conocimiento amplio de las empresas, objetivos y necesidades en que se hayan de aplicar. La preparación del presupuesto se basa en el principio de que todas las transacciones de la Entidad están íntimamente relacionadas entre sí, de suerte que si una determinada parte del plan pudiera ser tomada como punto de partida, el resto del mismo podría ser establecido con un grado razonable de seguridad y certeza, permitiendo a la gerencia tomar decisiones adecuadas.
EXPOSICIÓN DEL PLAN O POLÍTICA
El conocimiento del criterio de los directivos de la compañía, en cuanto al objetivo que se busca con la implantación del presupuesto, deberá exponer en forma clara y concreta por medio de manuales o instructivos, cuyo propósito será, además de lo anterior, uniformar el trabajo y coordinar las funciones de las personas encargadas de la preparación y ejecución del presupuesto, definiendo las responsabilidades y los límites de autoridad en cada uno de ellos, así como evitar opiniones particulares o diversas.
COORDINACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL PLAN O POLÍTICA
La sincronización de las diferentes actividades se hará elaborando un calendario, en que se precisen las fechas en que cada departamento deberá tener disponible la información necesaria, para que las demás secciones puedan desarrollar sus estimaciones. La responsabilidad de la preparación de El Presupuesto recae sobre él mismo, pero los funcionarios de los diversos departamentos tendrán la obligación de proporcionarle los informes y estudios necesarios para su elaboración. De ahí necesidad de determinar el campo de acción de cada uno, su autoridad, responsabilidad, y jerarquía.
FIJACIÓN DEL PERIODO PRESUPUESTAL
La determinación de este periodo opera en función de diversos factores, tales como: estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el período del proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada, etc. Por ejemplo, a una empresa estable en sus operaciones, le será más fácil hacer sus presupuestos por períodos más largos que otra que no lo sea. Otros factores que influyen en la fijación del período presupuestal, son las características propias del renglón; por ejemplo las “Inversiones a más de un año” y los financiamientos, pueden estimarse para lapsos mayores que las partidas de operación. Normalmente se hacen coincidir los períodos de las estimaciones con los de los resultados, para poder efectuar con mayor facilidad las comparaciones entre los mismos y hacer las correcciones necesarias.
La práctica más aceptable podría ser la de estimar las operaciones de la empresa en períodos de un año, dividiendo éste en trimestres, que a su vez se subdividirían en meses; posteriormente se irían elaborando estimaciones futuras por los mismos lapsos, tomando como base las experiencias adquiridas, con objeto de lograr el establecimiento de un presupuesto continuo.
DIRECCIÓN Y VIGILANCIA
Una vez aprobado el plan, cada uno de los departamentos recibirá la delegación de elaborar los presupuestos que les correspondan, con las instrucciones o recomendaciones que ayudarán a los jefes a poner en práctica dichos planes. El siguiente paso será hacer un estudio minucioso de las diferencias que surjan de la comparación de los datos reales con los predeterminados, revisar periódicamente las estimaciones y, de ser necesario, modificarlas en función con la entidad a la que pertenecen, etc.
APOYO DIRECTIVO
La voluntad en la implantación de El Presupuesto por parte de los directivos y su respaldo, es indispensable para su buena realización y desarrollo, lo cual da al Presupuesto un uso no solamente informativo, sino que lo convierte en un plan de acción operativa, y de patrón de medida con lo ejecutado. Resumiendo, se puede decir que El Presupuesto debe tener, cuando menos, los siguientes puntos primordiales
1. Conocimiento de la entidad, pues es la base para hacer El Presupuesto con adecuación.
2. Una planificación general previa, que integra la determinación de políticas y objetivos futuros generales, a gran nivel.
3. La formación de programas, detallados, o analíticos, que conviertan los objetivos generales, en planes de operación.
4. La cuantificación, en términos monetarios en unidades de valor reconocido, de los planes operativos.
5. El control, o sea la realización de que los planes presupuestados se cumplan, o se superen, pero en todo caso con un análisis de las variaciones o desviaciones, conocimiento de sus causas, y sus posibles rectificaciones o ajustes a tiempo.
CARACTERISTICAS DEL PRESUPUESTO
DE FORMULACIÓN
ADAPTACION A LA EMPRESA
La formulación de un presupuesto debe ir en función directa con las características de la empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de la misma en todos y cada uno de sus aspectos. El Presupuesto no es sólo simple estimación, su implantación requiere del estudio minucioso, sobre bases científicas (en ciertos casos) de las operaciones pasadas de la compañía en que se desea implantar, del conocimiento de otras empresas similares a ella, y del pronóstico de las operaciones futuras, de acuerdo con la:
PLANEACIÓN, COORDINACIÓN, Y CONTROL DE FUNCIONES Todos los actos en la vida, aun los más sencillos, antes de realizarse han estado basados en un plan; quien haya de formular un presupuesto debe por lo tanto partir de un plan preconcebido, por otro lado, dicha planeación no resultaría eficaz si no se llevara a cabo formalmente, los planes no se realizan en el momento en que se presenta alguna situación favorable o desfavorable, no, deben tener una proyección futura y ser encaminados hacia un objetivo claramente definido. Entre los aspectos recomendables respecto a este inciso, para el mejor funcionamiento del presupuesto están:
a) Seccionar en tantas partes El Presupuesto, como responsables en la función hayan en la Entidad, con autoridad precisa e individual de los interesados en el control y cumplimiento de El Presupuesto, de tal forma, que cada área de responsabilidad deba ser controlada por un presupuesto específico.
b) Los presupuestos deben operar dentro de un mecanismo contable, para que sean fácilmente comprobables, con el fin de compararlos con lo operado, determinar, analizar las variaciones o desviaciones, y corregirlas en su caso.
c) No dejar oportunidad a malas interpretaciones o discuciones.
d) Elaborar los presupuestos en condiciones de poder ser alcanzables.
DE PRESENTACIÓN
DE ACUERDO CON LAS NORMAS CONTABLES Y ECONÓMICAS
Los presupuestos si se utilizan como herramienta de la Administración (Pública o Privada) tienen como requisito de presentación indispensable el ir de acuerdo con las Normas Contables y Económicas (período, mercado, oferta y demanda, ciclo económico, etc.) y de acuerdo con la estructuración contable.
1.DE APLICACIÓN
ELASTICIDAD Y CRITERIO
Las constantes fluctuaciones del mercado y la fuerte presión a que actualmente se ven sometidas las empresas, debido a la competencia, obligan a los dirigentes a efectuar considerables cambios en sus planes, en plazos relativamente breves, de ahí que sea preciso que los presupuestos sean aplicados con elasticidad y criterio, debiendo éstos aceptar cambios en el mismo sentido en que varíen las ventas, la producción, las necesidades, el ciclo económico, etc.
CLASIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO
A continuación se expone una clasificación de acuerdo con sus aspectos sobresalientes:
POR EL TIPO DE EMPRESA
PUBLICOS Son aquellos que realizan los Gobiernos, Estados, Empresas Descentralizadas, etc., para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias.
PRIVADOS Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares como instrumento de su administración.
POR SU CONTENIDO
PRINCIPALES
Estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se presentan los elementos medulares en todos los presupuestos de la empresa.
AUXILIARES
Son aquellos que muestran en forma analítica las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran la organización de la empresa.
POR SU FORMA
FLEXIBLES
Estos presupuestos consideran anticipadamente las variaciones que pudiesen ocurrir y permiten cierta elasticidad por posibles cambios o fluctuaciones propias, lógicas, o necesarias.
FIJOS
Son los presupuestos que permanecen invariables durante la vigencia del período presupuestario. La razonable exactitud con que se han formulado, obliga a la Empresa a aplicarlos en forma inflexible a sus operaciones, tratando de apegarse lo mejor posible a su contenido.
POR SU DURACIÓN
La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la Empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a más tiempo corresponderá una menor precisión y análisis. Así pues, pueden haber presupuestos:
A) Cortos, los que abarcan un año o menos, y
B) Largos, los que se formulan para más de un año.
Ambos tipos de presupuestos son útiles; es importante para los directivos tener de antemano una perspectiva de los planes del negocio para una período suficientemente largo, y no se concibe ésta sin la formulación de presupuestos para períodos cortos, con programas detallados para el periodo inmediato siguiente.
POR LA TÉCNICA DE VALUACIÓN
ESTIMADOS
Son los presupuestos que se formulan sobre bases empíricas; sus cifras numéricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan sólo la probabilidad más o menos razonable de que efectivamente suceda lo que se ha planeado.
ESTANDAR Son aquellos que por ser formulados sobre bases científicas o casi científicas, eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia de las anteriores, representan los resultados que se deben obtener.
POR SU REFLEJO EN LOS ESTADOS FINANCIEROS
DE POSICIÓN FINANCIERA
Este tipo de presupuestos muestra la posición estática que tendría la empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que se conoce como Posición Financiera (Balance General) Presupuestada.
DE RESULTADOS
Que muestran las posibles utilidades a obtener en un período futuro DE COSTOS Se preparan tomando como base los principios establecidos en los pronósticos de ventas, y reflejan, a un período futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por concepto del Costo Total o cualquiera de sus partes.
POR LAS FINALIDADES QUE PRETENDE
DE PROMOCIÓN
Se presentan en forma de Proyecto Financiero y de Expansión; para su elaboración es necesario estimar los ingresos y egresos que haya que efectuarse en el período presupuestal.
DE APLICACIÓN
Normalmente se elaboran para solicitud de créditos. Constituyen pronósticos generales sobre la distribución de los recursos con que cuenta, o habrá de contar la Empresa.
DE FUSIÓN
Se emplean para determinar anticipadamente las operaciones que hayan de resultar de una conjunción de entidades.
POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD
Cuando se desea cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en que se divide una compania.
POR PROGRAMAS
Este tipo de presupuestos es preparado normalmente por dependencias gubernamentales, descentralizadas, patronatos, instituciones, etc. Sus cifras expresan el gasto, en relación con los objetivos que se persiguen, determinando el costo de las actividades concretas que cada dependencia debe realizar para llevar a cabo los programas a su cargo.
BASE CERO
Es aquel que se realiza sin tomar en consideración las experiencias habidas. Este presupuesto es útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, exigencias de actualización, de cambio, y aumento continuo de los costos en todos los niveles, básicamente. Resulta ser muy costoso y con información extemporánea.
DE TRABAJO
Es el presupuesto común utilizado por cualquier empresa; su desarrollo ocurre normalmente en las siguientes etapas puras:
PREVISIÓN
PLANEACIÓN
FORMULACIÓN
a) Presupuestos Parciales
Se elaboran en forma analítica, mostrando las operaciones estimadas por cada departamento de la empresa; con base en ellos, se desarrollan los:
b) Presupuestos Previos
Son los que constituyen la fase anterior a la elaboración definitiva, sujetos a estudios y a:
APROBACION
La formulación previa está sujeta a estudio, lo cual generalmente da lugar a ajustes de quienes afinan los presupuestos anteriores, para dar lugar al:
PRESUPUESTO DEFINITIVO
Es aquél que finalmente se va a ejercer, coordinar, y controlar en el período al cual se refiera. La experiencia obtenida con este tipo de presupuestos dará lugar a la elaboración de:
PRESUPUESTOS MAESTROS O TIPO
Con estos presupuestos se ahorra tiempo, dinero y esfuerzo, ya que sólo se hacen los que tengan variación sustancial.
Cabe aclarar, que la clasificación anterior pretende tan sólo presentar separadamente las características más importantes que poseen los presupuestos; dicha segregación no significa que cada una de las partes de la clasificación es independiente de la otra, sino al contrario pueden estar todas unidas, en un sistema de control presupuestal, o sea que un solo presupuesto puede caer en varias o todas las clasificaciones. Por ejemplo, puede ser al mismo tiempo: Público, Principal, Fijo, Corto, Estándar, etc.
El presupuesto computa organizadamente los objetivos y coordina las actividades de las diversas dependencias. Vigila que las operaciones se ajusten a la política predeterminada, constituye la acción de controlar. De este forma el presupuesto no solo es un elemento de la planeación, sino, por ende del control administrativo.
EL PRESUPUESTO COMO INSTRUMENTO DE CONTROL
El presupuesto representa el curso a seguir para hacer posibles ciertos objetivos, pero por sí sólo, no evita las desviaciones de ése rumbo o asegura la realización de las metas. El ejercicio del control necesario para conservar el rumbo trazado, es una de las funciones primarias de la gerencia general.
Podemos considerar que la dirección planteada por el presupuesto, se representa por una línea. Esta línea es la resultante de las fuerzas que actúan en sentido contrario, el predominio de unas o de otras trae consigo la desviación de la línea original. La función del presupuesto es trazar no solamente los resultados netos de las operaciones y su curso, sino también considera el importe y la dirección de las fuerzas determinantes, de cuya actuación resulta la directriz.
Toda desviación debe identificarse por la comparación de las diversas fuerzas reales con aquellas que se presupuestaron. La localización de las fuentes de variación señalará las posibles medidas correctivas. Respaldo o corrección del presupuesto Las cifras reales deben comprarse con las presupuestadas a intervalos frecuentes, para que las diferencias determinadas se analicen y sean ejecutadas las medidas correctivas oportunamente.
Los resultados no satisfactorios requieren la aplicación de presión sobre los individuos responsables o de las correcciones de las condiciones que contribuyeron a la obtención de tales resultados.
En otros casos, la comparación puede señalar la conveniencia de modificar el presupuesto y no la de imponerlo. Si se considera que en la preparación del presupuesto no se tomaron en cuenta todos los factores determinantes, o si se encuentra con que las condiciones han cambiado materialmente, el remedio consiste en la corrección del presupuesto.
No obstante el presupuesto debe ser lo suficientemente flexible, para permitir diferencias tolerables, si ésas diferencias son de significación, desde luego es imperativo corregir el presupuesto.
DURACIÓN DEL PERIODO PRESUPUESTAL
Este depende esencialmente del tipo de negocio, sin embargo su duración debe ser tal que comprenda los ciclos completos de:
1. Fluctuaciones de volumen por temporadas.
2. Producción
3. Rotación de la mercancía
4. Operaciones financieras
Se aconseja que el presupuesto no cubra un periodo demasiado extenso, ya que no pueden preverse todas las condiciones que puedan afectarlo.
Para la generalidad de las empresas se prepara un presupuesto anual, que se forma de la suma de 4 presupuestos trimestrales. Por separado, se analiza el primer presupuesto trimestral, que dando formado por tres presupuesto mensuales. Son estos los que se utilizan para compara los objetivos con los resultados reales que reporte la contabilidad.
¿Quién formula y administra el presupuesto?
Los distintos jefes de departamento son responsables de las operaciones a su cargo. Si el presupuesto es la fijación de metas para alcanzar es lógico que no se pueda responsabilizar de ellas al personal a cargo de las misas, si dicho personal no ha intervenido en su determinación. Entonces básicamente son los jefes de los distintos departamentos lo que señalan dentro de ciertas condiciones, el volumen e importe de las operaciones que pueden desarrollar.
EL PRESUPUESTO DE VENTAS
El presupuesto de ventas no debe considerarse como una varita mágica ni una panacea que resuelva los problemas relacionados con el sistema de control presupuestal de la entidad; tampoco es sustituto de la gerencia; debe ser la base de otros presupuesto y de ahí su importancia.
En la formulación de este presupuesto bajo cualesquiera de los métodos expuestos en este trabajo deben observarse los siguientes lineamientos:
1.En cada caso particular es indispensable seleccionar por medio de estudios previos a su establecimiento cuál es el adecuado para la entidad en vista de las circunstancias, necesidades y los recursos humanos, técnicos y materiales de que se disponga.
2.Qué esté formando parte de un sistema integral
3.Que en los casos en que sea conveniente se combinen los métodos que potencialmente puedan aplicarse.
4.Recolectar, seleccionar, ordenar y estudiar adecuadamente los datos fuente de este presupuesto
5.Determinar los factores que influyen en este presupuesto y sus efectos en cada grupo o línea de productos, cliente, zona, distrito, etc.
6.Debe analizarse por línea de producto, grupo homogéneo de artículos cliente, según el caso.
7.Con objeto de darle flexibilidad, será necesario que: a).Se formule a diferentes niveles de acuerdo con las diversas alternativas o factores que puedan estar influyéndolo b).Se establezcan límites mínimo y máximo, y tendrían objeto determinar hasta dónde es costeable vender un producto
8.Que la base para la valuación del presupuesto de ventas en unidades sea precisamente una lista de precios revisada y autorizada
9.Establecer un sistema de medidores consiste básicamente en comparar metódicamente las cifras presupuestadas con las reales a través de un reporte periódico
10.Para lograr objetividad es conveniente presentar gráficamente la comparación entre las cifras presupuestadas y las reales
A continuación se presentan las diferentes alternativas para presupuestar y pronosticar las ventas de acuerdo con lo siguiente:
Estas ideas son flexibles
E)Normalmente el campo de acción de los presupuesto sería el de entidades de gran magnitud y el de pronósticos, de empresas pequeñas
F)Los métodos para presupuestar ventas son proyecciones a futuro y los pronósticos están diseñados básicamente sobre datos y tendencias del pasado
G)No son todos lo que potencialmente pueden utilizarse
MÉTODOS PARA PRESUPUESTAR
Estimación Directa de los Agentes
Los vendedores son instruidos y requeridos para formular analíticamente su estimación de ventas en unidades, por cliente, zona, o línea de producto. Para ellos es necesario proveerlos con información pasada que les sirva de guía en la elaboración de este presupuesto.
Debido a su naturaleza y al tipo de personas que interviene en su formulación, es necesario que:
a.Las instrucciones sean claras y precisas con objeto de que las conclusiones que logren sean dignas de confianza y uniformes
b.Los presupuestos parciales sean revisados por los subgerentes o supervisores y aprobados por el gerente de mercadeo,
c.El presupuesto sumario sea estudiado, revisado y aprobado por el director de presupuesto, la gerencia general y en algunos casos por el Consejo de Administración
Este método se caracteriza por ser un método formal cuya guía son datos analíticos del pasado y cuya base son los compromisos cliente-entidad, siendo de la misma naturaleza los presupuestos parciales a que se llegan, los cuales deben concentrarse para obtener el sumario de ventas.
Es utilizado básicamente por entidades con gran variedad de líneas o productos para su venta las ventajas son:
1.Que se utilizan las experiencias del personal conectado con el mercado
2.Fija la responsabilidad del presupuesto precisamente en las personas que deben responder de sus resultados
3.Permite derivar estudios de mercado por distrito, zona, cliente, producto y periodo, y
4.Facilita la comparación entre las cifras presupuestadas y las reales, así como el análisis y justificación de las variaciones Limitaciones
H)Los vendedores tienen pocos recursos técnicos y administrativos para hacer proyecciones al futuro, además de que no mantienen independencia mental necesaria
I)Requiere de gran inversión de tiempo del personal de ventas lo que podría resultar costoso para la entidad
J)Permite fácilmente la aplicación del control a través de centros de responsabilidad y administración por objetivos, señalando a cada subgerente o supervisor de zona como un control primario y a cada agente y su distrito como una unidad de medición secundaria, lo cual combinado con la aplicación de metas específicas para cada integrante de la organización, el establecimiento preciso de cuotas y plazos, los detalles acerca de cómo lograr las metas y el sistema de información relativo, constituiría un paquete presupuestal armónico.